Qué incluir en una factura de un profesional de oficios

Una factura de autónomo necesita tus datos fiscales, los del cliente, un número y fecha de factura, la dirección del servicio, una descripción fechada del trabajo, la mano de obra y los materiales desglosados con cantidades y tarifas, cualquier impuesto aplicado, el total a pagar, y condiciones y métodos de pago claros. Cualquier dato que falte es un motivo para que el cliente retrase el pago.

Los campos que necesita toda factura

La mayoría de las disputas de cobro se deben a que el cliente no puede saber por qué se le cobra. Incluye estos campos y ese problema desaparece.

Cómo redactar las líneas de mano de obra

Describa la mano de obra como se la explicaría al cliente en su cocina y después añada las cifras. Una línea que diga «Diagnosticar y sustituir bomba de achique de ½ CV averiada, 2.0 hrs a su tarifa de taller» se lee como trabajo realizado. Una línea que diga «Mano de obra» con una cifra global se lee como un número inventado.

Si un trabajo incluyó desplazamiento, recogida de permisos o un viaje de vuelta para una pieza, anótelos en líneas propias en lugar de incluirlos en las horas. Los clientes rara vez protestan por un cargo de desplazamiento que pueden ver; protestan por horas que no coinciden con el tiempo que su furgoneta estuvo en el camino de entrada.

Cómo enumerar los materiales

Enumere cada pieza con cantidad y precio unitario, con las palabras que usaría el cliente y no con un código de catálogo del proveedor. Si aplica un recargo a los materiales, decida un criterio y aplíquelo a todas las facturas: o bien muestre el precio unitario ya recargado sin línea aparte de recargo, o bien muestre su coste más un porcentaje de recargo indicado. Mezclar ambos métodos entre trabajos es lo que hace que los clientes empiecen a comparar facturas.

Los consumibles pequeños, como racores, sellador y fijaciones, suelen ser más fáciles de facturar como una sola línea de «material de taller» que desglosarlos hasta la arandela.

Condiciones de pago que realmente se cumplen

Indique una fecha de vencimiento, no solo el nombre del plazo. «Neto 30» por sí solo obliga al cliente a hacer cuentas; «Neto 30, vence el 12 de septiembre» no.

Elija lo que elija, inclúyalo también en el presupuesto para que las condiciones no sorprendan al final. Los recargos por demora solo merece la pena incluirlos si piensa reclamarlos, y lo que pueda cobrar varía según la jurisdicción y el contrato.

Impuestos, licencias y registros

Si la mano de obra tributa, si los materiales se gravan a su coste o al precio del cliente, y qué debe aparecer en la factura, varía según la normativa de cada comunidad y municipio. Pregunte a su asesor cómo tratan su oficio y su comunidad los trabajos de servicios, e incorpore esa respuesta a su plantilla una sola vez en lugar de decidirla trabajo a trabajo. Guarde una copia de cada factura que envíe: es su registro de lo presupuestado, lo instalado y cuándo empezó la garantía.

Errores habituales

• Sin número de factura. No puede localizar «la de el martes pasado».
• Reutilizar números tras anular una factura, lo que rompe su propio registro contable.
• Una sola línea global que dice «trabajos de fontanería», lo que invita al cliente a negociar todo el importe.
• Enviarla días después, cuando el cliente ya no piensa en el trabajo.
• Números de modelo y de serie omitidos en sustituciones de equipos, que necesitará cuando llegue la llamada de garantía.

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