So schreiben Sie eine Rechnung für Sanitärarbeiten

Eine Installateur-Rechnung enthält oben Ihren Firmenkopf und Ihre Lizenznummer, den Kunden und die Adresse der Baustelle, eine Rechnungsnummer und das Datum, eine einzeilige Beschreibung der Arbeit, Material und Arbeitszeit auf getrennten Zeilen mit Mengen und Einzelpreisen, die Steuer auf die Positionen, die in Ihrem Bundesland besteuert werden, die Summe, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsweise. Darunter folgt jeder Teil der Reihe nach, ein Beispiel und eine kostenlose Vorlage für Installateur-Rechnungen die sich im Browser ausfüllen lässt und die Summen für Sie berechnet.

Schritt 1: Ihr Betrieb und Ihre Lizenznummer

Firmenname, Anschrift, Telefon und E-Mail, dann Ihre Installateur-Lizenznummer. Mehrere Bundesstaaten verlangen die Nummer auf jeder Rechnung und jedem Angebot; Kalifornien verlangt die Nummer jedes lizenzierten Auftragnehmers auf Verträgen, Angeboten und in der Werbung (Business and Professions Code §7030.5), und die Aufsichtsbehörden für Installateure in anderen Staaten haben eigene Regeln. Setzen Sie die Nummer auf jede Rechnung, auch wenn Ihr Bundesstaat sie nicht ausdrücklich verlangt: Ein Kunde, der zwei Rechnungen vergleicht, vertraut der Rechnung mit Lizenznummer.

Schritt 2: der Kunde, die Adresse der Baustelle und die Rechnungsnummer

Wer zahlt (Name oder Firma, Rechnungsanschrift, Telefon oder E-Mail) und wo die Arbeit ausgeführt wurde, falls das eine andere Adresse ist, wie bei Vermietern und Hausverwaltungen. Vergeben Sie der Rechnung eine eindeutige Nummer, die Sie nie wiederverwenden, und notieren Sie das Ausstellungsdatum; die Zahlungsfrist läuft ab diesem Datum. Tragen Sie das Datum der Arbeiten ein, falls es nicht der Ausstellungstag war.

Schritt 3: die Arbeit in ein oder zwei Sätzen

Was das Problem war, was Sie getan haben und was Sie empfehlen, mit den Worten, die der Kunde am Telefon benutzt hat: „Toilette im Obergeschoss undicht am Sockel. Wachsring und Zulaufschlauch ersetzt, neu eingestellt und getestet. Sockel einen Tag lang beobachten.“ Dieser Satz ist der Teil der Rechnung, den der Kunde liest, aufbewahrt und dem nächsten Installateur zeigt.

Schritt 4: Material und Arbeitszeit auf getrennten Zeilen

Jede Armatur, jedes Ventil, jede Rohrlänge und jedes Fitting auf einer eigenen Zeile mit Menge und Einzelpreis; Arbeitszeit als Stunden zu Ihrem Satz oder als Pauschalpreis, wenn Sie so angeboten haben. Anfahrt, Einsatzzuschläge außerhalb der Geschäftszeiten, Entsorgung und Genehmigungsgebühren bekommen ebenfalls jeweils eine eigene Zeile. Getrennte Zeilen sind aus zwei Gründen wichtig: In vielen Bundesstaaten sind Material steuerpflichtig, Arbeitsleistung dagegen nicht, und Kunden streiten einen Pauschalbetrag weit häufiger an als eine aufgeschlüsselte Rechnung.

Die Beträge sind Platzhalter, die nur die Struktur zeigen, keine Preise. Ihre Preise bestimmen Sie selbst.

Schritt 5: Steuer nur auf die steuerpflichtigen Positionen

Benennen Sie die Steuer (Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer oder GST), geben Sie den Steuersatz an und wenden Sie ihn nur auf die Positionen an, die in Ihrem Bundesstaat besteuert werden. Viele Bundesstaaten besteuern die Teile, die ein Klempner verkauft, aber nicht die Arbeit für deren Einbau. Manche besteuern auch Reparaturarbeiten. Neubau und gewerbliche Aufträge folgen oft anderen Regeln. Kennzeichnen Sie jede Position als steuerpflichtig oder nicht, statt die ganze Rechnung zu besteuern, und fragen Sie Ihre Finanzbehörde oder Ihren Steuerberater, welche Positionen gelten. Runden Sie jede Position auf den Cent, addieren Sie die steuerpflichtigen Positionen und runden Sie die Steuer einmal auf diese Summe. So machen es Buchhaltungssoftware und die Vorlage.

Schritt 6: Gesamtsumme, Fälligkeit und Zahlungsweise

Zwischensumme, Steuer und Gesamtsumme jeweils in einer eigenen Zeile, dann das Fälligkeitsdatum als Datum, nicht nur als Zahlungsfrist („Fällig am 30. Oktober“, nicht nur „Netto 14“). Listen Sie die akzeptierten Zahlungsarten auf und zeigen Sie eine bereits erhaltene Anzahlung zusammen mit dem offenen Restbetrag. Ein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung ermöglicht es Ihnen, eine verspätete Zahlung einzufordern. Welche Verzugsgebühr Sie erheben dürfen, hängt vom Bundesstaat und davon ab, was Ihr unterschriebener Kostenvoranschlag festlegt.

Formulierungen, die zur Zahlung führen

• Beschreiben, nicht nur bezeichnen. „Hauptleitung vom Reinigungsschacht bis zur Straße freigemacht, 75 ft“ statt „Abflussservice“.
• Benennen Sie das Teil so, wie es der Kunde nennen würde. „Küchenarmatur, ausziehbar, gebürstetes Nickel“ statt einer Artikelnummer aus dem Großhandel.
• Halten Sie die Empfehlung schriftlich fest. „Haupt-Absperrventil festgefressen, Austausch empfohlen“ ist eine Zeile, wegen der Sie der Kunde in sechs Monaten anruft.
• Schicken Sie die Rechnung am selben Tag. Eine Rechnung, die eintrifft, bevor der Kunde den Auftrag vergessen hat, wird zuerst bezahlt.

Häufige Fehler bei Klempner-Rechnungen

• Steuer auf die gesamte Rechnung wenn Ihr Bundesstaat nur Material besteuert. Das belastet den Kunden zu stark und weist Ihre Umsatzsteuer falsch aus.
• Keine Lizenznummer wo der Bundesstaat eine Lizenznummer vorschreibt.
• Eine pauschale Position „Arbeit“ ohne Stunden oder Beschreibung des Auftrags.
• Keine Auftragsadresse bei einer Rechnung für den Eigentümer oder die Hausverwaltung, sodass sie zwischen den Büros hin- und hergeschickt wird.
• Modell- und Seriennummern fehlen bei einem Warmwasserbereiter- oder Pumpenaustausch. Sie werden sie bei einem Garantiefall brauchen.

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