Zo schrijf je een factuur voor loodgieterswerk

Een factuur voor loodgieterswerk bevat bovenaan je bedrijfsgegevens en vergunningnummer, de klant en het adres van de klus, een factuurnummer en datum, een beschrijving van de klus in één regel, onderdelen en arbeidsuren op aparte regels met aantallen en stukprijzen, btw op de regels waar die van toepassing is, het totaal, de vervaldatum en de betaalwijze. Hieronder komt elk onderdeel in volgorde aan bod, een uitgewerkt voorbeeld en een gratis factuurtemplate voor loodgieterswerk die je in de browser invult en die voor je optelt.

Stap 1: je bedrijfsgegevens en vergunningnummer

Bedrijfsnaam, adres, telefoon en e-mail, daarna je vergunningnummer voor loodgieterswerk. Verschillende staten eisen het nummer op elke factuur en offerte; Californië eist het nummer van elke vergunninghouder op contracten, offertes en reclame (Business and Professions Code §7030.5), en de loodgietersautoriteiten in andere staten hebben hun eigen regels. Zet het op elke factuur, ook als jouw staat het niet verplicht stelt: een klant die twee facturen vergelijkt, vertrouwt de factuur met een vergunningnummer erop.

Stap 2: de klant, het adres van de klus en het factuurnummer

Wie betaalt (naam of bedrijf, factuuradres, telefoon of e-mail) en waar het werk is uitgevoerd als dat een ander adres is, zoals bij verhuurders en vastgoedbeheerders. Geef de factuur een uniek nummer dat je nooit hergebruikt, en de datum waarop je de factuur verstuurt; de vervaldatum telt vanaf die datum. Voeg de datum van het werk toe als dat niet dezelfde dag was.

Stap 3: de klus in één of twee zinnen

Wat er mis was, wat je hebt gedaan en wat je aanraadt, in de woorden die de klant aan de telefoon gebruikte: „Toilet boven lekt aan de voet. Wasring en aanvoerslang vervangen, opnieuw afgesteld en getest. Een dag de voet in de gaten houden.” Die zin is het deel van de factuur dat de klant leest, bewaart en aan de volgende loodgieter laat zien.

Stap 4: onderdelen en arbeidsuren op aparte regels

Elk apparaat, elke kraan, elke lengte buis en elk fitting op een eigen regel met een aantal en een stukprijs; arbeid in uren tegen je tarief, of een vaste prijs voor de klus als je het zo hebt geoffreerd. Voorrijkosten, toeslagen buiten kantooruren, afvoer en vergunningskosten krijgen ook elk een eigen regel. Aparte regels zijn om twee redenen belangrijk: in veel staten is materiaal belast en arbeid niet, en klanten betwisten een totaalbedrag veel vaker dan een gespecificeerde factuur.

De bedragen zijn voorbeeldwaarden om de opzet te tonen, geen tarieven. Uw prijzen bepaalt u zelf.

Stap 5: btw alleen op de belastbare regels

Noem de belasting (sales tax, btw of GST), toon het tarief en pas het toe op de regels die in uw staat worden belast. Veel staten belasten de onderdelen die een loodgieter verkoopt, maar niet het arbeidsloon om ze te installeren; sommige belasten ook het arbeidsloon voor reparaties; nieuwbouw en commerciële opdrachten volgen vaak andere regels. Markeer elke regel als belastbaar of niet, in plaats van de hele factuur te belasten, en vraag aan de belastingdienst van uw staat of aan uw accountant welke regels gelden. Rond elke regel af op de cent, tel de belastbare regels op en rond de belasting één keer af op dat totaal, zoals boekhoudsoftware en de sjabloon dat doen.

Stap 6: totaal, vervaldatum en betaalwijze

Subtotaal, belasting en totaal elk op een eigen regel, daarna de vervaldatum als datum en niet alleen als termijn («Vervalt op 30 oktober», niet alleen «Netto 14»). Vermeld de betaalmethoden die u accepteert en toon eventuele aanbetalingen die al zijn ontvangen, samen met het openstaande saldo. Een vervaldatum op de factuur maakt het mogelijk om een late betaling op te eisen. Welke vertragingsrente u mag rekenen, verschilt per staat en hangt af van wat uw ondertekende offerte bepaalde.

Formuleringen die tot betaling leiden

• Beschrijf, label niet alleen. «Hoofdleiding vrijgemaakt van reinigingsput tot straat, 75 ft» in plaats van «Afvoerservice».
• Noem het onderdeel zoals de klant het zou noemen. «Keukenkraan, uittrekbaar, geborsteld nikkel» in plaats van een artikelnummer van de groothandel.
• Zet het advies op schrift. «Hoofdafsluiter vastgelopen; vervanging aanbevolen» is een regel waarover de klant over zes maanden u zal bellen.
• Stuur hem dezelfde dag. Een factuur die arriveert voordat de klant is opgehouden aan de klus te denken, wordt eerst betaald.

Veelgemaakte fouten op loodgietersfacturen

• Belasting over de hele factuur terwijl uw staat alleen materialen belast. Dat berekent de klant te veel en geeft uw sales tax verkeerd weer.
• Geen licentienummer waar de staat er een verplicht stelt.
• Eén klomp «arbeidsloon» zonder uren of werkomschrijving.
• Geen adres van de klus op een factuur voor een verhuurder of vastgoedbeheerder, zodat hij tussen kantoren heen en weer gaat.
• Model- en serienummers weggelaten bij het vervangen van een boiler of pomp. Die heeft u nodig wanneer de garantieaanvraag binnenkomt.

Gerelateerde gidsen

• Wat een factuur van een vakman moet bevatten
• Hoe schrijf je een offerte voor een klus in het ambacht
• Tijd en materiaal of vaste prijs

Meer gidsen: Werken & creëren · alle gidsen van Adelyons