Como fazer uma fatura de encanamento

Uma fatura de encanamento traz no topo os dados da sua empresa e o número da licença, o cliente e o endereço do serviço, um número e uma data de fatura, uma descrição do serviço em uma linha, peças e mão de obra em linhas separadas com quantidades e valores unitários, o imposto nas linhas que são tributadas, o total, a data de vencimento e como pagar. Abaixo, cada parte em ordem, um exemplo preenchido e um modelo gratuito de fatura de encanamento que você preenche no navegador e que já soma tudo para você.

Passo 1: sua empresa e o número da licença

Nome da empresa, endereço, telefone e e-mail, depois o número da sua licença de encanador. Vários estados exigem o número em toda fatura e orçamento; a Califórnia exige o número de todo contratado licenciado em contratos, orçamentos e publicidade (Business and Professions Code §7030.5), e os conselhos de encanamento de outros estados têm regras próprias. Coloque-o em toda fatura, mesmo que seu estado não exija: um cliente que compara duas faturas confia naquela que tem licença.

Passo 2: o cliente, o endereço do serviço e o número da fatura

Quem paga (nome ou empresa, endereço de cobrança, telefone ou e-mail) e onde o serviço foi feito, quando for outro endereço, como acontece com proprietários e administradoras de imóveis. Dê à fatura um número único, que você nunca reutiliza, e a data de emissão; o vencimento conta a partir dessa data. Acrescente a data do serviço se não foi no mesmo dia.

Passo 3: o serviço em uma ou duas frases

O que estava errado, o que você fez e o que recomenda, nas palavras que o cliente usou por telefone: “Vaso sanitário do andar de cima vazando na base. Troquei o anel de cera e a mangueira de alimentação, recoloquei e testei. Observe a base por um dia.” Essa frase é a parte da fatura que o cliente lê, guarda e mostra ao próximo encanador.

Passo 4: peças e mão de obra em linhas separadas

Cada peça, válvula, trecho de cano e conexão em sua própria linha, com quantidade e valor unitário; a mão de obra em horas pelo seu valor por hora, ou um valor fechado do serviço se foi assim que você orçou. Taxa de deslocamento, adicional de horário noturno, descarte de entulho e taxas de licença também ganham cada uma sua linha. Separar as linhas importa por dois motivos: em muitos estados os materiais são tributados e a mão de obra não, e os clientes contestam um valor global muito mais do que uma fatura detalhada.

Os valores são exemplos para mostrar a estrutura, não são taxas. Os preços são seus.

Passo 5: imposto apenas nas linhas tributáveis

Informe o nome do imposto (sales tax, IVA ou GST), mostre a alíquota e aplique-a às linhas que o seu estado tributa. Muitos estados tributam as peças que o encanador vende, mas não a mão de obra para instalá-las; alguns também tributam a mão de obra de reparo; obras novas e trabalhos comerciais costumam seguir outras regras. Marque cada linha como tributável ou não, em vez de tributar a conta inteira, e pergunte à secretaria da fazenda do seu estado ou ao seu contador quais linhas se aplicam. Arredonde cada linha para o centavo, some as linhas tributáveis e arredonde o imposto uma única vez sobre esse total, como fazem os softwares de contabilidade e o modelo.

Passo 6: total, vencimento e forma de pagamento

Subtotal, imposto e total, cada um em sua própria linha, depois o vencimento como data, não só como prazo ("Vence em 30 de outubro", não apenas "Líquido 14"). Liste as formas de pagamento aceitas e mostre qualquer entrada já recebida junto com o saldo devido. A data de vencimento na fatura é o que permite cobrar um pagamento atrasado, e a multa por atraso que você pode cobrar varia de estado para estado e conforme o que constava no orçamento assinado.

Redação que faz o cliente pagar

• Descreva, não apenas rotule. "Desentupida a linha principal do ralo de inspeção até a rua, 75 ft" em vez de "Serviço de esgoto".
• Nomeie a peça como o cliente a chamaria. "Torneira de cozinha, extensível, níquel escovado" em vez de um código de fornecedor.
• Registre a recomendação por escrito. "Registro de corte geral travado; recomendada a troca" é uma linha pela qual o cliente vai ligar para você em seis meses.
• Envie no mesmo dia. Uma fatura que chega antes de o cliente parar de pensar no serviço é paga primeiro.

Erros comuns em faturas de encanador

• Imposto sobre a conta inteira quando o seu estado tributa apenas os materiais, o que cobra a mais do cliente e declara errado o seu imposto sobre vendas.
• Sem número de licença onde o estado exige um.
• Um único valor global de "mão de obra" sem horas nem descrição do serviço.
• Sem endereço do serviço em conta de proprietário ou administradora de imóveis, o que faz ela ir e voltar entre escritórios.
• Número do modelo e de série omitidos na troca de aquecedor ou bomba, que você vai precisar quando chegar o chamado de garantia.

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