Cómo redactar un presupuesto de obra para un negocio de oficios

Redacte un presupuesto definiendo el alcance en lenguaje claro, indicando las horas de mano de obra y los materiales que requiere, valorando cada uno a sus propias tarifas, añadiendo una partida de contingencia para las incógnitas que detectó en la visita, y especificando las exclusiones, las suposiciones y cuánto tiempo se mantiene el precio. Después, muestre un único total claro en la parte superior.

Empiece por el alcance, no por el precio

El alcance es la frase que el cliente le citará si surge un desacuerdo, así que escríbalo antes que cualquier cifra. Indique el trabajo, la ubicación y el estado final: «Sustituir el calentador de gas de 40 galones del cuarto de servicio del sótano, incluyendo conexiones flexibles nuevas, vaso de expansión y retirada del equipo antiguo.»

Un alcance redactado así hace evidentes las exclusiones. Si la ventilación está subdimensionada o la válvula de corte está agarrotada, son partidas aparte, y nombrarlas ahora es mucho más fácil que explicarlas después.

Estime la mano de obra en horas y luego valore las horas

Divida el trabajo en las tareas que realmente haría, en orden, asigne una cifra de horas a cada una y súmelas. Estimar con un «en torno a un día» global es la razón por la que desaparecen medias jornadas. Las tareas que la gente olvida son las que no forman parte del trabajo en sí.

• Tiempo de desplazamiento y carga, si lo factura
• Recogida de permisos y tiempo de espera de la inspección
• Protección de suelos, mover muebles, abrir y reparar accesos
• Viajes al almacén de suministros durante la obra
• Limpieza y retirada de residuos

Su tarifa horaria facturable tiene que cubrir más que el salario del técnico que va en la furgoneta. Los costes del vehículo, el seguro, las herramientas, las licencias, el software, las horas de oficina no facturables y los días en que nadie llama salen todos de las horas facturables, por eso una tarifa sana para el taller es un múltiplo del salario del técnico y no un pequeño recargo sobre él.

Valore los materiales con un precio actualizado

Revise el alcance línea por línea, desglose la lista de materiales y valórela con una cotización actual del proveedor, no de memoria. Los precios de los materiales comunes cambian, y un presupuesto con el precio del cobre o la madera de la temporada pasada es un problema de margen que usted mismo se buscó.

Añada una línea para materiales de taller, como racores, fijaciones y sellador, en lugar de detallar cada pequeño consumible. Si una pieza especial tiene un plazo de entrega largo, indíquelo en el presupuesto. Las sorpresas en los plazos dañan la relación con el cliente tanto como las sorpresas en el precio.

Qué contiene un presupuesto completo

Estimación, presupuesto u oferta

Una estimación es su proyección fundamentada del coste y puede cambiar si las condiciones son distintas. Un presupuesto o una oferta cerrada es un precio firme al que usted se compromete. Use la palabra que corresponda y, si envía una estimación, indique qué podría cambiar la cifra final. Muchos oficios establecen una tolerancia, como avisar al cliente antes de superar la estimación en más de un diez por ciento aproximadamente.

Incluya una reserva para lo que no puede ver

Toda estimación de reforma o reparación es en parte una suposición sobre lo que hay detrás de la pared. En lugar de inflar discretamente cada partida, incluya una reserva visible acorde con la parte del trabajo que está oculta: mínima para cambiar un accesorio por otro equivalente en un espacio accesible, y más sustancial al abrir un edificio antiguo cuyo trabajo previo se desconoce.

La alternativa es peor. Absorber las sorpresas en silencio le lleva a presupuestar a la baja, y añadirlas al final sin avisar es lo que convierte a un cliente satisfecho en un conflicto.

Gestione los cambios por escrito

En cuanto cambia el trabajo, cambia el precio, y ambos deben quedar por escrito antes de seguir. Un parte de modificación solo necesita cuatro datos: qué ha cambiado, por qué, el impacto en el coste y el impacto en el plazo. Obtenga la aprobación por mensaje de texto o correo electrónico si es lo práctico en obra, y guárdela en el expediente del trabajo. Las modificaciones verbales son la causa más habitual de que un trabajo rentable acabe siendo no rentable.

Haga seguimiento de los presupuestos pendientes

Un presupuesto que se envía y nunca se vuelve a mencionar es una cuestión de suerte. Un breve seguimiento unos días después, preguntando si el cliente tiene dudas sobre el alcance, cierra trabajos que de otro modo se quedarían en nada. Lleve una lista de presupuestos abiertos con la fecha de envío de cada uno y considere el seguimiento como parte del trabajo, no como una venta.

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