Como escrever um orçamento de obra para um negócio de serviços técnicos

Faça um orçamento definindo o escopo em linguagem simples, listando as horas de mão de obra e os materiais que o escopo exige, precificando cada item com suas próprias taxas, acrescentando uma contingência para os imprevistos que você identificou na visita técnica, e informando exclusões, premissas e por quanto tempo o preço vale. Depois, coloque um total único e claro no topo.

Comece pelo escopo, não pelo preço

O escopo é a frase que o cliente vai citar de volta quando houver uma discordância, então escreva-o antes de qualquer número. Informe o trabalho, o local e a condição final: “Substituir o aquecedor a gás de 40 galões na área técnica do subsolo, incluindo mangueiras flexíveis novas, vaso de expansão e remoção do equipamento antigo.”

Um escopo escrito assim deixa as exclusões evidentes. Se a ventilação estiver subdimensionada ou o registro de corte estiver travado, são itens separados, e nomeá-los agora é muito mais fácil do que explicá-los depois.

Estime a mão de obra em horas e depois precifique as horas

Divida o serviço nas tarefas que você realmente faria, na ordem, atribua uma quantidade de horas a cada uma e some tudo. Estimar um valor único de “uns dois dias” é a razão pela qual meios-dias desaparecem. As tarefas que as pessoas esquecem são justamente as que não fazem parte do serviço em si.

• Tempo de deslocamento e carregamento, se você cobrar
• Retirada de licenças e tempo de espera pela vistoria
• Proteção de pisos, remoção de móveis, abertura e reparo de acessos
• Idas ao depósito de materiais durante o serviço
• Limpeza e remoção de entulho

Sua taxa horária cobrável precisa cobrir mais do que o salário do técnico no carro. Custos de veículo, seguro, ferramentas, licenças, software, horas de escritório não cobráveis e os dias em que ninguém liga saem todos das horas cobráveis, por isso uma taxa saudável da empresa é um múltiplo do salário do técnico, e não uma pequena margem sobre ele.

Precifique os materiais com base em uma fonte atualizada

Faça o levantamento da lista de materiais item por item a partir do escopo e precifique-a com um orçamento atual do fornecedor, e não de memória. Os preços de materiais comuns variam, e um orçamento com o preço do cobre ou da madeira da temporada passada é um problema de margem que você mesmo criou.

Inclua uma linha para materiais de oficina, como conexões, fixadores e selante, em vez de detalhar cada pequeno consumível. Se uma peça especial tiver prazo de entrega longo, informe isso no orçamento. Surpresas no cronograma prejudicam o relacionamento com o cliente tanto quanto surpresas no preço.

O que um orçamento completo contém

Estimativa, orçamento ou proposta

Uma estimativa é a sua projeção fundamentada do custo e pode mudar se as condições forem diferentes. Um orçamento ou proposta de preço fixo é um valor firme que você se compromete a cumprir. Use o termo que corresponde ao que você quer dizer e, se enviar uma estimativa, explique o que poderia alterar o valor final. Muitos ofícios definem uma tolerância declarada, como avisar o cliente antes de ultrapassar a estimativa em cerca de dez por cento.

Inclua uma reserva para o que você não consegue ver

Toda estimativa de reforma ou reparo é, em parte, um palpite sobre o que está atrás da parede. Em vez de embutir discretamente margem em cada item, inclua uma reserva visível proporcional à parte oculta do trabalho: mínima para a troca de um equipamento por outro equivalente em um ambiente acessível, e maior ao abrir um prédio antigo cujos serviços anteriores são desconhecidos.

A alternativa é pior. Absorver imprevistos em silêncio ensina você a orçar abaixo do custo real, e acrescentá-los no final sem aviso transforma um cliente satisfeito em uma disputa.

Gerencie as alterações por escrito

No momento em que o serviço muda, o preço muda, e ambos precisam estar por escrito antes de você continuar. Uma ordem de alteração precisa de apenas quatro coisas: o que mudou, por quê, o impacto no custo e o impacto no prazo. Obtenha a aprovação por mensagem de texto ou e-mail, se isso for prático na obra, e guarde-a na pasta do trabalho. Ordens de alteração verbais são o motivo mais comum de um trabalho lucrativo acabar dando prejuízo.

Faça o acompanhamento dos orçamentos pendentes

Um orçamento enviado e nunca mais mencionado é uma questão de sorte. Um breve acompanhamento alguns dias depois, perguntando se o cliente tem dúvidas sobre o escopo, fecha serviços que, de outra forma, ficariam parados. Mantenha uma lista de orçamentos em aberto com a data de envio de cada um e trate o acompanhamento como parte do trabalho, não como vendas.

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