Wat een factuur van een vakman moet bevatten
Een factuur voor aannemers heeft je bedrijfsgegevens nodig, de gegevens van de klant, een factuurnummer en -datum, het adres van de werkzaamheden, een gedateerde omschrijving van het werk, arbeidsloon en materialen per regel met aantallen en tarieven, eventuele belasting, het totaal dat verschuldigd is, en duidelijke betalingsvoorwaarden en betaalmethoden. Alles wat ontbreekt is een reden voor de klant om de betaling uit te stellen.
De gegevens die elke factuur nodig heeft
De meeste betalingsgeschillen ontstaan doordat een klant niet kan zien waarvoor hij wordt belast. Neem deze gegevens op en die discussie verdwijnt.
| Veld | Wat erin hoort | Waarom het ertoe doet |
|---|---|---|
| Je bedrijfsgegevens | Bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, vergunningsnummer als je vak dat vereist | Laat de klant zien aan wie hij moet betalen en hoe hij je bereikt bij vragen |
| Klantgegevens | Naam of bedrijfsnaam, factuuradres, contacttelefoonnummer of e-mail | Vastgoedbeheerders en hoofdaannemers verwerken facturen op basis van de factuurnaam |
| Factuurnummer | Een uniek, oplopend kenmerk | Maakt het voor beide partijen mogelijk naar één specifiek document te verwijzen |
| Factuurdatum en datum van de werkzaamheden | De datum waarop je de factuur hebt verstuurd en de datum waarop het werk is gedaan | Betalingstermijnen lopen vanaf de factuurdatum; de datum van het werk beantwoordt de vraag „wanneer is dit gedaan?” |
| Adres van de werkzaamheden | Waar het werk is uitgevoerd, als dat afwijkt van het factuuradres | Essentieel voor verhuurders en klanten met meerdere panden |
| Omvang van het werk | Twee of drie heldere zinnen die beschrijven wat je hebt gedaan | Het deel dat de klant daadwerkelijk leest |
| Arbeidsloonregels | Uren en uurtarief, of een vast bedrag per taak | Laat de berekening zien in plaats van een pakketbedrag |
| Materiaalregels | Onderdeel, aantal, stukprijs | Onderbouwt het materiaaltotaal en dient tevens als werkregistratie |
| Subtotaal, btw, totaal | Elk op een eigen regel | Boekhouders weigeren facturen waarin de btw verstopt zit in het totaal |
| Betalingsvoorwaarden en betaalmethoden | Vervaldatum, geaccepteerde betaalmethoden, eventuele rente bij te late betaling die je daadwerkelijk toepast | Een factuur zonder vervaldatum wordt betaald wanneer het uitkomt |
Hoe u de arbeidsregels formuleert
Beschrijf de arbeid zoals u die zou uitleggen als u in de keuken van de klant staat, en voeg daarna de bedragen toe. Een regel als „Defecte halve-pk-sumppomp gediagnosticeerd en vervangen, 2.0 uur tegen uw werkplaatstarief” leest als verrichte arbeid. Een regel „Arbeidsloon” met één totaalbedrag leest als een verzonnen getal.
Als een klus reiskosten, het ophalen van een vergunning of een retourrit voor een onderdeel omvatte, zet die dan op eigen regels in plaats van ze in de uren te verwerken. Klanten maken zelden bezwaar tegen een voorrijkost die ze kunnen zien; ze maken bezwaar tegen uren die niet overeenkomen met de tijd dat uw bus op de oprit stond.
Hoe u materialen opsomt
Vermeld elk onderdeel met aantal en stukprijs, in de woorden die de klant zou gebruiken en niet met een artikelnummer van de groothandel. Als u materialen met een opslag doorberekent, kies dan één werkwijze en pas die op elke factuur toe: ofwel toont u de stukprijs inclusief opslag zonder aparte opslagregel, ofwel toont u uw kostprijs plus een duidelijk vermeld opslagpercentage. Het door elkaar gebruiken van beide over verschillende klussen is precies wat klanten ertoe brengt facturen te gaan vergelijken.
Kleine verbruiksartikelen zoals fittingen, afdichtmiddel en bevestigingsmateriaal zijn meestal makkelijker te factureren als één regel „werkplaatsmaterialen” dan tot op de sluitring uitgesplitst.
Betalingstermijnen die daadwerkelijk worden nageleefd
Vermeld een vervaldatum, niet alleen een termijnnaam. „Net 30” op zichzelf dwingt de klant tot rekenwerk; „Net 30, vervalt op 12 september” niet.
| Term | Betekenis | Doorgaans gebruikt voor |
|---|---|---|
| Direct bij ontvangst betaalbaar | Direct betaling verwacht | Servicebezoeken bij particulieren, reparaties in één bezoek |
| Net 15 | Vervalt 15 dagen na factuurdatum | Terugkerende particuliere klanten, kleine vastgoedbeheerders |
| Net 30 | Vervalt 30 dagen na factuurdatum | Zakelijke opdrachten, hoofdaannemers, grotere vastgoedbeheerbedrijven |
| Aanbetaling plus restbedrag | Een deel vooraf, het restant bij oplevering | Klussen met substantiële materiaalkosten die vooraf worden ingekocht |
| Voortgangsfacturering | Gefactureerd bij afgesproken mijlpalen | Installaties en verbouwingen van meerdere weken |
Wat u ook kiest, zet het ook op de offerte, zodat de voorwaarden aan het eind geen verrassing zijn. Vertragingsboetes kunt u het best alleen vermelden als u van plan bent ze te innen, en wat u mag rekenen verschilt per rechtsgebied en contract.
Belasting, vergunningen en administratie
Of arbeidsloon belastbaar is, of materialen worden belast tegen uw kostprijs of tegen de prijs aan de klant, en wat er op de factuur moet staan, verschilt per regio en gemeente. Vraag uw accountant hoe uw vak en uw regio dienstverlening behandelen, en verwerk dat antwoord één keer in uw sjabloon in plaats van het per klus opnieuw te bepalen. Bewaar een kopie van elke factuur die u verstuurt: dat is uw administratie van wat is geoffreerd, wat is geïnstalleerd en wanneer de garantie is ingegaan.
Veelgemaakte fouten
- Geen factuurnummer. U kunt «die van vorige week dinsdag» niet nazoeken.
- Nummers opnieuw gebruiken na het annuleren van een factuur, waardoor uw eigen administratie wordt doorbroken.
- Eén totaalregel met de tekst «loodgieterswerk», waardoor de klant het hele bedrag gaat onderhandelen.
- Dagen later versturen, nadat de klant niet meer aan de klus denkt.
- Model- en serienummers weggelaten bij vervangingen van apparatuur, die u nodig heeft als het garantieverzoek binnenkomt.
Maak de factuur op voordat u de oprit verlaat
Met Voice To Task CRM zegt u na een klus wat u heeft gedaan, en stelt de app een factuur per regel voor, met arbeid, materialen en vervolgafspraken uit uw eigen woorden. Controleer het concept, corrigeer wat de AI verkeerd heeft verstaan, en stuur de pdf per sms of e-mail.
Gerelateerde gidsen
Meer gidsen: Werken & creëren · alle gidsen van Adelyons