So zählen Sie den Bestand einer Buchhandlung nach Bereichen

Eine Buchhandlung muss nicht einen ganzen Tag schließen, um zu wissen, was in ihren Regalen liegt. Zählen jeweils einen Bereich nach dem anderen, in einem rollierenden Zeitplan, deckt dieselben Abweichungen auf wie eine jährliche Gesamtzählung, und zwar Monate früher, und nimmt nie einen Buchhändler länger als ein oder zwei Stunden vom Verkaufsraum. Dieser Leitfaden behandelt, wie Sie Bereichszählungen einrichten, wie Sie eine mit einem Barcode-Scanner durchführen und was Sie mit den Abweichungen tun.

Warum nach Bereichen statt alles auf einmal zählen

Die traditionelle Inventur findet einmal im Jahr statt, meist zum Geschäftsjahresende, bei geschlossenem Laden und mit allen Händen zum Zählen. Sie liefert eine genaue Zahl für den Steuerberater und sehr wenig, was dem Buchhändler hilft, denn bis eine Abweichung auffällt, ist sie elf Monate alt und niemand erinnert sich mehr an den Karton, in dem sie kam.

Eine Bereichszählung, in anderen Einzelhandelsbereichen oft Cycle Count genannt, zählt einen festgelegten Teil des Ladens gegen die Bestandsliste und bucht die Korrekturen sofort. Ihre Vorteile sind praktischer Natur:

• Ein Bereich mit einigen hundert Titeln wird von einer Person mit Scanner in einer Stunde gezählt.
• Die wichtigsten Bereiche (Neuerscheinungen, Bestseller, Geschenke, Kinderbücher, alles in Türnähe) können häufiger gezählt werden als die langsam drehenden Backlist-Regale.
• Probleme kommen ans Licht, solange die Ursache noch auffindbar ist: ein Wareneingangsfehler von letzter Woche, ein Titel im falschen Bereich einsortiert, ein Schwund in einem Regal.
• Die Bestandsliste bleibt das ganze Jahr verlässlich, was die Liste für Rücksendungen an Verlage und den Nachbestellbericht ebenfalls verlässlich macht.

Viele Buchhandlungen führen für die Bücher trotzdem eine vollständige Jahresinventur durch. Rollierende Bereichszählungen ersetzen diese nicht; sie machen sie schnell und unspektakulär, was eine Jahresinventur auch sein sollte.

Einrichtung: Bereiche, Regale und Zeitplan

Eine Abschnittszählung ist nur so gut wie die Abschnittsdefinition. Vor der ersten Zählung:

1. Stellen Sie sicher, dass die Abschnitte im System den Abschnitten im Verkaufsraum entsprechen. Wenn die Bestandsliste „Belletristik“ führt, im Laden aber Belletristik, Krimi, Science-Fiction und Staff Picks stehen, erzeugt die Zählung in jedem dieser Bereiche Phantomabweichungen. Teilen oder zusammenlegen, bis ein Buchhändler die Abschnittsgrenzen in einem Grundriss einzeichnen könnte.
2. Legen Sie fest, wo Titel mit mehreren Standorten geführt werden. Ein Bestseller könnte auf dem Fronttisch liegen, frontal im Regal seines Abschnitts stehen und im Schaufenster. Entweder zählen Sie alle Standorte gemeinsam als einen Abschnitt, oder Sie erfassen einen Regalplatz pro Exemplar. Eine Mischung aus beidem führt zu falschen Fehlbeständen.
3. Legen Sie eine Häufigkeit pro Abschnitt fest. Ein übliches Muster: Abschnitte mit hohem Umsatz und hohem Diebstahlrisiko monatlich, mittlere Abschnitte quartalsweise, langsame Backlist zweimal im Jahr. Schriftlich festgehalten ergibt das einen Kalender, der den gesamten Laden abdeckt, ohne dass ein Abschnitt länger als sechs Monate ungezählt bleibt.
4. Wählen Sie den Zeitpunkt. Früh morgens vor der Öffnung oder an einem ruhigen Wochentagabend. Eine Zählung während eines vollen Samstags wird unterbrochen, und unterbrochene Zählungen sind diejenigen, die halb fertig abgebrochen werden.

Eine Abschnittszählung durchführen

Mit einem Smartphone oder einem Handscanner ist die Technik einfach. Die Herausforderung liegt darin, keine Schritte auszulassen.

1. Abschnitt sperren. Bis zum Abschluss der Zählung wird darin nichts eingebucht und nichts aus dem Lager ins Regal gestellt. Verkäufe können weiterlaufen; ein gutes System erfasst den Verkauf als Bewegung, und die Zählung vergleicht den Bestand zum Zeitpunkt des Abschlusses.
2. Zählung für den Abschnitt starten. Das System sollte vor Beginn den erwarteten Bestand jedes Titels in diesem Abschnitt anzeigen, damit die Abweichung während der Zählung sichtbar wird.
3. Jedes Exemplar scannen, von links nach rechts, von oben nach unten. Ein Scan pro physischem Exemplar, einschließlich der frontal ausliegenden Bücher und der dahinter stehenden Rücken. Mengen nicht aus dem Gedächtnis eintippen; der Sinn einer Zählung ist, dass sie dem Gedächtnis nicht vertraut.
4. Ausreißer behandeln. Ein Buch, das sich scannen lässt, aber zu einem anderen Abschnitt gehört: Nach der Zählung an den richtigen Platz stellen und die Umbuchung vermerken. Ein Buch ohne Barcode oder mit einem Barcode, der sich nicht zuordnen lässt (Altbestand, Gebrauchtbücher, manche Kleinverlage): beiseitelegen und am Ende manuell erfassen.
5. Vor dem Abschluss prüfen. Sehen Sie sich die Titel an, bei denen die gezählte Menge von der erwarteten abweicht. Prüfen Sie große Abweichungen nach, bevor Sie sie akzeptieren; die meisten großen Abweichungen sind ein übersehenes Regal, kein fehlendes Buch.
6. Zählung abschließen. Das System erstellt für jede Differenz eine Korrekturbuchung und führt einen Abweichungsbericht. Der Abschnitt gilt ab heute als geprüft.

Den Abweichungsbericht lesen

Eine Zählung, die nichts findet, ist nur eine Beruhigung. Der Wert liegt in den Mustern über mehrere Zählungen hinweg.

Die Abweichungshistorie behalten. Ein Bereich, der drei Zählungen in Folge fehlerfrei ist, kann auf einen selteneren Rhythmus umgestellt werden; ein Bereich, der nie fehlerfrei ist, braucht einen korrigierten Prozess, nicht mehr Zählen.

Und der Schwund?

Im Einzelhandel wird der Schwund branchenweit typischerweise mit etwa einem bis zwei Prozent des Umsatzes angegeben, und Buchhandlungen sind davon nicht ausgenommen. Bereichszählungen sind die Methode, mit der eine kleine Buchhandlung das misst. Der Verlust durch die Bücher selbst ist der offensichtliche; der verborgene ist, dass jedes Phantomexemplar im Bestandsverzeichnis eine Nachbestellung ist, die nicht stattfindet, und ein Rücksendekandidat, der nie herausgezogen wird. Den Bestand zu korrigieren ist mehr wert als die Schwundzahl selbst.

Scanner, Handy oder Klemmbrett?

Eine Zählung mit Klemmbrett funktioniert und war jahrzehntelang in der Branche üblich, aber jede Zahl darauf wird später eingetippt, und die Person, die sie eintippt, weiß nicht, aus welchem Regal eine gekritzelte „3“ stammt. Ein eigener Handscanner ist pro Scan schneller und langlebiger. Ein Handy mit Kamera-Scanner reicht für einige hundert Titel, kostet nichts extra und erlaubt, dass mehrere Personen gleichzeitig zählen. Bluetooth-Barcodescanner, die sich als Tastatur verbinden, bieten die Geschwindigkeit eines Handscanners, während das Handy die Denkarbeit übernimmt. Welches Gerät auch immer: Der Scanner ist nur die Eingabe. Der Wert liegt in einem System, das die erwartete Menge kennt und die Anpassung schreibt, sobald die Zählung abgeschlossen ist.

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