Sistema TPV o app de inventario para librerías: qué debe hacer cada uno
Los sistemas TPV para librerías están pensados en torno a la caja: registrar ventas, gestionar cuentas de clientes y hacer pedidos desde el ordenador de la oficina. Las tareas que ocurren en la tienda, fuera de la caja, siguen haciéndose en papel en la mayoría de librerías independientes. Para solucionarlo no hace falta sustituir un TPV que funciona.
Lo que el TPV debe seguir haciendo
- Ventas y cobros, incluidos impuestos, tarjetas regalo y cuentas de clientes.
- La base de datos de títulos que la tienda ha ido construyendo durante años.
- Pedidos a mayoristas y editoriales, cuando el TPV tiene integración.
- Exportaciones contables de las que ya depende tu contable.
Trasladar cualquiera de estas funciones es un proyecto grande y con riesgo real. La mayoría de las tiendas que cambian de TPV lo hacen por motivos de caja o de web, no de inventario.
Las tareas en tienda que el TPV deja en papel
| Tarea | Dónde ocurre | Qué suele faltar |
|---|---|---|
| Recibir una entrega | El almacén, caja por caja | Registrar la entrada donde está la caja, con la fecha límite de devolución anotada |
| Devoluciones | Las estanterías | Una lista de recogida ordenada por el valor en riesgo, escaneada en la estantería |
| Contar una sección | Las estanterías | Esperado frente a contado, por sección, sin cerrar la tienda |
| «¿Lo tienen?» | Dondequiera que esté el cliente | Stock disponible, sección y última venta, desde el móvil |
| Pedidos especiales | El mostrador y el teléfono | Una lista que se une al próximo pedido y avisa al cliente de cuándo llega |
| Rotación por sección | En la oficina, una vez al año | Cada semana, para ver un estante muerto a tiempo de temporada |
Cómo encajan las dos cosas
El esquema limpio es unidireccional: la aplicación de inventario lee las exportaciones del TPV (archivos de ventas y de stock) según un horario y nunca escribe de vuelta en el TPV. Las ventas siguen registrándose en la caja. El trabajo en la tienda se hace desde los teléfonos. Los análisis del propietario provienen de ambos. Si la aplicación de inventario desaparece, el TPV no se ve afectado.
Preguntas que hacer a cualquier complemento
- ¿Puede leer la exportación de mi TPV sin una integración a medida?
- ¿Funciona en el teléfono del personal sin hardware adicional? Un escáner Bluetooth debería ser opcional.
- ¿Qué pasa en el estante sin señal?
- ¿Puedo sacar todos mis datos como archivo, en cualquier momento?
Dónde encaja Bookstore Counter. Bookstore Counter es la gestión de sala y de oficina que se añade sobre el TPV que ya usa: escanee libros con su fecha límite de devolución, consulte la lista de devoluciones pendientes, cuente una sección y consulte el stock disponible y la última venta desde el teléfono. Lee archivos ONIX y exportaciones de ventas del TPV y nunca escribe en el TPV. El radar de devoluciones ordena lo que está a punto de quedar en su poder por valor en dólares al coste y por la semana en que se cierra su plazo, comprueba el pedido mínimo y el recargo por demora de cada proveedor, separa los títulos que la editorial marca como no devolvibles y verifica las notas de crédito frente a lo que envió: abra la tienda de muestra y elija Radar de devoluciones. Las ofertas por libros de segunda mano basadas en su historial de ventas y los pedidos especiales se están desarrollando a continuación y aún no están en la aplicación. Más información sobre Bookstore Counter.
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