Zo tel je de voorraad van een boekhandel per sectie
Een boekhandel hoeft niet een dag dicht te gaan om te weten wat er in de schappen ligt. Tellen één sectie per keer, volgens een doorlopend schema, levert dezelfde afwijkingen op als een jaarlijkse volledige telling, maar maanden eerder, en haalt nooit een boekverkoper langer dan een uur of twee van de vloer. Deze gids behandelt hoe je sectietellingen instelt, hoe je er één uitvoert met een barcodescanner en wat je met de afwijkingen doet.
Waarom per sectie tellen in plaats van alles tegelijk
De traditionele fysieke inventarisatie vindt eens per jaar plaats, meestal rond het einde van het boekjaar, met de winkel gesloten en iedereen aan het tellen. Het levert één nauwkeurig getal op voor de accountant en weinig wat de boekverkoper helpt, want tegen de tijd dat een afwijking wordt opgemerkt, is die elf maanden oud en herinnert niemand zich de doos waarin hij kwam.
Een sectietelling, in andere retail vaak een cycle count genoemd, telt een afgebakend deel van de winkel tegen de voorraadlijst en verwerkt de correcties meteen. De voordelen zijn praktisch:
- Een sectie van enkele honderden titels wordt door één persoon met een scanner in een uur geteld.
- De belangrijkste secties (nieuwe uitgaves, bestsellers, cadeaus, kinderboeken, alles bij de deur) kunnen vaker geteld worden dan de langzaam lopende backlist-vakken.
- Problemen komen aan het licht terwijl de oorzaak nog te vinden is: een ontvangstfout van vorige week, een titel in de verkeerde sectie gezet, een reeks verlies in één vak.
- De voorraadlijst blijft het hele jaar betrouwbaar, waardoor ook de lijst voor retourzendingen naar uitgevers en het bestelrapport betrouwbaar blijven.
Veel winkels doen nog steeds een volledige jaarlijkse telling van de boeken. Doorlopende sectietellingen vervangen dat niet; ze maken het snel en saai, wat een jaarlijkse telling ook zou moeten zijn.
Instellen: secties, planken en schema
Een sectietelling is pas zo goed als de sectiedefinitie. Voordat u de eerste telling doet:
- Zorg dat de secties in het systeem overeenkomen met de secties in de winkel. Als de voorraadlijst “Fictie” vermeldt en in de winkel Fictie, Thrillers, Sciencefiction en Tips van het personeel liggen, levert de telling in elk van die secties schijnafwijkingen op. Splits of voeg samen totdat een boekverkoper de sectiegrenzen op een plattegrond kan tekenen.
- Bepaal waar titels met meerdere locaties horen. Een bestseller kan op de voortafel liggen, met de voorkant zichtbaar in zijn sectie en in de etalage. Tel alle locaties samen als één sectie, of registreer per exemplaar een planklocatie. Het door elkaar gebruiken van beide methoden geeft valse tekorten.
- Stel per sectie een frequentie in. Een gangbaar patroon: secties met veel omloop en veel diefstal maandelijks, middelgrote secties per kwartaal, langzame backlist twee keer per jaar. Opgeschreven wordt dit een kalender die de hele winkel dekt, zonder dat een sectie langer dan zes maanden ongeteld blijft.
- Kies het moment. Vroeg in de ochtend voor de opening, of een rustige doordeweekse avond. Een telling op een drukke zaterdag wordt onderbroken, en onderbroken tellingen zijn de tellingen die halverwege worden opgegeven.
Een sectietelling uitvoeren
Met een telefoon of handscanner is de techniek eenvoudig. De uitdaging zit in het niet overslaan van stappen.
- Bevries de sectie. Ontvang niets in de sectie en zet niets uit het magazijn in de kast totdat de telling is afgesloten. Verkopen kunnen doorgaan; een goed systeem registreert de verkoop als mutatie en de telling vergelijkt de voorraad op het moment van afsluiten.
- Open de telling voor de sectie. Het systeem moet vóór de start de verwachte voorraad per titel in die sectie tonen, zodat het verschil tijdens het tellen zichtbaar is.
- Scan elk exemplaar, van links naar rechts en van boven naar beneden. Eén scan per fysiek exemplaar, inclusief de voorkanten en de ruggen die erachter staan. Typ geen aantallen uit het hoofd over; het doel van een telling is dat je het geheugen niet vertrouwt.
- Behandel de losse exemplaren. Een boek dat wordt gescand maar bij een andere sectie hoort: zet het na de telling op de juiste plek en noteer de verplaatsing. Een boek zonder barcode of met een barcode die niet herkend wordt (oude voorraad, tweedehands boeken, sommige kleine uitgeverijen): leg het apart in een stapel en voer het aan het eind handmatig in.
- Controleer voordat u afsluit. Bekijk de titels waarbij het geteld aantal afwijkt van het verwachte aantal. Tel grote afwijkingen opnieuw voordat u ze accepteert; de meeste grote verschillen komen van een vergeten plank, niet van een ontbrekend boek.
- Sluit de telling af. Het systeem maakt voor elk verschil een correctie aan en bewaart een afwijkingsrapport. De sectie geldt vanaf vandaag als gecontroleerd.
Het afwijkingsrapport lezen
Een telling die niets vindt, is alleen geruststellend. De waarde zit in de patronen over meerdere tellingen heen.
| Patroon | Waarschijnlijke oorzaak | Wat te doen |
|---|---|---|
| Tekorten verspreid over veel titels, telkens klein | Verkopen aan de kassa geregistreerd onder het verkeerde ISBN, of een telling die een plank heeft overgeslagen | Eenmaal opnieuw tellen; kijk daarna hoe het kassasysteem titels in meerdere formaten verwerkt |
| Overschotten bij nieuwe titels | Een levering is in het schap gezet voordat ze was ontvangen, of twee keer ontvangen | Scherp de regel aan dat niets in het schap komt voordat het is ingescand |
| Tekorten geconcentreerd op kleine, dure titels bij de deur | Svinn | Verplaats de categorie, vervang het meubel, tel maandelijks |
| De titels van een hele uitgever ontbreken | Een retour is verzonden zonder dat die is geregistreerd | Zoek het retourdocument en boek het |
| Gestage kleine overschotten in het fonds | Retouren van klanten of herbestellingen nooit geboekt | Maak van „weer in het schap” een scan, niet een schouderophalen |
Bewaar de geschiedenis van de afwijkingen. Een afdeling die drie tellingen op rij klopt, kan naar een lager ritme; een afdeling die nooit klopt, heeft een aangepast proces nodig, niet meer tellen.
En hoe zit het met svinn?
In de detailhandel wordt svinn meestal op ongeveer één tot twee procent van de omzet geschat, en boekhandels vormen geen uitzondering. Tellingen per afdeling zijn de manier waarop een kleine winkel dit meet. Het verlies van de inkoopwaarde van de boeken is het voor de hand liggende verlies; het verborgen verlies is dat elk spookexemplaar op de voorraadlijst een herbestelling is die niet plaatsvindt en een retourkandidaat die nooit wordt weggehaald. De voorraadlijst corrigeren is meer waard dan het svinncijfer zelf.
Scanner, telefoon of klembord?
Een telling met een klembord werkt, en zo deed het grootste deel van de branche het decennialang, maar elk getal wordt later ingetoetst, en de persoon die intoetst weet niet van welk schap een gekrabbelde „3” kwam. Een speciale handscanner is per scan sneller en steviger. Een telefoon met een cameroscanner is goed genoeg voor enkele honderden titels, kost niets extra en laat meer dan één persoon tegelijk tellen. Bluetooth-barcodescanners die zich als toetsenbord koppelen, geven de snelheid van een handscanner, terwijl de telefoon het denkwerk doet. Wat je ook gebruikt, de scanner is alleen de invoer: de waarde zit in een systeem dat het verwachte aantal kent en de correctie schrijft zodra de telling is afgesloten.
Hoe Bookstore Counter helpt. Bookstore Counter is opgebouwd rond de telling per vak. Op een Android-telefoon kies je een vak (of de hele winkel), scan je elk exemplaar met de camera of een gekoppelde Bluetooth-scanner en volg je het verschil tussen verwacht en geteld terwijl je telt. Sluit je de telling af, dan worden de correcties als mutaties vastgelegd en wordt een afwijkingsrapport bewaard. Vakken, schappen en de voorraadlijst worden gedeeld door elke telefoon in de winkel en door de back-office webapp, waar het afwijkingsrapport van de telling naast de omloopsnelheid per vak en de slapende voorraad staat. Meer over Bookstore Counter →
Meer gidsen: alle gidsen van Adelyons