Cosa includere in una fattura per un artigiano

Una fattura per artigiani deve riportare i tuoi dati aziendali, quelli del cliente, un numero e una data di fattura, l'indirizzo del servizio, una descrizione datata dei lavori, manodopera e materiali dettagliati con quantità e tariffe, l'eventuale IVA applicata, il totale dovuto e termini e modalità di pagamento chiari. Ogni dato mancante è un motivo per il cliente di ritardare il pagamento.

I campi che ogni fattura deve avere

La maggior parte delle contestazioni sui pagamenti nasce dal fatto che il cliente non capisce per cosa viene addebitato. Inserendo questi campi, il problema scompare.

Come formulare le voci di manodopera

Descrivi la manodopera come la spiegheresti in piedi nella cucina del cliente, poi aggiungi i numeri. Una riga come «Diagnosi e sostituzione di pompa di sentina difettosa da ½ HP, 2.0 hrs alla tariffa del tuo laboratorio» si legge come lavoro svolto. Una riga «Manodopera» con un unico importo forfettario si legge come un numero inventato.

Se un lavoro ha comportato spostamenti, ritiro di permessi o un viaggio di ritorno per un ricambio, indicali in righe separate invece di includerli nelle ore. I clienti raramente contestano un costo di trasferta che vedono; contestano ore che non corrispondono al tempo in cui il furgone era nel vialetto.

Come elencare i materiali

Elenca ogni componente con quantità e prezzo unitario, usando le parole che userebbe il cliente invece di un codice articolo del fornitore. Se applichi un ricarico sui materiali, scegli un unico metodo e applicalo a ogni fattura: o mostri il prezzo unitario già maggiorato senza una riga separata di ricarico, oppure mostri il tuo costo più una percentuale di ricarico indicata. Alternare i due metodi da un lavoro all'altro è ciò che spinge i clienti a confrontare le fatture.

I materiali di consumo minori, come raccordi, sigillante e viti, sono di solito più facili da fatturare in un'unica riga «materiale di laboratorio» che da dettagliare fino alla rondella.

Termini di pagamento che vengono effettivamente rispettati

Indica una data di scadenza, non solo il nome del termine. «Net 30» da solo costringe il cliente a fare calcoli; «Net 30, scadenza 12 settembre» no.

Qualunque cosa tu scelga, riportala anche nel preventivo così che i termini non siano una sorpresa alla fine. Le penali per ritardo vale la pena indicarle solo se intendi richiederle, e ciò che puoi addebitare varia a seconda della giurisdizione e del contratto.

Tasse, licenze e tenuta dei registri

Se la manodopera sia imponibile, se i materiali siano tassati al costo o al prezzo al cliente e cosa debba risultare in fattura variano in base alla normativa regionale e locale. Chieda al suo commercialista come il suo mestiere e la sua regione trattano i lavori di servizio, poi inserisca questa risposta nel modello una volta sola invece di decidere lavoro per lavoro. Conservi una copia di ogni fattura emessa: è la sua traccia di cosa è stato preventivato, cosa è stato installato e quando è iniziata la garanzia.

Errori comuni

• Nessun numero di fattura. Non può rintracciare «quella di martedì scorso».
• Riutilizzare i numeri dopo l'annullamento di una fattura, il che interrompe la tracciabilità contabile.
• Un'unica voce cumulativa intitolata «lavori idraulici», il che invita il cliente a contrattare sull'intero importo.
• Inviarla giorni dopo, quando il cliente ha smesso di pensare al lavoro.
• Numeri di modello e di serie omessi per le sostituzioni di apparecchiature, che le serviranno quando arriverà la chiamata in garanzia.

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