Jak napisać fakturę za usługi hydrauliczne

Faktura za usługi hydrauliczne zawiera u góry dane firmy i numer licencji, dane klienta i adres miejsca pracy, numer i datę faktury, jednozdaniowy opis prac, części i robociznę w osobnych pozycjach z ilością i cenami jednostkowymi, podatek VAT w pozycjach, których dotyczy, sumę, termin płatności i sposób zapłaty. Poniżej omawiam każdą część po kolei, z przykładem i darmowy szablon faktury za usługi hydrauliczne który wypełnisz w przeglądarce i który sam policzy sumy.

Krok 1: dane firmy i numer licencji

Nazwa firmy, adres, telefon i e-mail, a następnie numer licencji na prowadzenie działalności hydraulicznej. Wiele stanów wymaga podania numeru na każdej fakturze i ofercie; Kalifornia wymaga podania numeru każdego licencjonowanego wykonawcy w umowach, ofertach i reklamach (Business and Professions Code §7030.5), a urzędy zajmujące się hydrauliką w innych stanach mają własne przepisy. Podawaj go na każdej fakturze, nawet jeśli twój stan tego nie wymaga: klient porównujący dwie faktury zaufa tej, na której jest licencja.

Krok 2: klient, adres miejsca pracy i numer faktury

Kto płaci (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres do faktury, telefon lub e-mail) oraz gdzie wykonano pracę, jeśli to inny adres, jak w przypadku wynajmujących i zarządców nieruchomości. Nadaj fakturze unikalny numer, którego nigdy nie używaj ponownie, oraz datę wystawienia; termin płatności liczy się od tej daty. Dodaj datę wykonania pracy, jeśli nie była to ta sama data.

Krok 3: opis pracy w jednym lub dwóch zdaniach

Co było nie tak, co zrobiłeś i co zalecasz, słowami, których użył klient przez telefon: „Toaleta na górze przecieka u podstawy. Wymieniono kołnierz woskowy i przewód doprowadzający, ustawiono ponownie i sprawdzono. Obserwować podstawę przez jeden dzień.” To zdanie jest tą częścią faktury, którą klient czyta, zachowuje i pokazuje następnemu hydraulikowi.

Krok 4: części i robocizna w osobnych pozycjach

Każda armatura, zawór, odcinek rury i łącznik w osobnej pozycji z ilością i ceną jednostkową; robocizna jako godziny według twojej stawki albo ryczałt za zlecenie, jeśli tak wyceniłeś pracę. Dojazd, dopłaty za pracę poza godzinami, wywóz odpadów i opłaty za pozwolenia również mają osobne pozycje. Oddzielne pozycje mają znaczenie z dwóch powodów: w wielu stanach materiały podlegają opodatkowaniu, a robocizna nie, a klienci znacznie częściej kwestionują sumę ryczałtową niż szczegółowy rachunek.

Kwoty są przykładowe i pokazują jedynie układ, a nie stawki. Ceny ustalasz sam.

Krok 5: podatek tylko od pozycji opodatkowanych

Podaj nazwę podatku (sales tax, VAT lub GST), pokaż stawkę i zastosuj ją tylko do pozycji, które Twój stan opodatkowuje. Wiele stanów opodatkowuje części sprzedawane przez hydraulika, ale nie robociznę ich montażu; niektóre opodatkowują także robociznę przy naprawach; nowe budownictwo i zlecenia komercyjne często podlegają innym zasadom. Oznacz każdą pozycję jako opodatkowaną lub nie, zamiast opodatkowywać cały rachunek, i zapytaj urząd skarbowy swojego stanu lub księgowego, które pozycje się kwalifikują. Zaokrąglaj każdą pozycję do grosza, zsumuj pozycje opodatkowane i zaokrąglij podatek raz, od tej sumy, tak jak robią to programy księgowe i szablon.

Krok 6: suma, termin płatności i sposób zapłaty

Suma częściowa, podatek i razem, każde w osobnej linii, a potem termin płatności jako konkretna data, a nie tylko okres („Termin płatności 30 października”, nie tylko „Netto 14”). Wypisz akceptowane formy płatności i pokaż wpłaconą wcześniej zaliczkę wraz z pozostałą do zapłaty kwotą. Termin płatności na fakturze pozwala upomnieć się o spóźnioną wpłatę, a wysokość odsetek za zwłokę, jakie możesz naliczyć, zależy od stanu i od tego, co zawierała podpisana wycena.

Sformułowania, które przyspieszają zapłatę

• Opisuj, nie tylko nazywaj. „Udrożniono główną linię od studzienki do ulicy, 75 ft” zamiast „Usługa odpływu”.
• Nazwij część tak, jak nazwałby ją klient. „Bateria kuchenna, wyciągana, mosiądz szczotkowany” zamiast kodu z hurtowni.
• Zapisz zalecenie na piśmie. „Główny zawór odcinający zablokowany; zalecana wymiana” to linijka, z powodu której klient zadzwoni do Ciebie za sześć miesięcy.
• Wyślij ją tego samego dnia. Faktura, która przychodzi, zanim klient przestanie myśleć o zleceniu, zostaje zapłacona jako pierwsza.

Częste błędy na fakturach hydraulika

• Podatek od całej faktury gdy Twój stan opodatkowuje tylko materiały. Zawyża to rachunek klienta i błędnie wykazuje Twój podatek od sprzedaży.
• Brak numeru licencji tam, gdzie stan go wymaga.
• Jedna zbiorcza pozycja „robocizna” bez godzin i opisu prac.
• Brak adresu zlecenia na rachunku dla właściciela lub zarządcy nieruchomości, przez co krąży między biurami.
• Pominięte numery modelu i seryjne przy wymianie podgrzewacza wody lub pompy, które będą potrzebne przy zgłoszeniu gwarancyjnym.

Powiązane przewodniki

• Co powinna zawierać faktura wystawiana przez wykonawcę
• Jak napisać kosztorys zlecenia dla firmy budowlanej lub rzemieślniczej
• Rozliczenie czasowo-materiałowe a ryczałt

Więcej poradników: Pracuj & twórz · wszystkie poradniki Adelyons