Come scrivere una fattura da idraulico

Una fattura per idraulico riporta in alto i dati della tua attività e il numero di licenza, il cliente e l'indirizzo del lavoro, un numero e una data di fattura, una descrizione del lavoro in una riga, ricambi e manodopera su righe separate con quantità e prezzi unitari, l'IVA sulle righe che la prevedono, il totale, la scadenza e le modalità di pagamento. Di seguito trovi ogni parte in ordine, un esempio svolto e un modello gratuito di fattura per idraulici che si compila nel browser e calcola i totali al posto tuo.

Passo 1: la tua attività e il numero di licenza

Nome dell'azienda, indirizzo, telefono ed e-mail, poi il numero di licenza da idraulico. Diversi stati richiedono il numero su ogni fattura e preventivo; la California lo richiede per ogni appaltatore con licenza su contratti, preventivi e pubblicità (Business and Professions Code §7030.5), e gli organismi di controllo degli altri stati hanno regole proprie. Riportalo su ogni fattura, anche se il tuo stato non lo impone: un cliente che confronta due fatture si fida di quella con la licenza.

Passo 2: il cliente, l'indirizzo del lavoro e il numero di fattura

Chi paga (nome o ragione sociale, indirizzo di fatturazione, telefono o e-mail) e dove è stato svolto il lavoro, se è un indirizzo diverso, come accade per proprietari e amministratori di immobili. Assegna alla fattura un numero univoco che non riutilizzi mai e la data di emissione; la scadenza decorre da quella data. Aggiungi la data del lavoro se non coincide con quella di emissione.

Passo 3: il lavoro in una o due frasi

Cosa non andava, cosa hai fatto e cosa consigli, con le parole usate dal cliente al telefono: «WC al piano di sopra che perde alla base. Sostituiti la guarnizione in cera e il tubo di alimentazione, rimontato e collaudato. Tenere d'occhio la base per un giorno.» Questa frase è la parte della fattura che il cliente legge, conserva e mostra al prossimo idraulico.

Passo 4: ricambi e manodopera su righe separate

Ogni apparecchio, valvola, tratto di tubo e raccordo su una riga propria, con quantità e prezzo unitario; la manodopera a ore alla tua tariffa, oppure un prezzo forfettario per lavoro se così hai preparato il preventivo. Anche i costi di uscita, le maggiorazioni per orari extra, lo smaltimento e i diritti per i permessi hanno ciascuno una riga propria. Le righe separate contano per due motivi: in molti stati i materiali sono imponibili e la manodopera no, e i clienti contestano una cifra globale molto più spesso di una fattura dettagliata.

Le cifre sono valori di esempio che mostrano la struttura, non tariffe. I prezzi sono i tuoi.

Passo 5: imposta solo sulle voci imponibili

Indica il nome dell'imposta (sales tax, IVA o GST), riporta l'aliquota e applicala solo alle voci che il tuo stato tassa. Molti stati tassano i pezzi venduti dall'idraulico ma non la manodopera per installarli; alcuni tassano anche la manodopera di riparazione; le nuove costruzioni e i lavori commerciali seguono spesso regole diverse. Segna ogni voce come imponibile o non imponibile invece di tassare l'intera fattura, e chiedi al dipartimento delle entrate del tuo stato o al commercialista quali voci sono interessate. Arrotonda ogni voce al centesimo, somma le voci imponibili e arrotonda l'imposta una sola volta su quella somma, come fanno il software di contabilità e il modello.

Passo 6: totale, scadenza e modalità di pagamento

Subtotale, imposta e totale, ciascuno su una riga separata, poi la scadenza come data e non solo come termine («Scadenza 30 ottobre», non solo «Netto 14»). Elenca le modalità di pagamento accettate e mostra eventuali acconti già ricevuti insieme al saldo dovuto. La data di scadenza in fattura è ciò che ti permette di sollecitare un pagamento in ritardo; la penale per il ritardo che puoi applicare varia da stato a stato e in base a quanto indicava il preventivo firmato.

Formulazioni che fanno pagare

• Descrivi, non limitarti a etichettare. «Disostruita la linea principale dal pozzetto fino alla strada, 75 ft» invece di «Servizio scarico».
• Nomina il pezzo come lo chiamerebbe il cliente. «Rubinetto da cucina, con doccetta estraibile, nichel spazzolato» invece di un codice articolo del grossista.
• Metti la raccomandazione per iscritto. «Valvola di intercettazione principale bloccata; consigliata la sostituzione» è una riga per cui il cliente ti chiamerà tra sei mesi.
• Inviala lo stesso giorno. Una fattura che arriva prima che il cliente smetta di pensare al lavoro viene pagata per prima.

Errori comuni nelle fatture per idraulica

• Imposta sull'intera fattura quando il tuo stato tassa solo i materiali, il che fa pagare al cliente più del dovuto e dichiara in modo errato la tua sales tax.
• Numero di licenza assente dove lo stato lo richiede.
• Un unico importo forfettario «manodopera» senza ore né descrizione del lavoro.
• Indirizzo del cantiere mancante su una fattura per un proprietario o un amministratore di immobili, che così passa da un ufficio all'altro.
• Numeri di modello e di serie omessi per la sostituzione di uno scaldabagno o di una pompa, che ti serviranno quando arriverà la chiamata per la garanzia.

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