Como funcionam as devoluções para editoras em livrarias
A maioria dos livros novos vendidos a uma livraria nos Estados Unidos e no Canadá é devolvíveis: se um exemplar não vender, a livraria pode devolvê-lo à editora ou ao distribuidor em troca de crédito, dentro de um prazo definido pelas condições daquele fornecedor. O prazo é o que define tudo. Um livro devolvido a tempo custa à livraria pouco mais que o frete; um livro que perde o prazo passa a ser da livraria por completo, pelo custo integral, sem comprador.
De onde veio o sistema de devoluções
A devolvibilidade remonta à época da Grande Depressão, quando as editoras começaram a aceitar de volta o estoque não vendido para que os livreiros continuassem a encomendar títulos novos em tempos incertos. A prática pegou e ainda molda o funcionamento do setor: a editora lança um lançamento contando que parte da tiragem volte, e a livraria compra de forma mais ampla do que faria de outra maneira, porque o risco de um erro é limitado. Por muito tempo, as taxas de devolução de lançamentos em capa dura ficaram na faixa de um quarto a um terço dos exemplares enviados, o que mostra o quanto esse mecanismo é central.
Livros usados, remanescentes, a maioria dos produtos complementares e tudo o que foi comprado em condições expressamente não devolvíveis ficam fora do sistema. As lojas costumam aceitar um desconto maior em troca de abrir mão da devolução em títulos nos quais confiam; é uma troca que vale a pena fazer de forma deliberada, título por título, em vez de por padrão.
As partes de uma política de devolução típica
Cada editora e distribuidor redige seus próprios termos, e os números exatos mudam, então o documento que rege sua livraria é aquele sob o qual sua conta foi aberta. As partes são consistentes mesmo quando os números variam.
| Termo | O que normalmente significa | Por que importa no dia a dia da loja |
|---|---|---|
| Data mais antiga de devolução | Um período mínimo após a nota fiscal antes que uma devolução seja aceita, geralmente em torno de 90 dias para as grandes editoras. | Devolver um livro cedo demais resulta em recusa ou débito. A lista de devoluções não deve exibi-lo até que o prazo tenha começado. |
| Data limite para devolução | Um limite contado a partir da data da nota fiscal; um ano é comum, alguns fornecedores permitem mais, e os atacadistas costumam ser mais rígidos que as editoras. | Esta é a data que custa dinheiro quando perdida. |
| Condição | Revendível: sem marcas, sem adesivos ou com adesivos removidos sem danos, sem desgaste de prateleira, sem etiquetas de preço na sobrecapa. | Um livro que ficou exposto de frente em uma vitrine ensolarada pode voltar como débito, e não como crédito. |
| Autorização | Alguns fornecedores exigem uma autorização de devolução ou uma lista de embalagem gerada em seu portal antes do envio; outros aceitam devoluções sem autorização. | Inclua a etapa de solicitação na rotina, pois a própria autorização pode ter validade. |
| Valor do crédito | O crédito é emitido pelo custo da nota fiscal ou pelo desconto vigente para aquela conta, menos qualquer multa. | Se os custos de um título mudaram desde o recebimento, o crédito pode não corresponder ao que você pagou. |
| Frete | O frete de devolução quase sempre é pago pela livraria. | Consolidar as devoluções em menos caixas, mais cheias, por fornecedor, economiza dinheiro de verdade. |
| Livros de bolso | Devoluções de capa cortada (declaração juramentada): a livraria devolve apenas a capa frontal e certifica que o restante foi destruído. | Um processo físico diferente das devoluções comuns; mantenha-o separado no depósito. |
Por que a data limite de devolução precisa estar no livro, e não apenas na nota fiscal
A falha mais comum em uma livraria pequena é que o prazo de devolução só pode ser descoberto pela nota fiscal original. O comprador sabe mais ou menos quando um título chegou, a nota fiscal fica arquivada no escritório e o livro está numa prateleira a 40 feet dali, sem nada anotado. Quem faz as devoluções trabalha de memória e com as notas fiscais que consegue encontrar.
A solução é registrar o prazo no recebimento. Quando uma caixa é conferida, cada título recebe uma data de recebimento, a fornecedor, e uma data limite para devolução calculada a partir das condições daquele fornecedor. Assim, a pergunta “o que preciso devolver este mês?” vira uma consulta, e não uma pesquisa demorada.
Decidir o que devolver
Nem todo livro dentro do prazo deve ser devolvido. Uma rodada de devoluções funciona melhor como um filtro aplicado em ordem fixa:
- Prazo prestes a encerrar. Comece pelos títulos cuja data limite para devolução cai nos próximos 30 dias. São eles que deixam de ser devolvíveis se nada for feito.
- Não está vendendo. Dentre eles, mantenha os exemplares que venderam recentemente; um título vendido nos últimos 60 a 90 dias ainda merece seu espaço na prateleira. O restante são candidatos à devolução.
- Ainda em estoque. Somente exemplares fisicamente presentes na loja podem ser devolvidos. Uma verificação rápida confirma a contagem antes de qualquer item ser encaixotado.
- Vale o frete. Agrupe os candidatos por fornecedor e considere a caixa como um todo. Um único livro de bolso barato pode não justificar um envio sozinho; uma caixa com vinte, sim.
- Substituição do comprador. Títulos sazonais, backlist de interesse local e qualquer item vinculado a um evento podem ser retidos de propósito. O ponto é que reter é uma decisão, não um descuido.
A rotina de devoluções que funciona
Lojas que mantêm suas devoluções em ordem costumam fazer as mesmas poucas coisas:
- Uma periodicidade fixa. Semanal ou quinzenal, no mesmo dia, pela mesma pessoa. Devoluções que esperam por uma semana tranquila nunca acontecem.
- Separe por lista, embale por fornecedor. Percorra a loja com a lista de separação, escaneie cada exemplar ao retirá-lo da prateleira para que o estoque disponível caia imediatamente e, em seguida, separe o carrinho em uma caixa por fornecedor.
- Um documento de devolução em cada caixa. ISBN, título, quantidade, referência da nota fiscal quando o fornecedor exigir. Guarde uma cópia; disputas de crédito se vencem com documentação.
- Confira o crédito. Quando a nota de crédito chegar, compare-a com o que foi enviado. Créditos incompletos e estornos por estado de conservação são comuns o bastante para serem verificados sempre.
- Retorne a informação para as compras. Um título que volta em caixas foi comprado em excesso. O registro de devoluções é o retrato honesto de onde as compras foram otimistas demais.
Erros comuns
Devolver cedo demais. Um lançamento que ainda não atingiu sua primeira data de devolução é recusado, e a loja paga o frete nos dois sentidos. Devolver fora do prazo é o erro caro: o crédito é negado e o livro volta, ou é destruído, por conta da loja. Misturar fornecedores em uma caixa faz com que a caixa inteira seja recusada. Etiquetas de preço nas capas transformam uma devolução limpa em um estorno por estado; marcadores de prateleira e etiquetas de lombada que deixam resíduo fazem o mesmo. E não controlar o que foi enviado faz com que créditos incompletos nunca sejam percebidos.
Como o Bookstore Counter ajuda. Bookstore Counter registra o fornecedor, a nota fiscal e a data limite de devolução em cada exemplar à medida que é escaneado, usando o prazo de devolução que você define para cada fornecedor. Sua lista de separação de devoluções mostra os títulos cujo prazo de devolução encerra nos próximos 30 dias, ainda em estoque e sem venda há 90 dias, ordenáveis por data de encerramento ou valor, para que a revisão semanal parta de uma lista e não de um arquivo de papel. A equipe escaneia os livros da prateleira com um celular Android para criar uma devolução; ao fechá-la, o estoque é ajustado e é gerado um documento de devolução para enviar com a caixa. O mesmo recurso abre no aplicativo web de back-office para imprimir documentos e revisar o que foi devolvido por fornecedor. Saiba mais sobre o Bookstore Counter →
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