Comment rédiger une facture de plomberie

Une facture de plomberie comporte en haut le nom et les coordonnées de votre entreprise ainsi que votre numéro de licence, le client et l'adresse du chantier, un numéro et une date de facture, une description du travail en une ligne, les pièces et la main-d'œuvre sur des lignes séparées avec quantités et prix unitaires, la TVA sur les lignes qui y sont soumises, le total, la date d'échéance et le mode de paiement. Vous trouverez ci-dessous chaque élément dans l'ordre, un exemple détaillé et un modèle gratuit de facture de plomberie qui se remplit dans le navigateur et calcule les totaux pour vous.

Étape 1 : votre entreprise et votre numéro de licence

Nom de l'entreprise, adresse, téléphone et e-mail, puis votre numéro de licence de plombier. Plusieurs États exigent ce numéro sur chaque facture et devis ; la Californie impose le numéro de chaque entrepreneur titulaire d'une licence sur les contrats, devis et publicités (Business and Professions Code §7030.5), et les commissions de plomberie des autres États ont leurs propres règles. Mentionnez-le sur chaque facture, que votre État l'exige ou non : un client qui compare deux factures fait confiance à celle qui indique une licence.

Étape 2 : le client, l'adresse du chantier et le numéro de facture

Qui paie (nom ou société, adresse de facturation, téléphone ou e-mail) et où le travail a été effectué si c'est une autre adresse, comme c'est le cas pour les propriétaires bailleurs et les gestionnaires immobiliers. Attribuez à la facture un numéro unique que vous ne réutilisez jamais, ainsi que la date d'émission ; l'échéance se compte à partir de cette date. Ajoutez la date des travaux s'ils n'ont pas eu lieu le même jour.

Étape 3 : le travail en une ou deux phrases

Ce qui n'allait pas, ce que vous avez fait et ce que vous recommandez, dans les mots que le client a employés au téléphone : « WC à l'étage qui fuit à la base. Joint de cire et flexible d'alimentation remplacés, remis en service et testé. Surveiller la base pendant une journée. » Cette phrase est la partie de la facture que le client lit, conserve et montre au plombier suivant.

Étape 4 : pièces et main-d'œuvre sur des lignes séparées

Chaque appareil, robinet, longueur de tuyau et raccord sur sa propre ligne, avec une quantité et un prix unitaire ; la main-d'œuvre en heures à votre taux, ou un forfait si c'est ainsi que vous avez établi le devis. Les frais de déplacement, les majorations hors heures, l'évacuation des déchets et les frais de permis ont eux aussi chacun leur ligne. Les lignes séparées comptent pour deux raisons : dans de nombreux États, les matériaux sont soumis à la TVA et la main-d'œuvre ne l'est pas, et les clients contestent un montant global bien plus souvent qu'une facture détaillée.

Les montants sont des exemples qui montrent la mise en forme, pas des tarifs. Vos prix vous appartiennent.

Étape 5 : taxe uniquement sur les lignes taxables

Indiquez le nom de la taxe (sales tax, TVA ou GST), affichez le taux et appliquez-le aux lignes que votre État impose. Beaucoup d'États taxent les pièces vendues par le plombier mais pas la main-d'œuvre pour les poser ; certains taxent aussi la main-d'œuvre de réparation ; les constructions neuves et les chantiers commerciaux suivent souvent d'autres règles. Marquez chaque ligne comme taxable ou non, plutôt que de taxer toute la facture, et demandez à l'administration fiscale de votre État ou à votre comptable quelles lignes sont concernées. Arrondissez chaque ligne au centime, additionnez les lignes taxables et arrondissez la taxe une seule fois sur ce total, comme le font les logiciels de comptabilité et le modèle.

Étape 6 : total, échéance et modes de paiement

Sous-total, taxe et total, chacun sur sa propre ligne, puis l'échéance sous forme de date et non seulement de délai (« Échéance le 30 octobre », pas seulement « Net 14 »). Indiquez les modes de paiement acceptés et affichez tout acompte déjà reçu avec le solde dû. Une date d'échéance sur la facture permet de relancer un paiement en retard, et les pénalités de retard que vous pouvez appliquer varient selon l'État et selon ce que stipulait votre devis signé.

Formulations qui font payer

• Décrivez, ne vous contentez pas d'étiqueter. « Débouchage de la canalisation principale depuis le regard jusqu'à la rue, 75 ft » plutôt que « Service d'évacuation ».
• Nommez la pièce comme le ferait le client. « Robinet de cuisine, à douchette, nickel brossé » plutôt qu'une référence de grossiste.
• Mettez la recommandation par écrit. « Robinet d'arrêt principal grippé ; remplacement recommandé » est une ligne pour laquelle le client vous appellera dans six mois.
• Envoyez-la le jour même. Une facture reçue avant que le client ait cessé de penser au chantier est payée en premier.

Erreurs courantes sur les factures de plomberie

• Taxe sur la totalité de la facture alors que votre État ne taxe que les matériaux, ce qui surfacture le client et fausse votre déclaration de taxe de vente.
• Absence de numéro de licence là où l'État en exige un.
• Un seul forfait « main-d'œuvre » sans heures ni description du travail.
• Adresse du chantier absente sur la facture d'un propriétaire ou d'un gestionnaire immobilier, qui passe alors d'un bureau à l'autre.
• Numéros de modèle et de série omis pour le remplacement d'un chauffe-eau ou d'une pompe, dont vous aurez besoin lorsque la demande de garantie arrivera.

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