Voorraadomloop voor boekhandels: wat is een goede omloopsnelheid?

Voorraadomloop is hoeveel keer per jaar een winkel zijn voorraad verkoopt. Voor een onafhankelijke boekhandel ligt een cijfer voor de hele winkel ergens tussen twee en een half en zes omlopen per jaar is het bereik waar de meeste benchmarkonderzoeken en vakadviseurs naar verwijzen, waarbij de gezondste algemene winkels in de bovenste helft zitten. Nuttiger dan het totaalcijfer is de omloopsnelheid per afdeling, want een sterke cadeauwand of kinderafdeling verbergt vaak een backlist-vak met fictie dat al een jaar niet beweegt.

Hoe je voorraadomlopen berekent

De standaardformule is op kostprijs gebaseerd:

Omlopen = kostprijs van de verkochte goederen in de periode ÷ gemiddelde voorraad tegen kostprijs, op jaarbasis omgerekend als de periode korter is dan een jaar.

Een eenvoudigere versie op basis van aantallen geeft voor een boekhandel vrijwel hetzelfde antwoord en is makkelijker te berekenen uit een voorraadlijst:

Omlopen = verkochte aantallen in de periode ÷ gemiddeld aantal op voorraad × (365 ÷ dagen in de periode)

Het gemiddelde voorraadniveau moet een echt gemiddelde zijn (minimaal begin en eind van de periode, beter een maandgemiddelde) en niet de telling van vandaag, want een winkel die net zijn kerstbestelling heeft ontvangen lijkt tijdelijk traag en een winkel die net een grote retour heeft verwerkt lijkt tijdelijk snel.

Een voorbeeld: een afdeling heeft gemiddeld 400 exemplaren en verkoopt in een jaar 1,000 exemplaren. Dat is 2.5 omlopen. In een periode van 90 dagen waarin bij hetzelfde gemiddelde 300 exemplaren werden verkocht, is het jaarcijfer 300 ÷ 400 × (365 ÷ 90) ≈ 3.0 omlopen.

Hoe een goede omloopsnelheid eruitziet

Benchmarks uit het ABA-financieel onderzoek ABACUS in de VS en uit de winkelstudies van BookNet Canada laten al jaren zien dat typische onafhankelijke boekhandels een omloopsnelheid in de lage eenheden hebben, waarbij winkels met hogere winst sneller draaien. Beschouw het volgende als een kader, geen oordeel; uw eigen trend over de tijd is belangrijker dan het getal van iemand anders.

Omloopsnelheden verschillen enorm per categorie, en daarom kijk je juist per sectie. Nieuwe hardcover fictie op de voorkant en bestsellers kunnen tien keer of vaker per jaar draaien. Prentenboeken en kartonnen boekjes voor kinderen draaien snel. Poëzie, academische boeken, regionale geschiedenis en diepe literaire backlist draaien misschien eens per jaar of minder en verdienen toch hun plank om redenen die het getal niet kan zien.

Waarom omloop per sectie belangrijker is dan het totaal van de winkel

Stel dat een winkel 3,4 keer per jaar draait, wat er goed uitziet. Uitgesplitst is het een cadeau- en kaartenwand op 8, een kinderafdeling op 5, nieuwe titels op 6, en 60% van de vloer in backlistsecties met omloop tussen 0,8 en 1,5. Het totaalcijfer klopt, maar is nutteloos. De beslissingen liggen in de secties:

• Een sectie met omloop onder 1,5 heeft waarschijnlijk titels buiten hun retourtermijn. Haal eerst de retourlijst voor die sectie op.
• Een sectie met omloop boven 6 en frequente uitverkopen is te weinig ingekocht; de bestelhoeveelheden moeten omhoog.
• Een sectie waarvan de omloop van het ene jaar op het andere is gedaald, heeft ofwel de inkoop veranderd ofwel haar publiek verloren; beide zijn het waard om met de inkoper te bespreken.
• Het aantal strekkende meters moet de omloop volgen, binnen redelijke grenzen. Een schap dat op 1 draait en een dat op 5 draait, hoeven niet dezelfde oppervlakte te hebben, tenzij het langzame schap daar bewust staat.

Omloop, verkoopratio en dode voorraad samen

Omloop is een van drie cijfers die hetzelfde schap vanuit verschillende hoeken beschrijven.

Verkoopratio (sell-through) is verkochte eenheden ÷ (verkochte eenheden + eenheden die nog op voorraad zijn) voor een titel of een inkoop. Het beantwoordt de vraag „van wat ik heb ingekocht, hoeveel is er weg?” en is de juiste maatstaf voor een enkele nieuwe titel of een seizoensbestelling: een titel die 7 van de 10 exemplaren heeft verkocht, heeft een sell-through van 70%, en de overige 3 komen in aanmerking voor retour.

Dode voorraad is voorraad zonder verkoop binnen een vastgestelde periode, meestal 180 dagen (veel boekhandels markeren titels als traag bij 90). Dode voorraad uitgedrukt in inkoopwaarde is de duidelijkste aanduiding van hoeveel geld er in het schap ligt. Een titel kan dood zijn en toch binnen zijn retourtermijn vallen, wat de best mogelijke soort dood is: hij gaat terug.

Omloop is de samenvatting van beide op het niveau van afdeling en winkel. Lees ze bij het inkopen in die volgorde: sell-through voor de titel, dode voorraad voor wat eruit moet, omloopsnelheid voor hoe de afdeling er als geheel voor staat.

Omloopsnelheid verhogen zonder de winkel uit te hollen

De omloopsnelheid stijgt als de verkoop toeneemt of als de gemiddelde voorraad daalt. De tweede hefboom werkt sneller en daar hebben de meeste zelfstandige boekhandels ruimte, maar het is makkelijk te ver te gaan: een winkel die haar backlist inkrimpt om een cijfer te halen, wordt een vliegveldboekhandel. De hefbomen die de omloopsnelheid verbeteren zonder de selectie te schaden zijn:

1. Stuur de niet-verkochte titels op tijd terug. Elk exemplaar dat binnen de termijn wordt teruggestuurd, verlaagt de gemiddelde voorraad zonder kosten behalve de vracht. Gemiste termijnen zijn de meest voorkomende reden waarom de omloopsnelheid van een winkel blijft steken.
2. Koop minder exemplaren, maar vaker. Drie exemplaren van een nieuwe titel met snelle bijbestelling is beter dan acht vooraf, voor alles wat geen zekerheid is. Levering van de groothandel de volgende dag maakt dit haalbaar voor het grootste deel van het assortiment.
3. Stel een bestelpunt per titel vast, niet op gevoel. Bestel de titels die verkopen bij; laat de titels die niet verkopen uitlopen.
4. Tel de afdelingen regelmatig zodat de voorraadcijfers waarop de omloopberekening rust, kloppen. Spookvoorraad blaast de gemiddelde voorraad op en laat een gezonde afdeling traag lijken. Zie hoe je voorraad per afdeling telt.
5. Verplaats traag verkopende voorraad voordat hij dood is. Een frontale presentatie, een aanbevelingskaartje van het personeel of een tafel in het gangpad van de afdeling kost niets en zet vaak een titel in beweging die met de rug naar voren simpelweg onzichtbaar was.
6. Houd bewuste uitzonderingen bewust. Lokale auteurs, de poëzieplank, de kenmerkende afdelingen van de winkel: beslis welke trage afdelingen bij de identiteit horen, leg dat vast en meet ze aan hun eigen geschiedenis in plaats van aan gift.

Meer gidsen: alle gidsen van Adelyons