Comment planifier une tournée de distributeurs et préparer le camion à l'avance
Bien planifier une tournée de distributeurs repose sur deux décisions prises la veille : quels appareils méritent un arrêt, et ce qui doit être chargé dans le camion pour chacun d'eux. Les opérateurs qui prennent ces deux décisions à l'entrepôt, à partir de chiffres, parcourent moins de kilomètres, transportent moins de produits et consacrent leur visite au remplissage plutôt qu'aux suppositions. Voici comment y parvenir, avec ou sans télémétrie.
Commencez par ce dont chaque appareil a réellement besoin
Le circuit par défaut de la plupart des petits opérateurs est fixe : les mêmes appareils chaque mardi, qu'ils soient vides ou non. C'est simple, mais cela gaspille les deux ressources les plus rares : le temps du chauffeur et l'espace dans le camion. Un appareil plein visité selon le planning est un arrêt qui a coûté quarante minutes sans rien rapporter ; un appareil vide qui n'est prévu que la semaine suivante est un emplacement qui cherche discrètement un nouveau prestataire.
L'alternative est une tournée dynamique: les arrêts de chaque jour sont choisis parmi les appareils qui en ont besoin. Pour cela, vous avez besoin, pour chaque appareil, d'une estimation de son stock actuel par sélection. Cette estimation provient de l'une de trois sources, classées par fiabilité décroissante :
- Télémétrie depuis un lecteur de carte ou un dispositif de télémétrie qui récupère les données DEX selon un calendrier. Si vous en disposez, vous connaissez le stock de ce matin à une ou deux ventes près.
- Le dernier fichier DEX relevée lors de la visite précédente, sans rien retirer, puisqu'il n'y a pas eu de ventes depuis. Cela vous indique ce qui restait en fermant la porte, et vous projetez à partir de là.
- Le dernier comptage et un taux de vente. Si la machine a vendu en moyenne 14 unités par jour au cours des six dernières semaines et que vous l'avez remplie à 180 il y a neuf jours, il en reste environ 54. Approximatif, mais bien meilleur qu'un circuit fixe, et cela s'améliore à chaque comptage lors de chaque passage.
Quelle que soit la façon dont vous l'obtenez, convertissez l'estimation en un seul chiffre par machine : jours avant qu'elle passe sous votre seuil, le seuil étant le niveau de remplissage en dessous duquel l'emplacement commence à paraître dégarni. Beaucoup d'opérateurs utilisent 30 à 40 pour cent. Une machine à 2 jours part sur la tournée de demain ; une machine à 9 jours non.
Classez les arrêts par motif, non par carte
L'ordre sur la carte compte, mais en second lieu. Décidez d'abord qui reçoit une visite, puis suivez le trajet le plus court parmi eux. Un classement pratique des machines retenues :
| Priorité | Motif | Déclencheur habituel |
|---|---|---|
| 1 | Sous le seuil maintenant | Remplissage estimé sous votre minimum, ou un événement de rupture |
| 2 | Alerte sur la machine | Bourrage de billets, erreur du monnayeur, porte ouverte, température sur une machine alimentaire |
| 3 | Bientôt vide | Passera sous le seuil avant le prochain jour prévu dans ce secteur |
| 4 | Caisse pleine | Espèces estimées dans la caisse proches du montant que vous êtes prêt à laisser sur place |
| 5 | Trop longtemps sans visite | Pas de visite depuis deux semaines, quels que soient les chiffres ; les emplacements remarquent l'absence |
| 6 | Inconnu | Aucune estimation ; une nouvelle machine ou un lecteur défaillant. Passez la voir pour en établir une |
Tout ce qui ne figure pas sur la liste reste hors circuit et sera réévalué demain. Gardez les machines omises visibles avec une ligne de motif, car un chauffeur qui voit « pleine, 11 jours » fait bien plus confiance au système qu'un chauffeur qui ne voit qu'une liste plus courte.
Préparation en amont : constituer la charge avant le départ du camion
Préparation en amont (aussi appelée kitting ou préparation de commandes) consiste à composer, la veille à l'entrepôt, le remplissage de chaque machine à partir de l'estimation de stock, afin que le chauffeur charge exactement ce dont chaque arrêt a besoin et rien d'autre. L'alternative, le magasin roulant, où le camion transporte un peu de tout et où le chauffeur se sert sur place à chaque machine, est le point de départ de la plupart des tournées et la raison pour laquelle la plupart des camions sont surchargés de produits qui ne tournent que deux fois par an.
Le processus de préparation en amont dans sa forme la plus simple :
- Pour chaque machine de la tournée de demain, calculez stock cible moins stock estimé pour chaque sélection. Le stock cible est la quantité que contient un spiral plein, ou le niveau auquel vous avez choisi de remplir cette sélection.
- Arrondissez chaque ligne à la hausse, dans la limite de ce que la spirale peut contenir, et à la baisse, selon ce que vous voulez réellement y mettre. Un article qui se vend lentement, avec 2 restants et un par de 10, ne mérite peut-être que 4.
- Additionnez les lignes de toutes les machines dans une liste de préparation par produit, puis convertissez-la en cartons complets, car c'est ainsi que l'entrepôt est rangé. Le reste d'un carton entamé sera le premier prélèvement du lendemain.
- Préparez par produit dans des bacs ou caisses, un par machine, étiquetés. Scanner chaque article au moment de le mettre dedans permet de repérer le mauvais format ou parfum avant le départ du camion.
- Marquez le kit comme chargé et retirez-le du stock de l'entrepôt à ce moment-là, et non au moment du remplissage de la machine. Sinon, le stock de l'entrepôt sera toujours décalé d'un jour.
La liste de préparation par machine est destinée au chauffeur ; la liste par produit, à celui qui prépare. Vous avez besoin des deux vues des mêmes chiffres.
La visite elle-même
Une fois la planification terminée à l'entrepôt, la visite devient courte et reproductible. Le chauffeur ouvre la machine avec une liste indiquant déjà ce qu'il faut ajouter par sélection, confirme ou corrige le comptage constaté, ajoute le kit, retire les produits périmés ou invendables en notant la raison, prélève les espèces et note le montant, récupère le fichier DEX si la machine en produit un, puis referme. Un comptage ne compte que là où l'estimation était fausse, et ces corrections affinent la suivante.
Deux habitudes font la différence entre une tournée dynamique qui tient la route et une qui dérive :
- Enregistrez un arrêt sauté comme une visite, avec sa raison. « Lieu fermé », « impossible de stationner », « machine déplacée ». Un arrêt sauté sans trace donne simplement l'impression que la machine a été visitée.
- Terminez la visite sur le téléphone avant de repartir. Les comptages saisis de mémoire en fin de journée sont la principale cause des estimations erronées.
Quoi mesurer après un mois
Comparez le mois précédent et le mois suivant. Le nombre d'arrêts par jour devrait baisser et le nombre d'unités par arrêt devrait augmenter. La charge restante du camion en fin de journée devrait être proche de zéro. Les ruptures constatées à l'arrivée devraient diminuer. Si l'un de ces indicateurs évolue dans le mauvais sens, le seuil est trop bas, la fenêtre de taux de vente est trop courte ou les comptages ne sont pas saisis. Ces trois points sont corrigeables ; aucun ne justifie de revenir à l'ancienne tournée fixe.
Voici comment Vending Route procède. Vending Route calcule le taux de remplissage et le nombre de jours avant le seuil de chaque distributeur à partir de la meilleure source disponible (une synchronisation Nayax, le dernier fichier DEX, ou le dernier comptage avec le taux de ventes), et construit la tournée du jour à partir des points de vente qui valent la visite, chacun avec sa raison, son remplissage, sa source et son estimation d'espèces ; les distributeurs pleins sont listés ci-dessous avec la raison de leur exclusion. L'écran Kit indique le chargement par produit, en cartons complets ou par distributeur, pour aujourd'hui ou demain, avec cochage par scan, et « Mark kitted » retire le stock de l'entrepôt. Lors de la visite, les quantités d'ajout sont préremplies, les comptages et les prélèvements demandent un motif, les espèces prélevées sont vérifiées par rapport au distributeur, et tout fonctionne sans réseau et se synchronise plus tard. Les chauffeurs utilisent l'application Android ; vous planifiez dans l' l'application web. En savoir plus sur Vending Route.
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