Hoe retourzendingen naar uitgevers voor boekhandels werken
De meeste nieuwe boeken die in de Verenigde Staten en Canada aan een boekhandel worden verkocht, zijn retourneerbaar: als een exemplaar niet verkoopt, kan de boekhandel het binnen een termijn die door de voorwaarden van die leverancier is vastgesteld, terugsturen naar de uitgever of groothandel voor creditering. De termijn is het hele spel. Een op tijd teruggestuurd boek kost de boekhandel nauwelijks meer dan de verzendkosten; een boek dat de termijn mist, is een boek dat de winkel nu volledig zelf bezit, tegen volledige kosten, zonder koper.
Waar het retoursysteem vandaan komt
Retourneerbaarheid stamt uit de crisisjaren van de jaren dertig, toen uitgevers begonnen onverkochte voorraad terug te nemen zodat boekhandelaren in onzekere tijden nieuwe titels bleven bestellen. Het bleef hangen en bepaalt nog steeds hoe de branche werkt: een uitgever brengt een nieuwe titel uit in de veronderstelling dat een deel ervan terugkomt, en een boekhandel koopt ruimer in dan anders mogelijk zou zijn, omdat het nadeel van een misser beperkt is. Retourpercentages voor nieuwe gebonden boeken lagen al lang ergens tussen een kwart en een derde van de geleverde exemplaren, wat laat zien hoe centraal dit mechanisme is.
Tweedehands boeken, remainders, de meeste sidelines en alles wat is gekocht op uitdrukkelijk niet-retourneerbare voorwaarden vallen buiten het systeem. Winkels accepteren vaak een grotere korting in ruil voor het opgeven van retourneerbaarheid bij titels waar ze zeker van zijn; dat is een afweging die je bewust moet maken, titel voor titel, in plaats van standaard.
De onderdelen van een typisch retourbeleid
Elke uitgever en groothandel schrijft zijn eigen voorwaarden, en de exacte cijfers veranderen, dus het document dat voor jouw winkel geldt, is het document waaronder je account is geopend. De onderdelen zijn consistent, ook als de cijfers verschillen.
| Term | Wat het meestal betekent | Waarom het er op de winkelvloer toe doet |
|---|---|---|
| Vroegste retourdatum | Een minimumperiode na de factuur voordat een retour wordt geaccepteerd, meestal rond de 90 dagen bij de grote uitgeverijen. | Een boek te vroeg terugsturen wordt geweigerd of teruggeboekt. De retourlijst mag het pas tonen als het venster is opengegaan. |
| Uiterste retourdatum | Een maximum gemeten vanaf de factuurdatum; een jaar is gebruikelijk, sommige leveranciers staan langer toe, groothandels zijn vaak strenger dan uitgevers. | Dit is de datum die geld kost als hij wordt gemist. |
| Staat | Verkoopbaar: ongemerkt, zonder stickers of met netjes verwijderde stickers, geen slijtage van het schap, geen prijsstickers op het omslag. | Een boek dat met de voorkant naar buiten in een zonnige etalage heeft gestaan, kan terugkomen als terugboeking in plaats van als creditering. |
| Autorisatie | Sommige leveranciers vereisen een retourautorisatie of een pakbon die via hun portaal is gegenereerd voordat je verzendt; andere accepteren open retouren. | Bouw de aanvraagstap in de routine in, want de autorisatie zelf kan verlopen. |
| Creditwaarde | Creditering gebeurt tegen de factuurprijs of de huidige korting voor die klant, minus eventuele boetes. | Als je kosten voor een titel sinds ontvangst zijn veranderd, komt de creditering misschien niet overeen met wat je betaalde. |
| Verzendkosten | De retourverzending wordt bijna altijd door de winkel betaald. | Retouren bundelen in minder, voller dozen per leverancier bespaart echt geld. |
| Massamarkt | Retouren met afgesneden omslag (verklaring): de winkel stuurt alleen het voorplat terug en verklaart dat de rest is vernietigd. | Een ander fysiek proces dan reguliere retouren; houd dat gescheiden in het magazijn. |
Waarom de retourdatum op het boek moet staan en niet alleen op de factuur
Het meest voorkomende probleem in een kleine winkel is dat het retourvenster alleen uit de oorspronkelijke factuur te halen is. De inkoper weet ongeveer wanneer een titel binnenkwam, de factuur ligt op kantoor opgeborgen, en het boek staat 40 feet verderop op een plank zonder enige aantekening. De persoon die retouren verwerkt werkt op basis van het geheugen en de facturen die toevallig boven water komen.
De oplossing is het venster bij ontvangst vast te leggen. Wanneer een doos wordt ingecheckt, krijgt elke titel een ontvangstdatum, a leverancier, en een retourdatum berekend op basis van de voorwaarden van die leverancier. Zo wordt de vraag „wat moet ik deze maand terugsturen?” een zoekopdracht in plaats van een onderzoek.
Bepalen wat je terugstuurt
Niet elk boek binnen zijn venster moet terug. Een retourronde werkt het best als filter in een vaste volgorde:
- Venster sluit binnenkort. Begin met titels waarvan de uiterste retourdatum binnen de komende 30 dagen valt. Die worden onretourneerbaar als je niets doet.
- Verkoopt niet. Houd daarvan de exemplaren die recent verkocht zijn; een titel die in de afgelopen 60 tot 90 dagen is verkocht, verdient nog altijd zijn plek in het schap. De rest komt in aanmerking.
- Nog op voorraad. Alleen exemplaren die fysiek in de winkel liggen, kunnen worden teruggestuurd. Een snelle scan bevestigt het aantal voordat er iets wordt ingepakt.
- De verzendkosten zijn het waard. Groepeer kandidaten per leverancier en bekijk de doos als geheel. Eén goedkope paperback rechtvaardigt op zichzelf misschien geen zending; een doos van twintig wel.
- Overrule door de inkoper. Seizoenstitels, backlist met lokale betekenis en alles wat aan een evenement is gekoppeld, kunnen bewust worden vastgehouden. Het gaat erom dat vasthouden een besluit is, geen nalatigheid.
De retourroutine die werkt
Winkels die hun retouren op orde houden, doen meestal dezelfde paar dingen:
- Een vast ritme. Wekelijks of om de week, op dezelfde dag, door dezelfde persoon. Retouren die wachten op een rustige week, komen nooit.
- Verzamelen op lijst, inpakken per leverancier. Loop de winkelvloer af met de verzamellijst, scan elk exemplaar zodra het uit het schap komt zodat de voorraad meteen daalt, en sorteer de kar daarna in één doos per leverancier.
- Een retourbon in elke doos. ISBN, titel, aantal, factuurnummer waar de leverancier dat wil. Bewaar een kopie; creditnota-geschillen win je met papierwerk.
- Controleer de creditnota. Wanneer de creditnota binnenkomt, vergelijk deze met wat er is verstuurd. Te lage crediteringen en terugboekingen wegens de staat van het boek komen vaak genoeg voor om elke keer te controleren.
- Geef het terug aan de inkoop. Een titel die per doos terugkomt, is te veel besteld. Het retourregister is het eerlijke overzicht van waar de inkoop te optimistisch was.
Veelgemaakte fouten
Te vroeg retourneren. Een nieuwe uitgave die de vroegst mogelijke retourdatum nog niet heeft bereikt, wordt geweigerd, en de winkel betaalt de verzendkosten heen en terug. Retourneren buiten de termijn is de dure fout: de creditering wordt geweigerd en het boek komt terug of wordt vernietigd, op kosten van de winkel. Verschillende leveranciers in één doos leidt ertoe dat de hele doos wordt geweigerd. Prijssticker op stofomslagen maken een schone retour tot een terugboeking wegens staat; schapstickers en rugetiketten die lijm achterlaten doen hetzelfde. En niet bijhouden wat er is verstuurd betekent dat te lage crediteringen nooit worden opgemerkt.
Hoe Bookstore Counter helpt. Bookstore Counter registreert de leverancier, de factuur en de uiterste retourdatum bij elk exemplaar dat wordt gescand, op basis van de retourtermijn die u per leverancier instelt. Zijn retourverzamellijst toont de titels waarvan het retourvenster binnen de komende 30 dagen sluit, nog op voorraad zijn en 90 dagen niet verkocht zijn, sorteerbaar op sluitingsdatum of waarde, zodat de wekelijkse controle begint met een lijst in plaats van een archiefkast. Medewerkers scannen boeken van de plank met een Android-telefoon tot een retour; bij afsluiten wordt de voorraad aangepast en komt er een retourdocument dat meegaat met de doos. Dezelfde functie opent in de back-office webapp voor het afdrukken van documenten en het controleren van wat per leverancier is teruggestuurd. Meer over Bookstore Counter →
Meer gidsen: alle gidsen van Adelyons