Wie Verlagsretouren für Buchhandlungen funktionieren
Die meisten Neuerscheinungen, die an eine Buchhandlung in den Vereinigten Staaten und Kanada verkauft werden, sind rückgabefähig: Wenn ein Exemplar nicht verkauft wird, kann die Buchhandlung es innerhalb einer Frist, die durch die Bedingungen des jeweiligen Lieferanten festgelegt ist, an den Verlag oder Großhändler zurückschicken und sich den Betrag gutschreiben lassen. Die Frist ist entscheidend. Ein fristgerecht zurückgegebenes Buch kostet die Buchhandlung kaum mehr als die Versandkosten; ein Buch, das seine Frist verpasst, gehört der Buchhandlung dagegen endgültig, zum vollen Preis, und ohne Käufer.
Woher das Retourensystem stammt
Die Rückgabefähigkeit geht auf die Zeit der Weltwirtschaftskrise zurück, als Verlage begannen, unverkaufte Ware zurückzunehmen, damit Buchhändler in unsicheren Zeiten weiterhin neue Titel bestellten. Das hat sich durchgesetzt und prägt bis heute die Branche: Ein Verlag bringt eine Neuerscheinung in dem Wissen auf den Markt, dass ein Teil davon zurückkommen wird, und eine Buchhandlung kauft breiter ein, als sie es sonst täte, weil das Risiko eines Fehlgriffs begrenzt ist. Die Retourenquoten bei neuen Hardcover-Titeln lagen seit langem etwa zwischen einem Viertel und einem Drittel der ausgelieferten Exemplare, was zeigt, wie zentral dieser Mechanismus ist.
Gebrauchtbücher, Restbestände, die meisten Nebenartikel und alles, was zu ausdrücklich nicht rückgabefähigen Konditionen gekauft wurde, fallen nicht unter dieses System. Buchhandlungen akzeptieren häufig einen höheren Rabatt im Austausch dafür, auf die Rückgabefähigkeit bei Titeln zu verzichten, von denen sie überzeugt sind; das ist ein Abwägen, das man bewusst treffen sollte, Titel für Titel, statt es standardmäßig zu tun.
Die Bestandteile einer typischen Retourenrichtlinie
Jeder Verlag und Großhändler legt seine eigenen Bedingungen fest, und die genauen Zahlen ändern sich. Maßgeblich für Ihr Geschäft ist daher das Dokument, unter dem Ihr Konto eröffnet wurde. Die Bestandteile sind auch dort gleich, wo sich die Zahlen unterscheiden.
| Begriff | Was es meist bedeutet | Warum es im Laden wichtig ist |
|---|---|---|
| Frühestes Rückgabedatum | Ein Mindestzeitraum nach der Rechnung, bevor eine Rücksendung angenommen wird, meist etwa 90 Tage bei den großen Verlagshäusern. | Zu früh zurückgesendete Bücher werden abgelehnt oder zurückbelastet. Die Rückgabeliste sollte sie erst anzeigen, wenn das Zeitfenster geöffnet ist. |
| Spätestes Rückgabedatum | Eine Obergrenze ab Rechnungsdatum; ein Jahr ist üblich, manche Lieferanten erlauben längere Fristen, Großhändler sind oft strenger als Verlage. | Dieses Datum kostet Geld, wenn es verpasst wird. |
| Zustand | Wiederverkaufsfähig: unmarkiert, ohne Aufkleber oder sauber entfernte Aufkleber, ohne Regalspuren, ohne Preisaufkleber auf dem Schutzumschlag. | Ein Buch, das im sonnigen Schaufenster mit der Vorderseite nach außen lag, kann als Rückbelastung statt als Gutschrift zurückkommen. |
| Genehmigung | Manche Lieferanten verlangen vor dem Versand eine Rücksendegenehmigung oder einen über ihr Portal erstellten Packzettel; andere akzeptieren offene Rücksendungen. | Bauen Sie den Anfrageschritt in die Routine ein, da die Genehmigung selbst ablaufen kann. |
| Gutschriftwert | Die Gutschrift erfolgt zum Rechnungseinkaufspreis oder zum aktuellen Rabatt für dieses Konto, abzüglich etwaiger Strafgebühren. | Wenn sich Ihre Einkaufspreise für einen Titel seit dem Wareneingang geändert haben, entspricht die Gutschrift möglicherweise nicht dem, was Sie gezahlt haben. |
| Versand | Die Rücksendekosten trägt fast immer der Laden. | Wenn Sie Rücksendungen je Lieferant in weniger, dafür volle Kartons bündeln, sparen Sie tatsächlich Geld. |
| Massenmarkt | Rücksendungen mit abgetrennten Umschlägen (Affidavit): Der Laden sendet nur die Frontseite zurück und bestätigt, dass der Rest vernichtet wurde. | Ein anderer physischer Ablauf als bei regulären Rücksendungen; im Lager getrennt halten. |
Warum das Rückgabedatum im Buch selbst vermerkt sein muss, nicht nur auf der Rechnung
Der häufigste Fehler in einem kleinen Laden ist, dass das Rückgabefenster nur anhand der ursprünglichen Rechnung bekannt ist. Der Einkäufer weiß ungefähr, wann ein Titel eingegangen ist, die Rechnung liegt im Büro abgeheftet, und das Buch steht 40 feet entfernt im Regal, ohne jede Notiz. Wer die Rücksendungen bearbeitet, arbeitet aus dem Gedächtnis und mit den Rechnungen, die gerade greifbar sind.
Die Lösung ist, das Zeitfenster bereits beim Wareneingang festzuhalten. Beim Prüfen eines Kartons erhält jeder Titel ein Eingangsdatum, a Lieferant, sowie ein Rückgabedatum , das aus den Bedingungen dieses Lieferanten berechnet wird. So wird die Frage „Was muss ich diesen Monat zurückschicken?“ zu einer Abfrage statt zu einer Recherche.
Entscheidung, was zurückgeschickt wird
Nicht jedes Buch innerhalb seines Zeitfensters sollte zurück. Ein Rücksendedurchgang funktioniert am besten als Filter, der in fester Reihenfolge angewendet wird:
- Fenster schließt bald. Beginnen Sie mit Titeln, deren spätestes Rückgabedatum in den nächsten 30 Tagen liegt. Diese werden unrückgabefähig, wenn Sie nichts unternehmen.
- Verkauft sich nicht. Behalten Sie davon die Exemplare, die in letzter Zeit verkauft wurden; ein Titel, der in den letzten 60 bis 90 Tagen verkauft wurde, verdient weiterhin seinen Regalplatz. Der Rest kommt für die Rücksendung infrage.
- Noch auf Lager. Nur Exemplare, die physisch im Laden vorhanden sind, können zurückgeschickt werden. Ein kurzer Scan bestätigt den Bestand, bevor etwas verpackt wird.
- Die Fracht lohnt sich. Rücksendekandidaten nach Lieferant gruppieren und den Karton als Ganzes betrachten. Ein einzelnes günstiges Taschenbuch rechtfertigt allein möglicherweise keine Sendung; ein Karton mit zwanzig Exemplaren schon.
- Entscheidung des Einkäufers. Saisontitel, regionale Backlist-Titel und alles, was mit einer Veranstaltung verbunden ist, können bewusst zurückgehalten werden. Entscheidend ist, dass das Zurückhalten eine Entscheidung ist und kein Versehen.
Die Rücksenderoutine, die funktioniert
Läden, die ihre Rücksendungen sauber abwickeln, machen meist die gleichen wenigen Dinge:
- Ein fester Rhythmus. Wöchentlich oder alle zwei Wochen, am selben Tag, von derselben Person. Rücksendungen, die auf eine ruhige Woche warten, finden nie statt.
- Nach Liste entnehmen, nach Lieferant packen. Mit der Entnahmeliste durch den Verkaufsraum gehen, jedes Exemplar beim Herausnehmen aus dem Regal scannen, sodass der Bestand sofort sinkt, und den Wagen dann in einen Karton pro Lieferant sortieren.
- Ein Rücksendebeleg in jeder Box. ISBN, Titel, Menge, Rechnungsreferenz, sofern der Lieferant sie verlangt. Eine Kopie aufbewahren; Gutschriftstreitigkeiten werden mit Unterlagen gewonnen.
- Die Gutschrift abgleichen. Wenn die Gutschriftanzeige eintrifft, mit dem Versandten abgleichen. Zu niedrige Gutschriften und Rückbelastungen wegen des Zustands sind häufig genug, um jedes Mal zu prüfen.
- Zurück an den Einkauf geben. Ein Titel, der kartonweise zurückkommt, wurde zu hoch bestellt. Das Rücksendeprotokoll ist die ehrliche Aufzeichnung darüber, wo der Einkauf zu optimistisch war.
Häufige Fehler
Zu früh zurücksenden. Eine Neuerscheinung, die ihr frühestes Rücksendedatum noch nicht erreicht hat, wird abgelehnt, und der Laden trägt die Fracht in beide Richtungen. Rücksendung außerhalb der Frist ist der teure Fehler: Die Gutschrift wird verweigert, und das Buch kommt zurück oder wird auf Kosten des Ladens vernichtet. Verschiedene Lieferanten in einem Karton mischen führt dazu, dass der gesamte Karton abgelehnt wird. Preisaufkleber auf Schutzumschlägen machen eine saubere Rücksendung zu einer Rückbelastung wegen des Zustands; Regalaufsteller und Rückenetiketten, die Rückstände hinterlassen, tun dasselbe. Und nicht zu erfassen, was verschickt wurde bedeutet, dass zu niedrige Gutschriften nie auffallen.
Wie Bookstore Counter hilft. Bookstore Counter erfasst bei jedem gescannten Exemplar den Lieferanten, die Rechnung und das Rücksendedatum, und zwar anhand des Rückgabezeitraums, den Sie für jeden Lieferanten festlegen. Seine Rücksendeentnahmeliste zeigt die Titel, deren Rückgabefrist in den nächsten 30 Tagen endet, die noch vorrätig sind und in den letzten 90 Tagen nicht verkauft wurden, sortierbar nach Ablauf oder Wert, damit die wöchentliche Durchsicht bei einer Liste beginnt und nicht bei einem Aktenschrank. Mitarbeitende scannen Bücher vom Regal per Android-Telefon in eine Rücksendung; beim Abschließen wird der Bestand angepasst und ein Rücksendedokument erstellt, das dem Karton beiliegt. Dasselbe Verfahren öffnet sich in der Web-Backoffice-App zum Drucken von Dokumenten und zur Prüfung, was nach Lieferant zurückgegangen ist. Mehr über Bookstore Counter →
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