Caisse de librairie ou application d'inventaire : le rôle de chacun
Les systèmes de caisse pour librairies sont conçus autour de la caisse : encaissement des ventes, comptes clients et commandes depuis l'ordinateur du bureau. Les tâches qui se déroulent sur le terrain, loin de la caisse, restent sur papier dans la plupart des librairies indépendantes. Il n'est pas nécessaire de remplacer une caisse qui fonctionne pour régler cela.
Ce que la caisse doit continuer à faire
- Ventes et paiements, y compris la TVA, les cartes cadeaux et les comptes clients.
- La base de données des titres que le magasin a constituée au fil des années.
- Commandes auprès des grossistes et des éditeurs, lorsque la caisse dispose d'une intégration.
- Exports comptables sur lesquels votre comptable s'appuie déjà.
Changer l'une de ces fonctions est un projet important et risqué. La plupart des librairies qui changent de caisse le font pour des raisons de caisse ou de site web, et non d'inventaire.
Les tâches de terrain que la caisse laisse au papier
| Tâche | Où elle se passe | Ce qui manque en général |
|---|---|---|
| Réceptionner une livraison | La réserve, carton par carton | Enregistrer l'entrée là où se trouve le carton, avec la date limite de retour |
| Retours | Les rayons | Une liste de prélèvement classée par valeur en jeu, scannée sur le rayon |
| Compter un rayon | Les rayons | Théorique face au compté, par rayon, sans fermer le magasin |
| « Vous l'avez ? » | Là où se trouve le client | Stock, rayon et dernière vente, depuis un téléphone |
| Commandes spéciales | Le comptoir et le téléphone | Une liste qui rejoint la prochaine commande et indique au client quand le livre arrive |
| Rotation par rayon | Au bureau, une fois par an | Chaque semaine, pour repérer un rayon qui ne se vend plus avant la saison |
Comment les deux s'articulent
L'organisation propre est à sens unique : l'application d'inventaire lit les exports du TPV (fichiers des ventes et des stocks) selon un calendrier, et n'écrit jamais dans le TPV. Les ventes continuent d'être encaissées à la caisse. Le travail en magasin se fait sur téléphone. Les analyses du propriétaire proviennent des deux. Si l'application d'inventaire disparaît, le TPV reste intact.
Questions à poser à tout module complémentaire
- Peut-il lire l'export de mon TPV sans intégration sur mesure ?
- Fonctionne-t-il sur le téléphone du personnel sans matériel supplémentaire ? Un scanner Bluetooth doit être facultatif.
- Que se passe-t-il au rayon sans réseau ?
- Puis-je exporter toutes mes données sous forme de fichier, à tout moment ?
Où se situe Bookstore Counter. Bookstore Counter est la gestion de la surface de vente et de l'arrière-boutique qui s'ajoute à votre caisse existante : scannez les livres avec leur date limite de retour, consultez la liste des retours à effectuer, comptez un rayon et consultez le stock et la dernière vente depuis un téléphone. Il lit les fichiers ONIX et les exports de ventes de la caisse et n'écrit jamais dans la caisse. Le radar des retours classe ce qui va bientôt vous revenir par valeur au coût en dollars et par semaine de fin de délai, vérifie le minimum de commande et les frais de retard de chaque fournisseur, sépare les titres que l'éditeur déclare non retournables et contrôle les avoirs par rapport à ce que vous avez envoyé : ouvrez la boutique de démonstration et choisissez Radar des retours. Les offres de livres d'occasion fondées sur votre historique de ventes et les commandes spéciales sont en cours de développement et ne figurent pas encore dans l'application. En savoir plus sur Bookstore Counter.
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