Come funzionano i resi all'editore per le librerie
La maggior parte dei libri nuovi venduti a una libreria negli Stati Uniti e in Canada sono restituibili: se una copia non si vende, la libreria può restituirla all'editore o al distributore in cambio di una nota di accredito, entro un termine fissato dalle condizioni di quel fornitore. Il termine è tutto. Un libro reso in tempo costa alla libreria poco più della spedizione; un libro che supera il termine diventa di proprietà della libreria a costo pieno, senza alcun acquirente.
Da dove nasce il sistema dei resi
La resa dei libri risale all'epoca della Grande Depressione, quando gli editori iniziarono ad accettare indietro le copie invendute perché i librai continuassero a ordinare titoli nuovi in tempi incerti. Il sistema si è affermato e continua a plasmare il funzionamento del settore: un editore lancia una novità contando che una parte tornerà indietro, e una libreria acquista in modo più ampio di quanto farebbe altrimenti, perché il rischio di un errore è contenuto. Per molto tempo i tassi di reso delle novità cartonate si sono attestati tra un quarto e un terzo delle copie spedite, il che dice quanto sia centrale questo meccanismo.
I libri usati, le rimanenze, la maggior parte degli articoli di complemento e tutto ciò che viene acquistato a condizioni espressamente non restituibili restano fuori dal sistema. Le librerie spesso accettano uno sconto più alto in cambio della rinuncia al reso su titoli di cui sono sicure; è un compromesso da valutare con attenzione, titolo per titolo, anziché per abitudine.
Gli elementi di una tipica politica di reso
Ogni editore e distributore scrive le proprie condizioni e le cifre esatte cambiano, quindi il documento che regola la tua libreria è quello con cui è stato aperto il tuo conto. Gli elementi sono coerenti anche quando i numeri differiscono.
| Termine | Che cosa significa di solito | Perché conta in libreria |
|---|---|---|
| Data di reso più anticipata | Un periodo minimo dalla fattura prima che un reso venga accettato, di norma circa 90 giorni per le principali case editrici. | I libri restituiti troppo presto vengono rifiutati o addebitati. L'elenco dei resi non dovrebbe mostrarli finché la finestra non si è aperta. |
| Data limite per il reso | Un limite calcolato dalla data della fattura; un anno è comune, alcuni fornitori consentono periodi più lunghi, i grossisti sono spesso più rigidi degli editori. | È la data che fa perdere denaro quando viene superata. |
| Condizioni | Rivendibile: senza segni, senza adesivi o con adesivi rimossi in modo pulito, senza segni d'usura da scaffale, senza etichette di prezzo sulla sovraccoperta. | Un libro rimasto esposto in vetrina alla luce del sole può tornare come addebito anziché come accredito. |
| Autorizzazione | Alcuni fornitori richiedono un'autorizzazione al reso o una distinta generata dal loro portale prima della spedizione; altri accettano resi senza autorizzazione. | Inserite la richiesta nella routine, perché l'autorizzazione stessa potrebbe avere una scadenza. |
| Valore dell'accredito | L'accredito viene emesso al costo di fattura o allo sconto attuale per quel cliente, al netto di eventuali penali. | Se i costi di un titolo sono cambiati dalla ricezione, l'accredito potrebbe non corrispondere a quanto pagato. |
| Spedizione | Le spese di spedizione del reso sono quasi sempre a carico del libraio. | Raggruppare i resi in meno scatole, più piene, per fornitore fa risparmiare davvero. |
| Tascabili | Resi con copertina stralciata (dichiarazione giurata): il libraio restituisce solo la copertina e certifica che il resto è stato distrutto. | Un processo fisico diverso dai resi ordinari; tenetelo separato nel retrobottega. |
Perché la data limite di reso deve essere sul libro e non solo sulla fattura
L'errore più comune in una piccola libreria è che il termine per il reso si può ricavare solo dalla fattura originale. L'acquirente sa più o meno quando un titolo è arrivato, la fattura è archiviata in ufficio e il libro è su uno scaffale a 40 feet di distanza senza alcuna annotazione. Chi gestisce i resi lavora a memoria e con le fatture che capita di recuperare.
La soluzione è registrare il termine al ricevimento. Quando un cartone viene controllato, a ogni titolo viene assegnata una data di ricevimento, a fornitore, e una data limite di reso calcolata in base alle condizioni di quel fornitore. Così la domanda «cosa devo rendere questo mese?» diventa una query invece di una ricerca.
Decidere cosa rendere
Non ogni libro ancora nel termine va restituito. Un controllo dei resi funziona meglio come filtro applicato in un ordine fisso:
- Termine in scadenza. Iniziate dai titoli la cui data limite di reso cade nei prossimi 30 giorni. Sono quelli che diventano non restituibili se non fate nulla.
- Non in vendita. Tra questi, tenete le copie che si sono vendute di recente; un titolo venduto negli ultimi 60-90 giorni merita ancora il suo spazio a scaffale. Gli altri sono candidati alla resa.
- Ancora in giacenza. Possono essere restituite solo le copie effettivamente presenti in libreria. Una rapida scansione conferma il conteggio prima di inscatolare qualsiasi cosa.
- Vale il costo della spedizione. Raggruppate i candidati per fornitore e valutate il cartone nel suo insieme. Un singolo tascabile economico può non giustificare da solo una spedizione; una scatola da venti copie sì.
- Deroga dell'acquirente. I titoli stagionali, il backlist di interesse locale e tutto ciò che è legato a un evento possono essere trattenuti di proposito. Il punto è che trattenere è una decisione, non una svista.
La routine di resi che funziona
Le librerie che tengono in ordine i resi tendono a fare sempre le stesse poche cose:
- Una cadenza fissa. Settimanale o ogni due settimane, lo stesso giorno, affidato alla stessa persona. I resi che aspettano una settimana tranquilla non vengono mai fatti.
- Prelevare per lista, confezionare per fornitore. Percorrete il punto vendita con la lista di prelievo, scansionate ogni copia appena la togliete dallo scaffale in modo che la giacenza scenda subito, poi suddividete il carrello in un cartone per fornitore.
- Un documento di reso in ogni scatola. ISBN, titolo, quantità, riferimento della fattura se il fornitore lo richiede. Conservate una copia: le contestazioni sugli accrediti si vincono con la documentazione.
- Riconciliate l'accredito. Quando arriva la nota di accredito, confrontatela con quanto inviato. Gli accrediti parziali e gli addebiti per lo stato del libro sono abbastanza comuni da controllarli ogni volta.
- Riportatelo agli acquisti. Un titolo che torna a cartoni è stato ordinato in eccesso. Il registro dei resi è la documentazione onesta di dove gli acquisti sono stati troppo ottimisti.
Errori comuni
Rendere troppo presto. Una novità che non ha ancora raggiunto la sua prima data di reso utile viene rifiutata, e la libreria paga la spedizione in entrambe le direzioni. Rendere fuori termine è l'errore costoso: l'accredito viene negato e il libro torna indietro, o viene distrutto, a spese della libreria. Mescolare fornitori in un cartone porta al rifiuto dell'intera scatola. Etichette del prezzo sulle sovraccoperte trasformano un reso pulito in un addebito per stato; anche i segnalibri da banco e le etichette sul dorso che lasciano residui fanno lo stesso. E non tenere traccia di ciò che è stato inviato fa sì che gli accrediti parziali non vengano mai notati.
Come Bookstore Counter aiuta. Bookstore Counter registra fornitore, fattura e data limite di reso su ogni copia man mano che viene scansionata, usando il periodo di reso impostato per ciascun fornitore. Il suo elenco di prelievo dei resi mostra i titoli la cui finestra di reso si chiude nei prossimi 30 giorni, ancora in magazzino e senza vendite da 90 giorni, ordinabili per data di chiusura o valore, così la verifica settimanale parte da un elenco e non da uno schedario. Il personale scansiona i libri dallo scaffale con un telefono Android per creare un reso; alla chiusura il magazzino viene aggiornato e viene generato un documento di reso da inviare con il cartone. Lo stesso strumento si apre nell' web app di back-office per stampare documenti e verificare i resi per fornitore. Scopri di più su Bookstore Counter →
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