Cómo controlar las devoluciones de libros antes de que cierre el plazo
Cada libro nuevo sin vender que llegó con condiciones de devolución tiene una fecha después de la cual pasa a ser suyo para siempre. La mayoría de las librerías lo saben y, aun así, pierden plazos, porque la fecha está en una factura guardada en un cajón y nadie ve el total hasta que es demasiado tarde. La solución es una rutina semanal breve que convierte esas fechas en una lista ordenada por dinero.
Registre la fecha de devolución cuando llegue el libro
El plazo comienza en la fecha de factura o en la fecha de recepción, según las condiciones del proveedor. En cualquier caso, el momento de registrarlo es la recepción. Para cada entrega, anote el proveedor, el número y la fecha de la factura, y el plazo del proveedor. Así, cada ejemplar de esa factura tendrá una fecha límite de devolución. Sin ella, la lista de devoluciones hay que rehacerla desde los papeles cada vez.
Sepa qué títulos se pueden devolver
- No devolvible el stock, a menudo comprado con un descuento mayor, nunca va en la lista.
- Condiciones de devolución de la editorial se incluyen en los feeds ONIX de muchos títulos, así que el registro del título puede indicar si es devolvible sin que nadie tenga que buscarlo.
- Las condiciones del mayorista y de la editorial difieren. Un título comprado a un mayorista se rige por las condiciones de este, aunque las de la editorial sean distintas. Lea las condiciones actuales de cada proveedor; cambian.
Ordenar por importe en riesgo, por semana
Una lista ordenada por fecha indica qué está por cerrar. Una lista sumada por semana indica cuánto vale. Agrupe cada ejemplar devolvible que siga en el estante y no se haya vendido en los últimos 90 días según la semana en que cierra su plazo, y sume el coste:
| Cierre del plazo (ejemplo) | Títulos | Ejemplares | Coste en riesgo |
|---|---|---|---|
| Semana del 20 oct | 23 | 41 | $1,980 |
| Semana del 27 oct | 17 | 29 | $1,440 |
| Semana del 3 nov | 31 | 55 | $2,610 |
Trabaje primero la semana más próxima, pero mire una semana adelante: una semana grande que se acerca es el momento de exponer los libros en lugar de devolverlos en cajas.
Elabore la lista de retirada y los documentos juntos
- Imprime o abre la lista de devoluciones por sección y estantería, para que una sola persona pueda recorrer el local una vez.
- Escanea cada ejemplar en cuanto lo saques de la estantería. Lo que no se encuentre es un problema de recuento; anótalo.
- Revisa los mínimos del proveedor antes de empaquetar. Algunos proveedores exigen un número mínimo de ejemplares o un valor mínimo por devolución.
- Solicita la autorización de devolución en la forma que pida el proveedor, con la lista de ISBN y cantidades.
- Empaqueta, etiqueta cada caja con el número de autorización y guarda la lista junto con el justificante de envío.
Comprueba que el abono vuelve
La devolución no termina cuando sale la caja. Compara cada nota de abono con lo que enviaste: ejemplares, ISBN y abono por ejemplar. Los abonos incompletos son habituales y rara vez se reclaman. Una hoja sencilla con fecha de devolución, número de autorización, valor enviado, abono recibido y diferencia los detecta.
Dónde encaja Bookstore Counter. Bookstore Counter es la gestión de sala y de oficina que se añade sobre el TPV que ya usa: escanee libros con su fecha límite de devolución, consulte la lista de devoluciones pendientes, cuente una sección y consulte el stock disponible y la última venta desde el teléfono. Lee archivos ONIX y exportaciones de ventas del TPV y nunca escribe en el TPV. El radar de devoluciones ordena lo que está a punto de quedar en su poder por valor en dólares al coste y por la semana en que se cierra su plazo, comprueba el pedido mínimo y el recargo por demora de cada proveedor, separa los títulos que la editorial marca como no devolvibles y verifica las notas de crédito frente a lo que envió: abra la tienda de muestra y elija Radar de devoluciones. Las ofertas por libros de segunda mano basadas en su historial de ventas y los pedidos especiales se están desarrollando a continuación y aún no están en la aplicación. Más información sobre Bookstore Counter.
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