Fonctionnement des retours éditeur pour les librairies
La plupart des nouveaux livres vendus à une librairie aux États-Unis et au Canada sont retournables: si un exemplaire ne se vend pas, la librairie peut le renvoyer à l'éditeur ou au grossiste contre un avoir, dans un délai fixé par les conditions de ce fournisseur. Le délai est tout l'enjeu. Un livre retourné à temps ne coûte guère plus que le transport à la librairie ; un livre qui dépasse le délai appartient désormais à la librairie, à plein coût, sans acheteur.
D'où vient le système de retours
La retournabilité remonte à l'époque de la Grande Dépression, lorsque les éditeurs ont commencé à reprendre les invendus pour que les libraires continuent de commander des titres nouveaux en période incertaine. Le système s'est imposé et continue de façonner le fonctionnement du secteur : un éditeur lance une nouveauté en sachant qu'une part de l'édition reviendra, et une librairie achète plus largement qu'elle ne le ferait autrement, car le risque d'une erreur est limité. Pendant longtemps, le taux de retour des nouveautés en grand format s'est situé entre un quart et un tiers des exemplaires expédiés, ce qui montre à quel point ce mécanisme est central.
Les livres d'occasion, les soldes, la plupart des articles annexes et tout ce qui est acheté à des conditions explicitement non retournables restent hors du système. Les librairies acceptent souvent une remise plus importante en échange de la renonciation au retour sur les titres dont elles sont sûres ; c'est un compromis qui mérite d'être fait délibérément, titre par titre, plutôt que par défaut.
Les éléments d'une politique de retour type
Chaque éditeur et grossiste rédige ses propres conditions, et les chiffres exacts évoluent. Le document qui régit votre librairie est donc celui sous lequel votre compte a été ouvert. Les éléments sont cohérents, même lorsque les chiffres diffèrent.
| Terme | Ce que cela signifie en général | Pourquoi c'est important en magasin |
|---|---|---|
| Date de retour la plus proche | Un délai minimum après la facture avant qu'un retour soit accepté, généralement d'environ 90 jours pour les grandes maisons d'édition. | Un livre renvoyé trop tôt est refusé ou fait l'objet d'une contre-passation. La liste des retours ne doit le faire apparaître qu'une fois la période ouverte. |
| Date limite de retour | Un plafond calculé à partir de la date de facture ; un an est courant, certains fournisseurs accordent davantage, les grossistes sont souvent plus stricts que les éditeurs. | C'est la date qui coûte de l'argent lorsqu'elle est dépassée. |
| État | Revendable : non marqué, sans autocollant ou avec autocollants proprement retirés, sans usure de rayon, sans étiquette de prix sur la jaquette. | Un livre resté exposé en vitrine au soleil peut revenir en contre-passation plutôt qu'en avoir. |
| Autorisation | Certains fournisseurs exigent une autorisation de retour ou un bordereau généré depuis leur portail avant l'expédition ; d'autres acceptent les retours libres. | Intégrez l'étape de demande à votre routine, car l'autorisation elle-même peut avoir une date d'expiration. |
| Valeur de l'avoir | L'avoir est établi au prix d'achat facturé, ou à la remise en vigueur pour ce compte, moins toute pénalité. | Si votre prix d'achat d'un titre a changé depuis la réception, l'avoir peut ne pas correspondre à ce que vous avez payé. |
| Frais de port | Les frais de retour sont presque toujours à la charge de la librairie. | Regrouper les retours dans moins de cartons, mais plus pleins, par fournisseur permet de réaliser de vraies économies. |
| Livres de poche | Retours par découpe de couverture (attestation) : la librairie ne renvoie que la couverture et certifie que le reste a été détruit. | Un processus physique différent des retours classiques ; à séparer dans l'arrière-boutique. |
Pourquoi la date limite de retour doit figurer sur le livre, et pas seulement sur la facture
L'erreur la plus courante dans une petite librairie est que le délai de retour n'est connu qu'à partir de la facture d'origine. L'acheteur se souvient à peu près de l'arrivée d'un titre, la facture est classée au bureau, et le livre est sur une étagère à 40 feet de là, sans aucune mention. La personne qui traite les retours travaille de mémoire et avec les factures qu'elle retrouve.
La solution consiste à noter le délai à la réception. Lors du contrôle d'un carton, chaque titre reçoit une date de réception, a fournisseur, et une date limite de retour calculée selon les conditions de ce fournisseur. Ainsi, la question « que dois-je renvoyer ce mois-ci ? » devient une requête plutôt qu'une enquête.
Décider quoi retourner
Tous les livres encore dans leur délai ne doivent pas forcément partir. Un passage des retours fonctionne mieux comme un filtre appliqué dans un ordre fixe :
- Délai bientôt écoulé. Commencez par les titres dont la date limite de retour tombe dans les 30 prochains jours. Ce sont ceux qui deviendront non retournables si vous ne faites rien.
- Ne se vendent pas. Parmi eux, gardez les exemplaires qui se sont vendus récemment ; un titre vendu au cours des 60 à 90 derniers jours mérite encore sa place en rayon. Les autres sont des candidats au retour.
- Encore en stock. Seuls les exemplaires physiquement présents en magasin peuvent être retournés. Un rapide scan confirme le décompte avant tout emballage.
- Les frais de port en valent la peine. Regroupez les candidats par fournisseur et considérez le carton dans son ensemble. Un seul livre de poche bon marché ne justifie pas forcément un envoi à lui seul ; une caisse de vingt, si.
- Dérogation de l'acheteur. Les titres de saison, le fonds local et tout ce qui est lié à un événement peuvent être conservés délibérément. L'important est que la conservation soit une décision et non un oubli.
La routine de retours qui fonctionne
Les librairies qui gardent leurs retours bien en ordre font généralement les mêmes quelques gestes :
- Une cadence fixe. Chaque semaine ou toutes les deux semaines, le même jour, par la même personne. Les retours qui attendent une semaine calme n'ont jamais lieu.
- Préparer par liste, emballer par fournisseur. Parcourez le magasin avec la liste de prélèvement, scannez chaque exemplaire au moment où vous le retirez du rayon pour que le stock disponible baisse immédiatement, puis triez le chariot en un carton par fournisseur.
- Un bon de retour dans chaque colis. ISBN, titre, quantité, référence de facture si le fournisseur la demande. Gardez une copie : les litiges d'avoir se gagnent avec les justificatifs.
- Rapprochez l'avoir. Lorsque l'avis d'avoir arrive, comparez-le à ce qui a été envoyé. Les avoirs incomplets et les débits pour état du livre sont assez fréquents pour être vérifiés à chaque fois.
- Remontez l'information aux achats. Un titre qui revient par carton a été commandé en trop. Le journal des retours est le relevé honnête des cas où les achats ont été trop optimistes.
Erreurs courantes
Retourner trop tôt. Une nouveauté qui n'a pas atteint sa date de retour au plus tôt est refusée, et le magasin paie les frais de port dans les deux sens. Retourner hors délai est l'erreur coûteuse : l'avoir est refusé et le livre revient, ou est détruit, aux frais du magasin. Mélanger des fournisseurs dans un carton entraîne le refus de la caisse entière. Étiquettes de prix sur les jaquettes transforment un retour impeccable en débit pour état ; les marque-pages et étiquettes de dos qui laissent des traces de colle font de même. Et ne pas suivre ce qui a été envoyé signifie que les avoirs incomplets ne sont jamais détectés.
Comment Bookstore Counter vous aide. Bookstore Counter enregistre le fournisseur, la facture et la date limite de retour sur chaque exemplaire au moment de son scan, en utilisant le délai de retour que vous avez défini pour chaque fournisseur. Sa liste de prélèvement des retours affiche les titres dont le délai de retour expire dans les 30 prochains jours, encore en stock et sans vente depuis 90 jours, triables par date d'échéance ou par valeur, afin que le passage hebdomadaire parte d'une liste plutôt que d'un classeur. Le personnel scanne les livres sur l'étagère avec un téléphone Android pour créer un retour ; à la clôture, le stock est ajusté et un bon de retour est généré pour accompagner le carton. Le même outil s'ouvre dans l' application web de gestion arrière-boutique pour imprimer des documents et consulter les retours par fournisseur. En savoir plus sur Bookstore Counter →
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