Co powinna zawierać faktura wystawiana przez wykonawcę
Faktura wykonawcy musi zawierać dane Twojej firmy, dane klienta, numer i datę faktury, adres wykonania usługi, opisany i datowany zakres prac, robociznę i materiały z ilościami i stawkami, zastosowany podatek, kwotę do zapłaty oraz jasne warunki i formy płatności. Każdy brakujący element to powód, by klient opóźnił płatność.
Dane, które musi zawierać każda faktura
Większość sporów o płatności wynika z tego, że klient nie wie, za co jest obciążany. Podanie tych danych eliminuje ten problem.
| Pole | Co powinno się znaleźć | Dlaczego to ważne |
|---|---|---|
| Dane Twojej firmy | Nazwa firmy, adres, telefon, adres e-mail, numer licencji lub uprawnień, jeśli wymaga go Twój zawód | Informuje klienta, komu zapłacić i jak się z Tobą skontaktować w razie pytań |
| Dane klienta | Imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres do faktury, telefon lub e-mail kontaktowy | Zarządcy nieruchomości i generalni wykonawcy kierują faktury według nazwy nabywcy |
| Numer faktury | Unikalny, kolejny identyfikator | Pozwala obu stronom powoływać się na konkretny dokument |
| Data faktury i data wykonania usługi | Data wystawienia faktury oraz data wykonania prac | Termin płatności liczy się od daty faktury; data wykonania pozwala ustalić, „kiedy to zrobiono” |
| Adres wykonania usługi | Miejsce wykonania prac, jeśli jest inne niż adres do faktury | Niezbędne dla wynajmujących i klientów z kilkoma nieruchomościami |
| Zakres prac | Dwa lub trzy proste zdania opisujące, co zostało zrobione | Część, którą klient faktycznie czyta |
| Pozycje robocizny | Liczba godzin i stawka lub ryczałt za zadanie | Pokazuje wyliczenie zamiast jednej sumy ryczałtowej |
| Pozycje materiałowe | Element, ilość, cena jednostkowa | Uzasadnia sumę materiałów i jednocześnie stanowi zapis Twojej pracy |
| Suma częściowa, podatek, razem | Każdy w osobnym wierszu | Księgowi odrzucają faktury, w których podatek jest ukryty w sumie |
| Warunki i formy płatności | Termin płatności, akceptowane formy płatności, ewentualne odsetki za opóźnienie, które faktycznie egzekwujesz | Faktura bez terminu płatności zostanie opłacona, kiedy komuś się uda |
Jak sformułować pozycje robocizny
Opisz robociznę tak, jak wyjaśniłbyś ją klientowi, stojąc w jego kuchni, a następnie dodaj liczby. Pozycja w stylu „Diagnoza i wymiana uszkodzonej pompy odwadniającej 1/2 KM, 2.0 godz. wg stawki warsztatu” wygląda jak wykonana praca. Pozycja „Robocizna” z jedną zryczałtowaną kwotą wygląda jak liczba wymyślona.
Jeśli zlecenie obejmowało dojazd, odbiór zezwolenia lub powrót po część, wpisz to w osobnych pozycjach zamiast wliczać w godziny. Klienci rzadko kwestionują opłatę za dojazd, którą widzą; kwestionują godziny, które nie zgadzają się z czasem, w którym Twój samochód stał na podjeździe.
Jak wymieniać materiały
Wypisz każdą część z ilością i ceną jednostkową, używając słów, jakich użyłby klient, a nie kodu katalogowego hurtowni. Jeśli doliczasz marżę do materiałów, wybierz jedno podejście i stosuj je na każdej fakturze: albo pokazuj cenę jednostkową z marżą bez osobnej pozycji marży, albo pokazuj koszt i wyraźnie oznaczony procent marży. Mieszanie obu sposobów w różnych zleceniach sprawia, że klienci zaczynają porównywać faktury.
Drobne materiały eksploatacyjne, takie jak złączki, uszczelniacz i łączniki, zwykle łatwiej rozliczyć jedną pozycją „materiały warsztatowe” niż rozpisywać aż do podkładki.
Warunki płatności, które są faktycznie przestrzegane
Podaj termin płatności, a nie tylko nazwę warunku. Samo „Net 30” zmusza klienta do liczenia; „Net 30, termin płatności 12 września” już nie.
| Pojęcie | Znaczenie | Zazwyczaj używane dla |
|---|---|---|
| Płatne po otrzymaniu | Oczekiwana natychmiastowa płatność | Wizyty serwisowe u klientów indywidualnych, naprawy jednowizytowe |
| Net 15 | Termin 15 dni od daty faktury | Stali klienci indywidualni, mali zarządcy nieruchomości |
| Net 30 | Termin 30 dni od daty faktury | Prace komercyjne, generalni wykonawcy, większe firmy zarządzania nieruchomościami |
| Zaliczka i reszta | Część z góry, reszta po zakończeniu | Zlecenia ze znacznymi kosztami materiałów zakupionych z wyprzedzeniem |
| Fakturowanie etapowe | Fakturowane po uzgodnionych etapach | Kilkutygodniowe montaże i remonty |
Cokolwiek wybierzesz, umieść to także w kosztorysie, aby warunki nie były zaskoczeniem na końcu. Opłaty za zwłokę warto podawać tylko wtedy, gdy zamierzasz je egzekwować, a to, co możesz naliczyć, zależy od jurysdykcji i umowy.
Podatki, licencje i prowadzenie ewidencji
Czy robocizna podlega opodatkowaniu, czy materiały są opodatkowane według Twojego kosztu czy ceny dla klienta oraz co musisz pokazać na fakturze, zależy od przepisów obowiązujących w danym regionie i gminie. Zapytaj księgowego, jak Twój zawód i region traktują usługi, a następnie wpisz tę odpowiedź do szablonu raz, zamiast rozstrzygać to przy każdym zleceniu. Zachowaj kopię każdej wysłanej faktury: jest to Twój zapis tego, co wyceniono, co zamontowano i kiedy rozpoczęła się gwarancja.
Częste błędy
- Brak numeru faktury. Nie da się odnaleźć „tej z zeszłego wtorku”.
- Ponowne używanie numerów po anulowaniu faktury, co narusza własną ewidencję księgową.
- Jedna zbiorcza pozycja opisana jako „prace hydrauliczne”, co zachęca klienta do negocjowania całej kwoty.
- Wysyłanie po kilku dniach, gdy klient przestał już myśleć o zleceniu.
- Pominięte numery modelu i seryjne przy wymianie urządzeń, które będą potrzebne, gdy zgłoszona zostanie reklamacja gwarancyjna.
Przygotuj fakturę, zanim odjedziesz spod domu klienta
Voice To Task CRM pozwala po zleceniu powiedzieć, co zostało zrobione, a aplikacja przygotuje szkic faktury z pozycjami, z robocizną, materiałami i kolejnymi działaniami wyciągniętymi z Twoich słów. Sprawdź szkic, popraw to, co AI źle zrozumiało, i wyślij plik PDF SMS-em lub e-mailem.
Powiązane przewodniki
- Jak napisać kosztorys zlecenia dla firmy budowlanej lub rzemieślniczej
- Rozliczenie czasowo-materiałowe a ryczałt
Więcej poradników: Pracuj & twórz · wszystkie poradniki Adelyons