Bookstore-Kassensystem oder Bestandsapp: Wer was übernehmen sollte
Kassensysteme für Buchhandlungen sind um die Kasse herum gebaut: Verkäufe abwickeln, Kundenkonten führen und vom Büro-Computer aus bestellen. Die Aufgaben im Laden, abseits der Kasse, laufen in den meisten unabhängigen Buchhandlungen noch auf Papier. Dafür muss man ein funktionierendes Kassensystem nicht ersetzen.
Was das Kassensystem weiter übernehmen sollte
- Verkäufe und Zahlungen, einschließlich Steuern, Geschenkkarten und Kundenkonten.
- Die Titeldatenbank, die der Laden über Jahre aufgebaut hat.
- Bestellen bei Großhändlern und Verlagen, sofern das Kassensystem eine Schnittstelle dafür hat.
- Buchhaltungsexporte, auf die sich Ihre Buchhaltung bereits verlässt.
Eine solche Funktion zu verlagern ist ein großes Projekt mit echtem Risiko. Die meisten Läden wechseln ihr Kassensystem aus Gründen der Kasse oder der Website, nicht wegen des Bestands.
Die Aufgaben im Laden, die ein Kassensystem dem Papier überlässt
| Aufgabe | Wo sie anfällt | Was meist fehlt |
|---|---|---|
| Wareneingang annehmen | Der Lagerraum, Karton für Karton | Einbuchen am Ort des Kartons, mit erfasstem Rückgabedatum |
| Retouren | Die Regale | Eine Entnahmeliste, sortiert nach Wert im Risiko, direkt am Regal gescannt |
| Einen Bereich zählen | Die Regale | Soll gegen Ist, je Bereich, ohne den Laden zu schließen |
| „Haben Sie das?“ | Wo sich der Kunde gerade befindet | Bestand, Bereich und letzter Verkauf, vom Smartphone aus |
| Sonderbestellungen | Theke und Telefon | Eine Liste, die in die nächste Bestellung eingeht und dem Kunden sagt, wann der Titel eintrifft |
| Umschlag nach Bereich | Im Büro, einmal im Jahr | Jede Woche, damit ein toter Regalbereich rechtzeitig vor der Saison auffällt |
Wie beide zusammenpassen
Die saubere Lösung funktioniert nur in eine Richtung: Die Inventar-App liest die Exporte des Kassensystems (Verkaufs- und Bestandsdateien) nach Zeitplan ein und schreibt nie zurück ins Kassensystem. Verkäufe werden weiterhin an der Kasse abgerechnet. Die Arbeit im Laden erledigt man mit dem Telefon. Die Auswertungen des Inhabers stammen aus beiden Quellen. Wenn die Inventar-App wegfällt, bleibt das Kassensystem unverändert.
Fragen, die Sie jedem Zusatzprogramm stellen sollten
- Kann es den Export meines Kassensystems lesen, ohne eine individuelle Integration?
- Funktioniert es auf dem Telefon des Personals ohne zusätzliche Hardware? Ein Bluetooth-Scanner sollte optional sein.
- Was passiert im Regal ohne Empfang?
- Kann ich alle meine Daten jederzeit als Datei exportieren?
Wo sich Bookstore Counter einordnet. Bookstore Counter ist die Verkaufsraum- und Büroebene über dem bestehenden Kassensystem: Bücher mit ihrem Rückgabedatum einscannen, die Rückgabeliste abrufen, einen Bereich zählen und Lagerbestand sowie letzten Verkauf vom Telefon aus nachschlagen. Es liest ONIX-Dateien und Kassen-Verkaufsexporte und schreibt niemals ins Kassensystem. Der Rückgabe-Radar ordnet die Titel, die bald bei Ihnen verbleiben, nach Wert in Dollar zum Einkaufspreis und nach der Woche, in der ihr Zeitfenster endet, prüft die Mindestbestellmenge und Verspätungsgebühr jedes Lieferanten, hält vom Verlag als nicht rückgabefähig markierte Titel getrennt und gleicht Gutschriften mit dem ab, was Sie zurückgeschickt haben: Musterladen öffnen und wählen Sie Rückgabe-Radar. Gebrauchtbuchangebote aus Ihrer eigenen Verkaufshistorie und Sonderbestellungen werden als Nächstes entwickelt und sind in der App noch nicht verfügbar. Mehr über Bookstore Counter.
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