Was eine Rechnung eines Handwerksbetriebs enthalten sollte
Eine Handwerkerrechnung braucht Ihre Firmendaten, die Daten des Kunden, eine Rechnungsnummer und ein Datum, die Leistungsadresse, eine datierte Beschreibung der Arbeiten, aufgeschlüsselte Arbeitskosten und Materialien mit Mengen und Preisen, die angewandte Steuer, den zu zahlenden Gesamtbetrag sowie klare Zahlungsbedingungen und Zahlungsarten. Fehlt etwas, ist das für den Kunden ein Grund, die Zahlung hinauszuzögern.
Die Pflichtangaben jeder Rechnung
Die meisten Zahlungsstreitigkeiten entstehen, weil der Kunde nicht nachvollziehen kann, wofür er belastet wird. Wenn diese Angaben enthalten sind, entfällt dieser Streitpunkt.
| Feld | Was hineingehört | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Ihre Firmendaten | Firmenname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Gewerbe- bzw. Lizenznummer, sofern Ihr Gewerk eine verlangt | Zeigt dem Kunden, an wen er zahlen muss und wie er Sie bei Fragen erreicht |
| Kundendaten | Name oder Firma, Rechnungsanschrift, Kontakttelefon oder E-Mail | Hausverwaltungen und Generalunternehmer leiten Rechnungen anhand des Rechnungsnamens weiter |
| Rechnungsnummer | Eine eindeutige, fortlaufende Kennung | Ermöglicht beiden Seiten, sich auf ein bestimmtes Dokument zu beziehen |
| Rechnungsdatum und Auftragsdatum | Das Datum, an dem Sie die Rechnung ausgestellt haben, und das Datum, an dem die Arbeit erledigt wurde | Zahlungsfristen laufen ab dem Rechnungsdatum; das Auftragsdatum klärt die Frage „Wann wurde das gemacht?“ |
| Leistungsadresse | Wo die Arbeit ausgeführt wurde, falls abweichend von der Rechnungsadresse | Unverzichtbar für Vermieter und Kunden mit mehreren Objekten |
| Leistungsumfang | Zwei oder drei klare Sätze, die beschreiben, was Sie getan haben | Der Teil, den der Kunde tatsächlich liest |
| Arbeitskosten-Positionen | Stunden und Stundensatz oder ein Pauschalpreis pro Arbeitsschritt | Zeigt die Berechnung statt einer Pauschalsumme |
| Materialpositionen | Teil, Menge, Einzelpreis | Belegt die Materialsumme und dient zugleich als Ihr Auftragsnachweis |
| Zwischensumme, Steuer, Gesamtbetrag | Jeweils in einer eigenen Zeile | Buchhalter lehnen Rechnungen ab, in denen die Steuer im Gesamtbetrag versteckt ist |
| Zahlungsbedingungen und Zahlungsarten | Fälligkeitsdatum, akzeptierte Zahlungsarten, gegebenenfalls eine Verzugsgebühr, die Sie tatsächlich erheben | Eine Rechnung ohne Fälligkeitsdatum wird irgendwann bezahlt |
Wie man die Arbeitspositionen formuliert
Beschreiben Sie die Arbeit so, wie Sie sie dem Kunden in seiner Küche erklären würden, und ergänzen Sie dann die Zahlen. Eine Zeile wie „Defekte ½-PS-Sumpfpumpe diagnostiziert und ersetzt, 2.0 hrs zu Ihrem Werkstattsatz“ wirkt wie tatsächlich erbrachte Leistung. Eine Zeile „Arbeitslohn“ mit einem pauschalen Betrag wirkt dagegen wie eine willkürlich gewählte Zahl.
Wenn bei einem Auftrag Anfahrt, Abholung einer Genehmigung oder eine Rückfahrt zur Teilebeschaffung anfielen, setzen Sie diese auf eigene Zeilen, statt sie in die Stunden einzurechnen. Kunden beanstanden selten eine Anfahrtspauschale, die sie sehen können; sie beanstanden Stunden, die nicht mit der Zeit übereinstimmen, in der Ihr Fahrzeug in der Einfahrt stand.
Wie Sie Materialien auflisten
Führen Sie jedes Teil mit Menge und Stückpreis auf, und zwar in den Worten, die der Kunde verwenden würde, nicht mit einer Artikelnummer aus dem Großhandel. Wenn Sie Materialien aufschlagen, entscheiden Sie sich für eine Methode und wenden Sie diese auf jede Rechnung an: Entweder zeigen Sie den aufgeschlagenen Stückpreis ohne separate Aufschlagzeile, oder Sie zeigen Ihren Einkaufspreis plus einen ausgewiesenen Aufschlagsprozentsatz. Wer beides je nach Auftrag mischt, sorgt dafür, dass Kunden Rechnungen vergleichen.
Kleinteile wie Fittings, Dichtmittel und Befestigungselemente lassen sich meist einfacher als eine Sammelposition „Werkstattmaterial“ abrechnen, als bis zur Unterlegscheibe aufzuschlüsseln.
Zahlungsbedingungen, die tatsächlich eingehalten werden
Geben Sie ein Fälligkeitsdatum an, nicht nur eine Bezeichnung der Frist. „Netto 30“ allein zwingt den Kunden zum Rechnen; „Netto 30, fällig am 12. September“ tut das nicht.
| Begriff | Bedeutung | Typischerweise verwendet für |
|---|---|---|
| Fällig bei Erhalt | Zahlung wird sofort erwartet | Serviceeinsätze bei Privatkunden, Reparaturen mit einem Termin |
| Netto 15 | Fällig 15 Tage nach Rechnungsdatum | Wiederkehrende Privatkunden, kleine Hausverwaltungen |
| Netto 30 | Fällig 30 Tage nach Rechnungsdatum | Gewerbliche Aufträge, Generalunternehmer, größere Hausverwaltungen |
| Anzahlung plus Restbetrag | Ein Teil vorab, Rest bei Fertigstellung | Aufträge mit erheblichen Materialkosten, die im Voraus beschafft werden |
| Abschlagsrechnung | Abrechnung zu vereinbarten Meilensteinen | Mehrwöchige Installationen und Umbauten |
Was auch immer Sie wählen, nennen Sie es auch im Angebot, damit die Bedingungen am Ende keine Überraschung sind. Verzugsgebühren lohnt es sich nur auszuweisen, wenn Sie sie tatsächlich einfordern wollen; was Sie berechnen dürfen, hängt von der Rechtsordnung und vom Vertrag ab.
Steuern, Lizenzen und Buchführung
Ob Arbeitsleistung steuerpflichtig ist, ob Materialien zu Ihren Kosten oder zum Kundenpreis versteuert werden und was auf der Rechnung angegeben werden muss, richtet sich nach Bundesland und Gemeinde. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie Ihr Gewerk und Ihr Bundesland Dienstleistungsarbeiten behandeln, und hinterlegen Sie diese Antwort einmal in Ihrer Vorlage, statt sie bei jedem Auftrag neu zu entscheiden. Bewahren Sie jede versendete Rechnung auf: Sie ist Ihr Nachweis, was angeboten wurde, was installiert wurde und wann die Garantie begann.
Häufige Fehler
- Keine Rechnungsnummer. Sie können nicht nachvollziehen, welche Rechnung „von letztem Dienstag“ gemeint ist.
- Nummern wiederverwenden nach einer stornierten Rechnung, was Ihre eigene Buchführung unterbricht.
- Eine Sammelposition mit der Bezeichnung „Installationsarbeiten“, was den Kunden dazu verleitet, über den Gesamtbetrag zu verhandeln.
- Erst Tage später versenden, nachdem der Kunde den Auftrag schon vergessen hat.
- Modell- und Seriennummern fehlen bei Geräteaustausch, die Sie beim Garantiefall brauchen.
Erstellen Sie die Rechnung, bevor Sie das Grundstück verlassen
Mit Voice To Task CRM sagen Sie nach einem Auftrag, was Sie getan haben, und die App erstellt einen Rechnungsentwurf mit einzelnen Positionen, wobei Arbeitsleistung, Material und Folgetermine aus Ihren eigenen Worten übernommen werden. Prüfen Sie den Entwurf, korrigieren Sie, was die KI falsch verstanden hat, und senden Sie die PDF per SMS oder E-Mail.
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