配管工事の請求書の書き方
配管工事の請求書には、上部に事業者情報と許可番号、顧客と工事場所の住所、請求書番号と発行日、作業内容を一行で示す説明、数量と単価を付けて別々の行に分けた部品代と作業費、課税対象の行の税額、合計金額、支払期限と支払方法を記載します。以下、各項目を順番に、記入例、そして 無料の配管工事請求書テンプレート ブラウザ上で入力でき、合計も自動で計算してくれます。
ステップ1：事業者情報と許可番号
会社名、住所、電話番号、メールアドレス、そして配管工事の許可番号を記載します。複数の州では、すべての請求書と見積書に許可番号の記載を義務付けています。カリフォルニア州では、許可を受けた請負業者は契約書、見積書、広告に番号を記載することが求められており（Business and Professions Code §7030.5）、他の州の配管工事の監督機関もそれぞれ独自の規則を定めています。州の規定がなくても、すべての請求書に記載しましょう。2つの請求書を比べるとき、許可番号が書かれているほうを人は信頼するものです。
ステップ2：顧客、作業場所の住所、請求書番号
支払者（氏名または会社名、請求先住所、電話番号またはメールアドレス）と、作業場所が異なる場合はその住所を記載します（大家や物件管理会社の場合など）。請求書には、二度と使い回さない一意の番号と発行日を付けてください。支払期限はこの発行日から起算されます。作業日が発行日と異なる場合は、作業日も追記してください。
ステップ3：作業内容を一、二文で
何が問題で、何をして、何を勧めるかを、電話で顧客が使った言葉で記載します。「2階のトイレが根元から漏れている。ワックスリングと給水管を交換し、再設置して試験。根元を1日様子見てください。」この一文こそ、顧客が読み、保管し、次の業者に見せる請求書の部分です。
ステップ4：部品代と作業費を別々の行に
器具、バルブ、配管の長さ、継手は、それぞれ別の行に数量と単価を付けて記載します。作業費は、時間単価による時間数で記載するか、見積もりの際に定額で提示していた場合はその定額で記載します。出張費、時間外割増料金、廃材処分費、許可申請費も、それぞれ別の行にしましょう。行を分ける理由は二つあります。多くの州では材料は課税対象になるが作業費は課税対象にならないこと、そして明細のない一括金額の請求は、明細付きの請求よりもはるかに多く異議を受けることです。
| 項目 | 種類 | 数量 | 単価 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 40 gal ガス給湯器（例） | 項目 | 1 | $1,150.00 | $1,150.00 |
| フレキシブル配管、ドレンパン、継手 | 項目 | 1 | $65.00 | $65.00 |
| 作業費：取り外しと取り付け、テスト | 作業費 | 3 | $95.00 | $285.00 |
| 古い給湯器の撤去・処分 | その他 | 1 | $50.00 | $50.00 |
金額は構成を示すためのサンプルで、料金ではありません。価格はご自身で設定してください。
ステップ5：課税対象の項目にのみ税金をかける
税金の名称（sales tax、VAT、GSTなど）を明記し、税率を示したうえで、お住まいの州で課税される項目にのみ適用してください。多くの州では、配管工が販売する部品には課税しますが、その取り付けの作業費には課税しません。修理作業に課税する州もあります。新築工事や商業工事は別のルールに従うことが多いです。請求書全体に課税するのではなく、項目ごとに課税対象かどうかを示し、どの項目が該当するかは州の税務署または会計士に確認してください。各項目を1セント単位で四捨五入し、課税対象の項目を合計してから、その合計に対して税金を一度だけ四捨五入してください。会計ソフトやテンプレートもこの方法で計算します。
ステップ6：合計、支払期限、支払方法
小計、税金、合計をそれぞれ別の行に記載し、支払期限は「ネット14」だけでなく、「支払期限10月30日」のように日付で示してください。受け付けている支払方法を列挙し、既に受け取った手付金があれば、残額とあわせて示します。請求書に支払期限が記載されていれば、支払いが遅れた場合に催促できます。どの程度の延滞料を請求できるかは、州や署名済みの見積書の内容によって異なります。
入金につながる書き方
- ラベルを付けるだけでなく、内容を説明してください。 「掃除口から道路までの主配管を清掃、75 ft」と書き、「排水サービス」とはしないでください。
- 部品はお客様が呼ぶ名称で記載してください。 「キッチン用水栓、引き出し式、ブラッシュドニッケル」のように書き、問屋の品番は使わないでください。
- 推奨事項は書面に残してください。 「止水栓が固着しているため交換を推奨」と書いておけば、6か月後にお客様から問い合わせがあったときに説明できます。
- 作業当日に送付してください。 お客様が作業のことを忘れる前に届いた請求書は、最優先で支払われます。
無料の配管工事請求書テンプレートに記入する
vtt.adelyons.comのテンプレートには、上記のすべての項目があります。事業者と許可番号の欄、顧客と作業内容、材料と作業費を区別した記載、項目ごとの税金、値引き、手付金、残額が含まれます。入力と同時に合計を計算し、ブラウザ内でPDFを作成します。登録は不要で、データもアップロードされません。
配管工事の請求書でよくあるミス
- 請求書全体に税金をかける お住まいの州が課税するのが材料だけである場合にこのミスが起きます。お客様に過剰請求することになり、売上税の申告も誤ったものになります。
- 許可番号の記載漏れ 州が許可番号の記載を義務付けている場合に問題になります。
- 「作業費」を一括で記載 作業時間や作業内容の説明がない場合です。
- 作業場所の住所の記載漏れ 大家や物件管理会社宛ての請求書で起きやすく、担当部署の間をたらい回しにされてしまいます。
- 型番とシリアル番号の記載漏れ 給湯器やポンプを交換した場合は記載してください。保証の問い合わせがあったときに必要になります。
または、請求書を入力する代わりに話してください
Voice To Task CRMは、作業後の短い録音から同じ請求書を作成します。部品、作業時間、顧客名を話すと、アプリが設定済みの時給と税率を適用して明細を書きます。下書きを確認してから、スマートフォンからSMSまたはメールでPDFを送信してください。
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