Como acompanhar as devoluções de livros antes do prazo fechar
Todo livro novo não vendido que chegou em condições de devolução tem uma data após a qual passa a ser seu definitivamente. A maioria das livrarias sabe disso e, mesmo assim, perde os prazos, porque a data fica numa nota fiscal guardada na gaveta e ninguém vê o total até ser tarde demais. A solução é uma rotina semanal curta que transforma essas datas em uma lista ordenada por valor.
Registre a data de devolução quando o livro chegar
O prazo começa na data da nota fiscal ou na data de recebimento, dependendo das condições do fornecedor. Em qualquer caso, o momento de registrar é o recebimento. Para cada entrega, anote o fornecedor, o número e a data da nota fiscal e o prazo do fornecedor. Assim, cada exemplar daquela nota recebe uma data limite de devolução. Sem isso, a lista de devoluções precisa ser refeita a partir de papéis toda vez.
Saiba quais títulos podem ser devolvidos
- Não devolvível estoque, frequentemente comprado com desconto maior, nunca entra na lista.
- Condições de devolução da editora estão nos feeds ONIX de muitos títulos, então o registro do título pode informar se ele é devolvível sem que alguém precise consultar.
- As condições do atacadista e da editora são diferentes. Um título comprado de um atacadista segue as condições do atacadista, mesmo que as da editora sejam diferentes. Leia as condições atuais de cada fornecedor; elas mudam.
Ordenar pelo valor em risco, por semana
Uma lista ordenada por data mostra o que está fechando. Uma lista somada por semana mostra quanto isso vale. Agrupe cada exemplar devolvível ainda na prateleira, sem venda nos últimos 90 dias, pela semana em que o prazo fecha, e some o custo:
| Fim do prazo (exemplo) | Títulos | Exemplares | Custo em risco |
|---|---|---|---|
| Semana de 20 out | 23 | 41 | $1,980 |
| Semana de 27 out | 17 | 29 | $1,440 |
| Semana de 3 nov | 31 | 55 | $2,610 |
Trabalhe primeiro a semana mais próxima, mas olhe uma semana à frente: uma semana grande se aproximando é hora de expor os livros em vez de encaixotá-los.
Monte a lista de separação e a documentação juntas
- Imprima ou abra a lista de devoluções por seção e prateleira, para que uma pessoa possa percorrer o salão uma vez.
- Escaneie cada exemplar assim que ele sair da prateleira. Qualquer item não encontrado é um problema de contagem; anote.
- Verifique os mínimos do fornecedor antes de embalar. Alguns fornecedores exigem uma quantidade mínima de exemplares ou um valor mínimo por devolução.
- Solicite a autorização de devolução da forma que o fornecedor pede, com a lista de ISBNs e quantidades.
- Embale, identifique cada caixa com o número da autorização e guarde a lista junto com o comprovante de envio.
Confira se o crédito volta
A devolução não termina quando a caixa sai. Confira cada nota de crédito com o que foi enviado: exemplares, ISBNs e crédito por exemplar. Créditos abaixo do esperado são comuns e raramente são cobrados. Uma planilha simples com data da devolução, número da autorização, valor enviado, crédito recebido e diferença ajuda a identificá-los.
Onde o Bookstore Counter se encaixa. Bookstore Counter é a camada de loja e escritório sobre o PDV que você já usa: escaneie livros com a data limite de devolução, veja a lista de devoluções a retirar, conte uma seção e consulte o estoque e a última venda pelo celular. Ele lê arquivos ONIX e exportações de vendas do PDV e nunca escreve no PDV. O radar de devoluções classifica o que está prestes a ficar com você por valor em dólares pelo custo e pela semana em que a janela se fecha, verifica o pedido mínimo e a multa por atraso de cada fornecedor, separa os títulos que a editora marca como não devolvíveis e confere as notas de crédito com o que você enviou: abra a loja de exemplo e escolha Radar de devoluções. Ofertas de livros usados com base no seu histórico de vendas e encomendas especiais serão desenvolvidas em seguida e ainda não estão no aplicativo. Mais sobre o Bookstore Counter.
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