Jak działają zwroty do wydawców dla księgarń
Większość nowych książek sprzedawanych księgarni w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie jest objęta zwrotem: jeśli egzemplarz się nie sprzeda, księgarnia może odesłać go wydawcy lub hurtownikowi w zamian za zaliczenie, w terminie określonym przez warunki danego dostawcy. Termin jest kluczowy. Książka zwrócona na czas kosztuje księgarnię niewiele więcej niż przesyłka; książka, która przekroczyła termin, staje się własnością księgarni w pełnej cenie, bez kupca.
Skąd wzięł się system zwrotów
Zasada zwrotności sięga czasów Wielkiego Kryzysu, kiedy wydawcy zaczęli przyjmować z powrotem niesprzedane nakłady, aby księgarze nadal zamawiali nowe tytuły w niepewnych czasach. Przyjęło się to i nadal kształtuje sposób działania branży: wydawca wprowadza nowość, zakładając, że część nakładu wróci, a księgarnia kupuje szerzej, niż mogłaby w innym przypadku, ponieważ ryzyko pomyłki jest ograniczone. Wskaźniki zwrotów nowych twardych okładek od dawna oscylują w granicach jednej czwartej do jednej trzeciej wysłanych egzemplarzy, co pokazuje, jak centralny jest ten mechanizm.
Książki używane, remaindery, większość artykułów towarzyszących oraz wszystko, co zakupiono na wyraźnie nieobjętych zwrotem warunkach, znajdują się poza tym systemem. Księgarnie często akceptują wyższy rabat w zamian za rezygnację z prawa zwrotu przy tytułach, co do których są pewne; to kompromis, który warto podjąć świadomie, tytuł po tytule, a nie domyślnie.
Elementy typowej polityki zwrotów
Każdy wydawca i hurtownik ustala własne warunki, a dokładne liczby się zmieniają, dlatego dokumentem regulującym działanie Twojej księgarni jest ten, na podstawie którego otwarto Twoje konto. Elementy są spójne, nawet gdy liczby się różnią.
| Pojęcie | Co zwykle oznacza | Dlaczego ma to znaczenie w sklepie |
|---|---|---|
| Najwcześniejsza data zwrotu | Minimalny okres od faktury, zanim zwrot zostanie przyjęty, zwykle około 90 dni w przypadku największych wydawnictw. | Książki odesłane zbyt wcześnie są odrzucane lub obciążane. Lista zwrotów nie powinna ich pokazywać, dopóki okres zwrotu się nie rozpocznie. |
| Ostateczny termin zwrotu | Limit liczony od daty faktury; zwykle rok, niektórzy dostawcy pozwalają na dłużej, hurtownie często są bardziej restrykcyjne niż wydawcy. | To data, której przekroczenie kosztuje pieniądze. |
| Stan | Nadający się do sprzedaży: bez oznaczeń, bez naklejek lub z starannie usuniętymi naklejkami, bez śladów użytkowania na półce, bez naklejek z ceną na obwolucie. | Książka, która leżała okładką do słońca w nasłonecznionej witrynie, może wrócić jako obciążenie zamiast jako uznanie. |
| Autoryzacja | Niektórzy dostawcy wymagają autoryzacji zwrotu lub listu przewozowego wygenerowanego w ich portalu przed wysyłką; inni przyjmują zwroty bez autoryzacji. | Wpleć etap zgłoszenia w rutynę, ponieważ sama autoryzacja może mieć termin ważności. |
| Wartość uznania | Uznanie wystawiane jest według ceny z faktury lub obowiązującego dla danego konta rabatu, pomniejszone o ewentualne kary. | Jeśli koszty danego tytułu zmieniły się od momentu przyjęcia, uznanie może nie odpowiadać kwocie, którą zapłaciłeś. |
| Transport | Koszt wysyłki zwrotu prawie zawsze ponosi księgarnia. | Łączenie zwrotów w mniej, ale bardziej wypełnione kartony dla każdego dostawcy realnie oszczędza pieniądze. |
| Wydania masowe | Zwroty z obciętymi okładkami (oświadczenie): księgarnia odsyła tylko przednią okładkę i poświadcza, że reszta została zniszczona. | Inny proces fizyczny niż zwykłe zwroty; trzymaj go oddzielnie na zapleczu. |
Dlaczego termin zwrotu musi być na książce, a nie tylko na fakturze
Najczęstszym błędem w małej księgarni jest to, że okres zwrotu można ustalić tylko na podstawie oryginalnej faktury. Kupiec mniej więcej wie, kiedy dany tytuł przyszedł, faktura leży zarchiwizowana w biurze, a książka stoi na półce 40 feet dalej bez żadnej adnotacji. Osoba zajmująca się zwrotami pracuje z pamięci i z tymi fakturami, które akurat uda się znaleźć.
Rozwiązaniem jest zapisanie terminu przy przyjęciu towaru. Podczas odbioru kartonu każdy tytuł otrzymuje datę przyjęcia, a dostawcę, oraz termin zwrotu obliczony zgodnie z warunkami danego dostawcy. Dzięki temu pytanie „co mam odesłać w tym miesiącu” staje się zapytaniem, a nie żmudnym researchem.
Decydowanie, co zwrócić
Nie każdą książkę w okresie zwrotu warto odsyłać. Przegląd zwrotów działa najlepiej jako filtr stosowany w stałej kolejności:
- Okres zwrotu wkrótce się kończy. Zacznij od tytułów, których ostateczny termin zwrotu przypada w ciągu najbliższych 30 dni. To one staną się niemożliwe do zwrotu, jeśli nic nie zrobisz.
- Nie sprzedają się. Z nich zachowaj egzemplarze, które niedawno się sprzedały; tytuł, który sprzedał się w ciągu ostatnich 60 do 90 dni, nadal zasługuje na miejsce na półce. Reszta jest kandydatami do zwrotu.
- Nadal na stanie. Do zwrotu mogą trafić tylko egzemplarze fizycznie znajdujące się w sklepie. Szybkie skanowanie potwierdza stan przed zapakowaniem czegokolwiek.
- Warto ponieść koszt wysyłki. Grupuj kandydatów według dostawcy i patrz na karton jako całość. Pojedyncza tania broszura może nie uzasadniać wysyłki; pudło dwudziestu egzemplarzy już tak.
- Decyzja kupca. Tytuły sezonowe, backlist o znaczeniu lokalnym i wszystko powiązane z wydarzeniem mogą być celowo zatrzymane. Chodzi o to, że zatrzymanie jest decyzją, a nie przeoczeniem.
Procedura zwrotów, która działa
Sklepy, które utrzymują porządek w zwrotach, zwykle robią te same kilka rzeczy:
- Stały rytm. Co tydzień lub co dwa tygodnie, tego samego dnia, przez tę samą osobę. Zwroty, które czekają na spokojny tydzień, nigdy się nie odbywają.
- Zbieraj według listy, pakuj według dostawcy. Przejdź po sklepie z listą zbiórki, skanuj każdy egzemplarz zaraz po zdjęciu z półki, żeby stan magazynowy natychmiast się zmniejszył, a następnie posortuj wózek na jeden karton na dostawcę.
- Dokument zwrotu w każdym pudle. ISBN, tytuł, ilość, numer faktury, jeśli dostawca tego wymaga. Zachowaj kopię; spory o noty kredytowe wygrywa się dokumentacją.
- Uzgodnij kredyt. Gdy przyjdzie nota kredytowa, porównaj ją z tym, co wysłano. Niepełne kredyty i obciążenia za stan książki są na tyle częste, że warto sprawdzać je za każdym razem.
- Przekaż informację do zakupów. Tytuł, który wraca całymi kartonami, został zamówiony w nadmiarze. Rejestr zwrotów jest uczciwym zapisem tego, gdzie zakupy były zbyt optymistyczne.
Częste błędy
Zwrot zbyt wcześnie. Nowość, która nie osiągnęła jeszcze najwcześniejszej daty zwrotu, zostaje odrzucona, a sklep płaci wysyłkę w obie strony. Zwrot po terminie to kosztowny błąd: kredyt zostaje odmówiony, a książka wraca lub jest niszczona na koszt sklepu. Mieszanie dostawców w jednym kartonie prowadzi do odrzucenia całego pudła. Naklejki z ceną na obwolutach zamieniają czysty zwrot w obciążenie za stan; zakładki na ladzie i etykiety na grzbiecie, które zostawiają ślad kleju, robią to samo. A niepowiązanie tego, co wysłano oznacza, że niepełne kredyty nigdy nie zostaną wychwycone.
Jak Bookstore Counter pomaga. Bookstore Counter zapisuje dostawcę, fakturę i termin zwrotu przy każdym egzemplarzu podczas skanowania, korzystając z okresu zwrotu, który ustawiasz dla każdego dostawcy. Jego lista zbiórki zwrotów pokazuje tytuły, których okno zwrotu zamyka się w ciągu najbliższych 30 dni, nadal dostępne i bez sprzedaży od 90 dni, z możliwością sortowania według daty zamknięcia lub wartości, tak aby cotygodniowy przegląd zaczynał się od listy, a nie od szafy z dokumentami. Pracownicy skanują książki z półki telefonem z Androidem, tworząc zwrot; po zamknięciu stan magazynowy zostaje skorygowany i powstaje dokument zwrotu, który wysyła się z paczką. Ta sama funkcja otwiera się w aplikacji webowej back-office do drukowania dokumentów i przeglądania, co zostało zwrócone, według dostawcy. Więcej o Bookstore Counter →
Więcej poradników: wszystkie poradniki Adelyons