Come preparare un rendiconto delle commissioni per distributori automatici

Un rendiconto delle commissioni è la pagina che invii a una location insieme al pagamento. È anche lo strumento di fidelizzazione migliore per l'operatore: una location che vede numeri chiari ogni mese difficilmente fa entrare un concorrente. Ecco cosa deve contenere, un layout da copiare e da dove dovrebbe provenire ciascuna cifra.

Cosa includere nel rendiconto

Intestazione. Il nome della tua attività, il nome e il contatto della location, il periodo (ad esempio dal 1° al 30 settembre) e la data del pagamento.
Una riga per ogni distributore. Nome della macchina o numero di inventario, vendite lorde del periodo, fonte di quella cifra, detrazioni, vendite soggette a commissione, aliquota, commissione.
Totale dovuto e come è stato pagato (numero dell'assegno o riferimento del bonifico).
Note su operatività e assistenza. Visite effettuate, eventuali guasti e loro durata. Questo risponde a «funzionava?» prima che qualcuno lo chieda.
Le condizioni dell'accordo in una riga, così nessuno deve cercare il contratto: «10% delle vendite al netto delle tasse, contanti e carta, pagato mensilmente».

Un layout da copiare

Northline Vending · Commission statement
Riverside Plant · September 1–30, 2026 · paid October 10 by transfer

Machine            Source   Gross      Tax+refunds  Commissionable  Rate  Commission
Snack 2F-01        DEX      1,240.00   90.50        1,149.50        10%   114.95
Drink 2F-02        Card     980.00     69.40        910.60          10%    91.06
                                                     -------               ------
Total                                               2,060.10              206.01

Terms: 10% of pre-tax sales, cash and card, monthly by the 15th.
Visits: 9 · Outage: Drink 2F-02, bill validator, Sep 14 06:40 to 15:10

Da dove dovrebbe provenire ciascun numero

Voce	Fonte migliore	Alternativa
Vendite in contanti	DEX `CA2` per il periodo	Contanti conteggiati a ogni visita
Vendite con carta	Portale del lettore di carte o DEX `DA2`	Rendiconto del processore per terminale
Rimborsi ed erogazioni di prova	DEX `PA4`, `PA5`, erogazione monete	Note del rifornitore
Guasti	DEX `EA` eventi o avvisi di telemetria	Giorni senza vendite

I periodi raramente coincidono con le visite. Se le tue ultime visite sono state il 28 e il 3, usa i totali giornalieri del lettore oppure ripartisci le vendite tra una visita e l'altra in base ai giorni di ciascun mese, e indica nel rendiconto quale metodo hai usato.

Tieni un registro dei pagamenti

Per ogni location, tieni un elenco aggiornato: periodo, importo, data del pagamento, riferimento. Quando una location cambia responsabile, il nuovo chiederà cosa è stato pagato l'anno precedente. Un registro risponde in un minuto, ed è anche ciò di cui il tuo commercialista ha bisogno a fine anno.

Foglio di calcolo o software. Un foglio di calcolo basta per un numero limitato di location. Oltre le dieci, il tempo si perde a raccogliere il lordo di ogni distributore, non a fare i calcoli, ed è questa la parte da automatizzare.

Dove si inserisce Vending Route. Vending Route calcola il rendiconto mensile delle commissioni di ogni sede da file DEX, Nayax e conteggi delle visite (percentuale sul lordo o al netto delle tasse, al netto delle commissioni delle carte, scaglioni, importi fissi, minimi), con un PDF per ogni sede e un registro dei pagamenti: apri l'operazione di esempio e scegli Commissioni. È in lavorazione un laboratorio prezzi che confronta lo stesso prodotto tra diverse macchine, non ancora presente nell'app. Gratuito per un massimo di tre macchine nella app web, con l'app per telefono su Google Play. Scopri di più su Vending Route.

Apri l'app web di Vending Route Tutte le funzioni di Vending Route

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