Jak zrobić inwentaryzację księgarni według działów

Księgarnia nie musi zamykać się na dzień, żeby wiedzieć, co leży na półkach. Liczenie jednego działu naraz, w ruchomym harmonogramie, wykrywa te same rozbieżności co roczna inwentaryzacja całego sklepu, ale kilka miesięcy wcześniej, i nigdy nie odrywa sprzedawcy od pracy na sali na dłużej niż godzinę lub dwie. Ten przewodnik opisuje, jak ustawić liczenie działów, jak przeprowadzić je ze skanerem kodów kreskowych i co zrobić z rozbieżnościami.

Dlaczego liczyć według działów zamiast wszystkiego naraz

Tradycyjna inwentaryzacja fizyczna odbywa się raz w roku, zwykle przy zamknięciu roku obrotowego, przy zamkniętym sklepie i wszystkich rękach do liczenia. Daje jedną dokładną liczbę dla księgowego i bardzo niewiele, co pomaga księgarzowi, bo gdy rozbieżność zostanie zauważona, ma już jedenaście miesięcy i nikt nie pamięta kartonu, w którym przyszła.

Liczenie działu, w innym handlu detalicznym często nazywane cyklicznym liczeniem zapasów, sprawdza określoną część sklepu z listą stanów i od razu wprowadza korekty. Jego zalety są praktyczne:

• Dział liczący kilkaset tytułów jest policzony w godzinę przez jedną osobę ze skanerem.
• Najważniejsze działy (nowości, bestsellery, prezenty, dział dziecięcy, wszystko przy wejściu) można liczyć częściej niż wolno rotujące półki z backlisty.
• Problemy wychodzą na jaw, gdy przyczyna jest jeszcze możliwa do znalezienia: błąd przyjęcia towaru sprzed tygodnia, tytuł odłożony do złego działu, seria ubytków na jednej półce.
• Lista stanów pozostaje wiarygodna przez cały rok, co sprawia, że wiarygodne są również lista do zwrotów do wydawców i raport zamówień ponownych.

Wiele księgarń nadal robi pełną roczną inwentaryzację książek. Cykliczne liczenie działów jej nie zastępuje; sprawia, że jest szybka i rutynowa, a tak powinna wyglądać roczna inwentaryzacja.

Konfiguracja: działy, półki i harmonogram

Inwentaryzacja działowa jest tylko tak dobra, jak definicja działu. Przed pierwszym przeliczeniem:

1. Dopasuj działy w systemie do działów w sklepie. Jeśli lista stanów mówi „Beletrystyka”, a na sali są Beletrystyka, Kryminał, Science fiction i Polecane przez personel, przeliczenie wygeneruje fantomowe rozbieżności w każdym z nich. Dziel lub łącz działy, aż księgarz będzie w stanie narysować granice działów na planie sklepu.
2. Ustal, gdzie znajdują się tytuły występujące w kilku miejscach. Bestseller może leżeć na stole wejściowym, być wyeksponowany frontem w swoim dziale i w witrynie. Albo policz wszystkie lokalizacje razem jako jeden dział, albo zapisuj lokalizację na półce dla każdego egzemplarza. Mieszanie tych dwóch podejść daje fałszywe braki.
3. Ustal częstotliwość dla każdego działu. Typowy schemat: działy o dużej rotacji i wysokim ryzyku kradzieży co miesiąc, działy średnie co kwartał, wolno schodząca backlista dwa razy w roku. Zapisany w formie harmonogramu obejmuje cały sklep, a żaden dział nie czeka dłużej niż sześć miesięcy.
4. Wybierz porę. Wczesnym rankiem przed otwarciem albo spokojnym wieczorem w dzień roboczy. Przeliczenie w zatłoczoną sobotę zostanie przerwane, a przerwane przeliczenia to te, które porzuca się w połowie.

Przeprowadzanie przeliczenia działu

Przy telefonie lub skanerze ręcznym mechanika jest prosta. Trudność polega na tym, by nie pomijać kroków.

1. Zamroź dział. Nie przyjmuj do niego towaru i nie wykładaj nic z magazynu, dopóki przeliczenie nie zostanie zamknięte. Sprzedaż może trwać dalej; dobry system zapisuje sprzedaż jako ruch, a przeliczenie porównuje stan z chwili zamknięcia.
2. Otwórz przeliczenie dla działu. System powinien przed rozpoczęciem pokazać oczekiwany stan każdego tytułu w tym dziale, tak aby różnica była widoczna w trakcie liczenia.
3. Zeskanuj każdy egzemplarz, od lewej do prawej, z góry na dół. Jedno skanowanie na jeden fizyczny egzemplarz, w tym książki wyłożone frontem i grzbiety za nimi. Nie wpisuj ilości z pamięci; sens przeliczenia polega na tym, że nie ufa się pamięci.
4. Obsłuż zabłąkane egzemplarze. Książka, która się skanuje, ale należy do innego działu: po przeliczeniu odłóż ją na właściwe miejsce i zanotuj przeniesienie. Książka bez kodu kreskowego lub z kodem, którego nie da się rozpoznać (stare zapasy, książki używane, niektóre małe wydawnictwa): odłóż ją na stos i wpisz ręcznie na końcu.
5. Sprawdź przed zamknięciem. Przejrzyj tytuły, przy których policzona liczba różni się od oczekiwanej. Przelicz ponownie każdą dużą rozbieżność, zanim ją zaakceptujesz; większość dużych różnic to przeoczona półka, a nie brakująca książka.
6. Zamknij przeliczenie. System tworzy korektę dla każdej różnicy i zachowuje raport rozbieżności. Dział jest od dziś uznany za sprawdzony.

Jak czytać raport rozbieżności

Spis, który niczego nie znajduje, jest tylko pocieszeniem. Wartość tkwi we wzorcach widocznych w kolejnych spisach.

Zachowaj historię rozbieżności. Dział, który jest czysty przez trzy spisy z rzędu, może przejść na rzadszy rytm; dział, który nigdy nie jest czysty, wymaga poprawy procesu, a nie więcej liczenia.

A ubytki?

W handlu detalicznym ubytki są zwykle szacowane na około jeden do dwóch procent sprzedaży, a księgarnie nie są wyjątkiem. Spisy działowe to sposób, w jaki mała księgarnia je mierzy. Oczywistą stratą jest koszt książek; ukrytą jest to, że każdy fantomowy egzemplarz na liście stanów to zamówienie, które nie zostanie złożone, i kandydat do zwrotu, który nigdy nie zostanie wycofany. Uporządkowanie listy stanów jest warte więcej niż sama liczba ubytków.

Skaner, telefon czy podkładka z kartką?

Spis na kartce działa i tak większość branży liczyła przez dziesięciolecia, ale każda liczba jest potem wpisywana, a osoba wpisująca nie wie, z której półki pochodzi nabazgrana „3”. Dedykowany skaner ręczny jest szybszy przy każdym skanowaniu i bardziej wytrzymały. Telefon ze skanerem kodów z kamery wystarczy dla kilkuset tytułów, nie kosztuje nic dodatkowo i pozwala liczyć więcej niż jednej osobie jednocześnie. Skanery kodów kreskowych Bluetooth, które łączą się jako klawiatura, dają szybkość skanera ręcznego, a myślenie zostawiają telefonowi. Niezależnie od wyboru, skaner jest tylko wejściem: wartość tkwi w systemie, który zna oczekiwaną liczbę i zapisuje korektę w chwili zamknięcia spisu.

Więcej poradników: wszystkie poradniki Adelyons