Cómo hacer una factura de fontanería

Una factura de fontanería incluye arriba el nombre y los datos de tu empresa y tu número de licencia, el cliente y la dirección de la obra, un número y una fecha de factura, una descripción de una línea del trabajo, materiales y mano de obra en líneas separadas con cantidades y precios unitarios, el impuesto en las líneas que lo lleven según la normativa de tu estado, el total, la fecha de vencimiento y cómo pagar. A continuación se explica cada parte en orden, con un ejemplo práctico y un plantilla gratuita de factura de fontanería que se rellena en el navegador y suma los totales por ti.

Paso 1: tu empresa y tu número de licencia

Nombre de la empresa, dirección, teléfono y correo electrónico, y después tu número de licencia de fontanero. Varios estados exigen el número en cada factura y presupuesto; California exige el número de todo contratista con licencia en contratos, presupuestos y publicidad (Business and Professions Code §7030.5), y los organismos de fontanería de otros estados tienen sus propias normas. Ponlo en cada factura, lo exija o no tu estado: un cliente que compara dos facturas confía en la que lleva licencia.

Paso 2: el cliente, la dirección de la obra y el número de factura

Quién paga (nombre o empresa, dirección de facturación, teléfono o correo electrónico) y dónde se hizo el trabajo, si es una dirección distinta, como ocurre con propietarios y administradores de fincas. Asigna a la factura un número único que nunca reutilices y la fecha de emisión; el vencimiento se cuenta desde esa fecha. Añade la fecha del trabajo si no fue el mismo día.

Paso 3: el trabajo en una o dos frases

Qué falló, qué hiciste y qué recomiendas, con las palabras que usó el cliente por teléfono: «Inodoro del piso de arriba con fuga en la base. Se cambió el sello de cera y el latiguillo, se volvió a colocar y se probó. Vigilar la base durante un día.» Esa frase es la parte de la factura que el cliente lee, guarda y enseña al siguiente fontanero.

Paso 4: materiales y mano de obra en líneas separadas

Cada accesorio, válvula, tramo de tubería y pieza en su propia línea, con cantidad y precio unitario; la mano de obra en horas a tu tarifa, o un precio cerrado por trabajo si así lo presupuestaste. Los desplazamientos, los recargos por horario fuera de jornada, la retirada de escombros y las tasas de permiso también llevan su propia línea. Separar las líneas importa por dos motivos: en muchos estados los materiales tributan y la mano de obra no, y los clientes discuten una cantidad global mucho más a menudo que una factura desglosada.

Las cifras son valores de ejemplo para mostrar la estructura, no tarifas. Sus precios son los suyos.

Paso 5: impuesto solo en las líneas gravables

Indique el nombre del impuesto (sales tax, IVA o GST), muestre el tipo y aplíquelo a las líneas que su estado grava. Muchos estados gravan las piezas que vende el fontanero, pero no la mano de obra para instalarlas; algunos también gravan la mano de obra de reparación; las obras nuevas y los trabajos comerciales suelen seguir otras reglas. Marque cada línea como gravable o no gravable en lugar de gravar toda la factura, y consulte con el departamento de hacienda de su estado o con su contable qué líneas aplican. Redondee cada línea al céntimo, sume las líneas gravables y redondee el impuesto una sola vez sobre esa suma, que es como lo hacen el software de contabilidad y la plantilla.

Paso 6: total, fecha de vencimiento y forma de pago

Subtotal, impuesto y total, cada uno en su propia línea, y después la fecha de vencimiento como fecha, no solo como plazo («Vence el 30 de octubre», no solo «Neto 14»). Enumere los métodos de pago que acepta y muestre cualquier depósito ya recibido junto con el saldo pendiente. Una fecha de vencimiento en la factura es lo que le permite reclamar un pago atrasado, y el recargo por demora que puede cobrar varía según el estado y según lo que indicara su presupuesto firmado.

Redacción que consigue el pago

• Describa, no etiquete. «Desatascada la línea principal desde la arqueta hasta la calle, 75 ft» en lugar de «Servicio de desagüe».
• Nombre la pieza como lo haría el cliente. «Grifo de cocina, extraíble, níquel cepillado» en lugar de una referencia de catálogo del proveedor.
• Ponga la recomendación por escrito. «La llave de paso principal está agarrotada; se recomienda sustituirla» es una línea por la que el cliente le llamará dentro de seis meses.
• Envíela el mismo día. Una factura que llega antes de que el cliente deje de pensar en el trabajo se paga primero.

Errores habituales en las facturas de fontanería

• Impuesto sobre toda la factura cuando su estado solo grava los materiales, lo que cobra de más al cliente y declara mal su impuesto sobre ventas.
• Sin número de licencia en los estados que lo exigen.
• Una única partida «mano de obra» global sin horas ni descripción del trabajo.
• Sin dirección de la obra en la factura de un propietario o administrador de fincas, así que va y viene entre oficinas.
• Números de modelo y de serie omitidos en la sustitución de un calentador de agua o de una bomba, que necesitará cuando llegue la llamada de garantía.

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