Comment remplir un formulaire administratif sur votre téléphone
La plupart des formulaires du gouvernement américain sont disponibles gratuitement en PDF sur le site de l'agence, et la plupart peuvent être remplis, signés et envoyés depuis un téléphone en quelques minutes. Les difficultés tiennent à trois points : obtenir le bon fichier, savoir quels champs sont réellement obligatoires, et connaître les quelques formulaires qui exigent encore le papier. Ce guide couvre ces trois points, puis renvoie vers une page champ par champ pour chaque formulaire courant.
1. Obtenez le PDF officiel auprès de l'agence
Tous les formulaires de ce guide sont du domaine public et gratuits. Téléchargez-les auprès de l'agence qui les émet, et non depuis un résultat de recherche qui les republie : les formulaires sont révisés (le W-9 et le I-9 ont tous deux changé récemment) et une ancienne version peut être refusée. Sur la page de l'agence, appuyez sur le lien PDF, puis enregistrez-le : sur iPhone, appuyez sur Partager puis Enregistrer dans Fichiers; sur Android, il se trouve dans Téléchargements.
| Formulaire | Agence | Notre page champ par champ |
|---|---|---|
| W-9 | IRS | Remplir un W-9 sur votre téléphone |
| W-4 | IRS | Remplir un W-4 sur votre téléphone |
| I-9 | USCIS | Remplir le formulaire I-9 sur votre téléphone |
| 1099-NEC | IRS | Remplir un 1099-NEC sur votre téléphone |
| SS-5 | SSA | Remplir le formulaire SS-5 sur votre téléphone |
| REG 135 | California DMV · Californie | Remplir un acte de vente de Californie (REG 135) sur votre téléphone |
| HSMV 82050 | Florida HSMV · Floride | Remplir un acte de vente de Floride (HSMV 82050) sur votre téléphone |
| MV-912 | New York DMV · New York | Remplir un acte de vente de New York (MV-912) sur votre téléphone |
| TD-420-065 | Washington DOL · Washington | Remplir un acte de vente de Washington (420-065) sur votre téléphone |
2. Ouvrez-le dans une application de remplissage et de signature
Un lecteur PDF affiche le formulaire ; une application de remplissage et de signature vous permet d'écrire dessus. Dans FormFill, appuyez sur l'écran d'accueil sur Importer un PDF et choisissez le fichier enregistré. Peu importe que le PDF comporte des champs remplissables : FormFill superpose votre texte à la page, ce qui signifie aussi qu'un formulaire papier photographié fonctionne de la même manière (appuyez plutôt sur Scanner ).
3. Ne remplissez que ce que le formulaire vous demande
Les formulaires administratifs sont partagés entre plusieurs parties : lisez donc les intitulés. Sur un W-4, les étapes 1 et 5 sont obligatoires et les étapes 2 à 4 sont facultatives ; le bloc employeur en bas ne vous concerne pas. Sur un I-9, le salarié ne remplit que la section 1. Sur un acte de vente, les blocs du vendeur et de l'acheteur sont séparés, et le kilométrage figure souvent sur le certificat d'immatriculation plutôt que sur l'acte de vente. Remplir un bloc qui appartient à quelqu'un d'autre est la raison la plus fréquente du rejet d'un formulaire.
- Appuyez sur Texte, puis appuyez sur la ligne où va la réponse et saisissez. Pincez pour zoomer sur les petites cases ; faites glisser le texte pour l'aligner et tirez un coin pour le redimensionner.
- Usage Case pour les cases à cocher, et cochez exactement une case lorsque le formulaire indique « check one ».
- Usage Date pour les lignes de date afin de garder un format uniforme.
- Pour les numéros qui doivent entrer dans des cases individuelles (un SSN ou un EIN), saisissez les chiffres avec des espaces pour que chacun tombe dans sa case, ou saisissez-les une fois et étirez la zone de texte sur toutes les cases.
- Laissez un champ facultatif vide plutôt que d'écrire "N/A", sauf si les instructions le demandent.
4. Signez à l'endroit où la signature est autorisée
Appuyez sur Signer pour dessiner votre signature (enregistrée pour réutilisation avec Pro) et la placer sur la ligne de signature, et non sur la ligne du nom imprimé juste au-dessus. La plupart des formulaires que vous remettez à une entreprise ou à un employeur acceptent un PDF signé. Quelques-uns ne l'acceptent pas : le formulaire SS-5 exige une signature à l'encre sur papier, et l'exemplaire A du formulaire 1099-NEC ne peut pas du tout être déposé à partir d'un PDF imprimé à domicile. En cas de doute, les instructions du formulaire indiquent « signer à l'encre » ou « signature originale » lorsque c'est important.
5. Terminez, vérifiez, envoyez
Appuyez sur Terminé. FormFill aplatit vos saisies dans le PDF afin que le destinataire ne puisse ni les déplacer ni les modifier, et propose Partager une copie ou Enregistrer sur l'appareil. Ouvrez une fois le fichier exporté avant de l'envoyer : vérifiez qu'aucun texte n'a glissé hors de sa ligne, qu'aucune case n'a été oubliée et que la signature est sur la bonne ligne. Si le destinataire souhaite une version papier, imprimez ce PDF aplati ; il s'imprime exactement tel que vous le voyez.
Formulaires qui exigent encore du papier
| Formulaire | Ce qui nécessite du papier | Ce que vous pouvez encore faire sur le téléphone |
|---|---|---|
| 1099-NEC | Exemplaire A à l'IRS : déposer par voie électronique via IRIS ou utiliser le formulaire rouge scannable | Remplissez les exemplaires B, C, 1 et 2 et envoyez l'exemplaire B au prestataire en PDF |
| SS-5 | Signature à l'encre, remise en main propre ou envoyée par la poste avec les documents originaux | Saisissez proprement tous les autres éléments, puis imprimez et signez |
| I-9 | Ce qu'exige le système de conservation de l'employeur | Remplissez la section 1 ; l'employeur remplit la section 2 après avoir vu vos documents |
| Contrats de vente DMV | En général aucune, mais le certificat d'immatriculation lui-même doit tout de même être signé pour transfert | L'intégralité de l'acte de vente, signé par les deux parties |
Remplissez et signez n'importe quel formulaire sur votre téléphone
FormFill transforme n'importe quel formulaire papier ou PDF en document à remplir et à signer : importez-le ou scannez-le, touchez n'importe où pour le compléter, ajoutez une signature réutilisable, puis aplatissez et envoyez un PDF propre. Tout reste sur votre appareil.
Questions fréquentes
Où dois-je télécharger un formulaire officiel ?
Auprès de l'organisme qui le délivre : irs.gov pour les formulaires fiscaux, uscis.gov pour les formulaires d'immigration, ssa.gov pour les formulaires de Sécurité sociale, et l'agence des véhicules automobiles de votre État pour les formulaires DMV. Les copies de tiers peuvent être obsolètes, et certains font payer un formulaire gratuit du domaine public.
Le PDF doit-il être remplissable ?
Non. Une application de remplissage et de signature comme FormFill écrit par-dessus la page, donc un PDF à plat, voire une photo d'un formulaire papier, convient. Les champs remplissables aident sur ordinateur ; sur téléphone, il est plus simple de toucher l'endroit où va la réponse.
Puis-je signer électroniquement un formulaire administratif ?
Cela dépend du formulaire et de son destinataire. Un W-9 ou un W-4 envoyé à une entreprise est généralement accepté sous forme de PDF signé. Le formulaire SS-5 doit être signé à l'encre sur papier, et la copie A du 1099-NEC doit être télétransmise ou imprimée sur le formulaire scannable de l'IRS. Consultez les instructions du formulaire, ou sa page dans notre bibliothèque, avant l'envoi.
Un fichier est-il envoyé lorsque je remplis un formulaire dans FormFill ?
Non. FormFill remplit et signe directement sur l'appareil, sans compte ni serveur. La seule copie qui quitte votre téléphone est celle que vous partagez.
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