Cómo funcionan las devoluciones a editoriales para librerías
La mayoría de los libros nuevos que se venden a una librería en Estados Unidos y Canadá son retornables: si un ejemplar no se vende, la librería puede devolvérselo a la editorial o al mayorista a cambio de un abono, dentro de un plazo fijado por las condiciones de ese proveedor. El plazo lo es todo. Un libro devuelto a tiempo le cuesta a la librería poco más que el envío; un libro que pierde el plazo pasa a ser de la librería por completo, a coste total y sin comprador.
De dónde viene el sistema de devoluciones
La devolubilidad se remonta a la época de la Gran Depresión, cuando las editoriales empezaron a aceptar de vuelta el stock sin vender para que los libreros siguieran pidiendo títulos nuevos en tiempos inciertos. La práctica se consolidó y sigue marcando el funcionamiento del sector: una editorial lanza una novedad dando por hecho que parte de la tirada volverá, y una librería compra de forma más amplia de lo que haría en otro caso, porque el riesgo de un error está acotado. Durante mucho tiempo, las tasas de devolución de las novedades en tapa dura han rondado entre un cuarto y un tercio de los ejemplares enviados, lo que muestra lo central que es este mecanismo.
Los libros de segunda mano, los saldos, la mayoría de los artículos complementarios y todo lo comprado en condiciones expresamente no retornables quedan fuera del sistema. Las librerías suelen aceptar un descuento mayor a cambio de renunciar a la devolución en títulos en los que confían; es una decisión de compromiso que conviene tomar de forma deliberada, título por título, en lugar de por defecto.
Los elementos de una política de devoluciones típica
Cada editorial y distribuidor redacta sus propias condiciones, y las cifras exactas cambian, así que el documento que rige su librería es aquel con el que se abrió su cuenta. Los elementos son coherentes incluso cuando las cifras difieren.
| Término | Qué suele significar | Por qué importa en la tienda |
|---|---|---|
| Fecha de devolución más temprana | Un periodo mínimo desde la factura antes de que se acepte una devolución, normalmente alrededor de 90 días en las grandes editoriales. | Los libros devueltos demasiado pronto se rechazan o se cargan de nuevo. La lista de devoluciones no debería mostrarlos hasta que se abra el plazo. |
| Fecha límite de devolución | Un límite medido desde la fecha de la factura; un año es lo habitual, algunos proveedores permiten más, y los mayoristas suelen ser más estrictos que las editoriales. | Esta es la fecha que cuesta dinero cuando se pasa. |
| Estado | Revendible: sin marcas, sin pegatinas o con pegatinas retiradas limpiamente, sin desgaste de estantería, sin etiquetas de precio en la sobrecubierta. | Un libro que estuvo expuesto de cara en un escaparate soleado puede volver como cargo en lugar de como abono. |
| Autorización | Algunos proveedores exigen una autorización de devolución o un albarán generado desde su portal antes del envío; otros aceptan devoluciones abiertas. | Incluya el paso de solicitud en la rutina, ya que la autorización puede tener fecha de caducidad. |
| Valor del abono | El abono se emite al coste de factura o al descuento vigente para esa cuenta, menos cualquier penalización. | Si los costes de un título han cambiado desde la recepción, el abono puede no coincidir con lo que pagó. |
| Transporte | El envío de devolución casi siempre lo paga la librería. | Agrupar las devoluciones en menos cajas, más llenas, por proveedor, supone un ahorro real. |
| Gran público | Devoluciones de cubierta cortada (declaración jurada): la librería devuelve solo la portada y certifica que el resto fue destruido. | Un proceso físico distinto al de las devoluciones comerciales; manténgalo separado en la trastienda. |
Por qué la fecha límite de devolución debe constar en el libro y no solo en la factura
El fallo más habitual en una librería pequeña es que el plazo de devolución solo se conoce a partir de la factura original. El comprador sabe más o menos cuándo entró un título, la factura está archivada en la oficina y el libro está en una estantería a 40 feet de distancia sin nada escrito. La persona que gestiona las devoluciones trabaja de memoria y con las facturas que tenga a mano.
La solución es registrar el plazo en la recepción. Al registrar una caja, cada título recibe una fecha de recepción, a proveedor, y una fecha límite de devolución calculada a partir de las condiciones de ese proveedor. Así, la pregunta «¿qué tengo que devolver este mes?» se convierte en una consulta y no en una investigación.
Decidir qué devolver
No todos los libros dentro de su plazo deben devolverse. Un repaso de devoluciones funciona mejor como filtro aplicado en un orden fijo:
- Plazo a punto de cerrarse. Empiece por los títulos cuya fecha límite de devolución cae en los próximos 30 días. Son los que dejan de ser devolvibles si no hace nada.
- No se venden. De ellos, conserve los ejemplares que se han vendido recientemente; un título que se vendió en los últimos 60 a 90 días sigue mereciendo su espacio en la estantería. El resto son candidatos a devolución.
- Todavía en stock. Solo pueden devolverse los ejemplares que están físicamente en la tienda. Un escaneo rápido confirma el recuento antes de embalar nada.
- Merece la pena el coste del envío. Agrupe los candidatos por proveedor y considere la caja en conjunto. Un solo libro de bolsillo barato puede no justificar un envío por sí solo; una caja de veinte, sí.
- Anulación del comprador. Los títulos de temporada, el fondo de interés local y cualquier cosa vinculada a un evento pueden retenerse a propósito. La clave es que retener es una decisión, no un descuido.
La rutina de devoluciones que funciona
Las librerías que mantienen sus devoluciones en orden suelen hacer las mismas pocas cosas:
- Una periodicidad fija. Semanal o quincenal, el mismo día, a cargo de la misma persona. Las devoluciones que esperan a una semana tranquila nunca llegan a hacerse.
- Extraer por lista, embalar por proveedor. Recorra la tienda con la lista de extracción, escanee cada ejemplar al sacarlo de la estantería para que el stock disponible baje de inmediato y, después, ordene el carro en una caja por proveedor.
- Un documento de devolución en cada caja. ISBN, título, cantidad y, si el proveedor lo pide, referencia de la factura. Guarde una copia; las reclamaciones de abono se ganan con la documentación.
- Concilie el abono. Cuando llegue la nota de abono, compárela con lo que envió. Los abonos incompletos y los cargos por el estado del libro son lo bastante frecuentes como para comprobarlos siempre.
- Devuélvalo al departamento de compras. Un título que vuelve por cajas se pidió en exceso. El registro de devoluciones es el reflejo fiel de dónde las compras han sido demasiado optimistas.
Errores habituales
Devolver demasiado pronto. Una novedad que aún no ha alcanzado su primera fecha de devolución se rechaza, y la librería paga el envío en ambos sentidos. Devolver fuera de plazo es el error caro: el abono se deniega y el libro vuelve, o se destruye, a costa de la librería. Mezclar proveedores en una caja hace que se rechace la caja entera. Pegatinas de precio en las sobrecubiertas convierten una devolución limpia en un cargo por estado; los expositores de estantería y las etiquetas de lomo que dejan restos hacen lo mismo. Y no llevar un registro de lo enviado significa que los abonos incompletos nunca se detectan.
Cómo ayuda Bookstore Counter. Bookstore Counter registra el proveedor, la factura y la fecha límite de devolución en cada ejemplar a medida que se escanea, usando el plazo de devolución que haya configurado para cada proveedor. Su lista de extracción de devoluciones muestra los títulos cuya fecha de devolución vence en los próximos 30 días, que siguen en stock y sin ventas en 90 días, ordenables por fecha de vencimiento o valor, para que la revisión semanal parta de una lista y no de un archivador. El personal escanea los libros de la estantería con un teléfono Android para crear una devolución; al cerrarla se ajusta el stock y se genera un documento de devolución que se envía con la caja. La misma función se abre en la aplicación web de back-office para imprimir documentos y revisar lo devuelto por proveedor. Más información sobre Bookstore Counter →
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