Cómo planificar una ruta de vending y preparar la furgoneta con antelación
Planificar bien una ruta de vending depende de dos decisiones que se toman el día anterior: qué máquinas merecen una parada y qué lleva la furgoneta para cada una. Los operadores que toman ambas decisiones en el almacén, a partir de datos, recorren menos kilómetros, transportan menos producto y dedican la visita a reponer en lugar de adivinar. Así se consigue, con o sin telemetría.
Empiece por lo que realmente necesita cada máquina
La ruta por defecto para la mayoría de los pequeños operadores es un recorrido fijo: las mismas máquinas cada martes, estén vacías o no. Es sencillo, pero desperdicia los dos recursos más escasos que tiene, las horas del conductor y el espacio en la furgoneta. Una máquina llena visitada según el calendario es una parada que costó cuarenta minutos y no generó nada; una máquina vacía que no toca hasta la semana que viene es una ubicación que discretamente está buscando otro proveedor.
La alternativa es una ruta dinámica: las paradas de cada día se eligen entre las máquinas que necesitan reposición. Para ello necesita, de cada máquina, una estimación de su stock actual por selección. Esa estimación procede de una de tres fuentes, en orden descendente de fiabilidad:
- Telemetría desde un lector de tarjetas o un dispositivo de telemetría que obtiene lecturas DEX de forma programada. Si lo tiene, conoce el stock de esta mañana con un margen de una o dos ventas.
- El último archivo DEX tomada en la visita anterior, sin restar nada, ya que no ha habido ventas desde entonces. Esto le indica lo que quedaba al cerrar la puerta, y desde ahí proyecta.
- El último recuento y una tasa de ventas. Si la máquina vendió una media de 14 unidades al día durante las últimas seis semanas y la llenó hasta 180 hace nueve días, quedan unas 54. Es un cálculo basto, pero mucho mejor que un recorrido fijo, y mejora con cada recuento de cada visita.
Sea como sea que lo obtenga, convierta la estimación en un único número por máquina: días hasta que baje de su umbral, donde el umbral es el nivel de llenado por debajo del cual la ubicación empieza a parecer vacía. Muchos operadores usan entre el 30 y el 40 por ciento. Una máquina con 2 días va a la ruta de mañana; una con 9 días no.
Ordene las paradas por motivo, no por mapa
El orden en el mapa importa, pero en segundo lugar. Decida primero a quién se visita y luego recorra el camino más corto entre ellas. Un ranking práctico de qué máquinas entran en la ruta:
| Prioridad | Motivo | Desencadenante típico |
|---|---|---|
| 1 | Por debajo del umbral ahora | Llenado estimado por debajo de su mínimo, o un evento de agotado |
| 2 | Alerta en la máquina | Atasco de billetes, error del monedero, puerta abierta, temperatura en una máquina de alimentos |
| 3 | Pronto vacía | Cruzará el umbral antes del próximo día programado en esa zona |
| 4 | Efectivo en el límite | Efectivo estimado en la caja cerca de la cantidad que está dispuesto a dejar en la calle |
| 5 | Demasiado tiempo sin visita | Sin visita en dos semanas, sean cuales sean los números; los locales notan la ausencia |
| 6 | Desconocido | Sin estimación; una máquina nueva o un lector averiado. Visítela para establecer una |
Todo lo que no aparezca en la lista queda fuera de la ruta y se reevalúa mañana. Mantenga visibles las máquinas omitidas con una línea de motivo, porque un conductor que ve «llena, 11 días» confía mucho más en el sistema que uno que solo ve una lista más corta.
Preparación previa: montar la carga antes de que salga el camión
Preparación previa (también llamada kitting o preselección) consiste en preparar el llenado de cada máquina en el almacén el día anterior, a partir de la estimación de stock, de modo que el conductor cargue exactamente lo que necesita cada parada y nada más. La alternativa, la tienda rodante, en la que el camión lleva un poco de todo y el conductor se sirve de ahí en cada máquina, es como empiezan la mayoría de las rutas y por qué la mayoría de los camiones van sobrecargados con producto que rota dos veces al año.
El proceso de preparación previa en su forma más sencilla:
- Para cada máquina de la ruta de mañana, calcule stock objetivo menos stock estimado para cada selección. El stock objetivo es la cantidad que cabe en una espiral llena, o el nivel al que ha decidido llenar esa selección.
- Redondea cada línea hacia arriba hasta lo que puede admitir la espiral y hacia abajo hasta lo que realmente quieres meter en ella. Un producto de venta lenta con 2 unidades restantes y un par de 10 quizá solo merezca 4.
- Suma las líneas de todas las máquinas en una lista de picking por producto, y luego conviértela en cajas completas, porque así está organizado el almacén. Lo que sobre de una caja abierta será la primera selección de mañana.
- Separa por producto en cajas o contenedores, uno por máquina, etiquetados. Escanear cada artículo al meterlo detecta el tamaño o sabor equivocado antes de salir con el camión.
- Marca el kit como cargado y descuéntalo del stock del almacén en ese momento, no cuando la máquina esté llena. Si no, tu recuento del almacén siempre estará un día desfasado.
La lista de picking por máquina es para el conductor; la lista por producto, para quien prepara. Necesitas ambas vistas de los mismos números.
La visita en sí
Cuando la planificación está hecha en el almacén, la visita se vuelve corta y repetible. El conductor abre la máquina con una lista de lo que hay que reponer por selección ya rellenada, confirma o corrige el recuento encontrado, añade el kit, retira lo que esté caducado o sin movimiento indicando el motivo, saca el efectivo y anota la cantidad, extrae el archivo DEX si la máquina lo genera y cierra. Un recuento solo importa donde la estimación fue errónea, y esas correcciones son las que afinan la siguiente estimación.
Dos hábitos marcan la diferencia entre una ruta dinámica que se sostiene y una que se desvía:
- Registra una parada omitida como visita, indicando el motivo. «Local cerrado», «no pude aparcar», «máquina cambiada de sitio». Una parada omitida sin rastro solo hace parecer que la máquina ya fue visitada.
- Termina la visita en el teléfono antes de arrancar. Los recuentos introducidos al final del día de memoria son la causa principal de que las estimaciones salgan mal.
Qué medir después de un mes
Compara el mes anterior con el posterior. Las paradas por día deberían bajar y las unidades por parada deberían subir. La carga del camión al final del día debería estar cerca de cero. Los productos agotados al llegar deberían disminuir. Si alguno de estos indicadores va en la dirección equivocada, el umbral está demasiado bajo, la ventana de tasa de venta es demasiado corta o no se están introduciendo los recuentos. Las tres cosas son solucionables; ninguna es motivo para volver al circuito fijo.
Así lo hace Vending Route. Vending Route calcula el nivel de llenado de cada máquina y los días hasta el umbral a partir de la mejor fuente disponible (una sincronización con Nayax, el último archivo DEX o el último recuento y la tasa de ventas), y construye la ruta del día con las paradas que merecen una visita, cada una con su motivo, nivel de llenado, fuente y estimación de efectivo; las máquinas llenas se listan abajo con el motivo por el que se excluyeron. La pantalla Kit muestra la carga por producto en cajas completas o por máquina, para hoy o mañana, con marcado por escaneo, y «Mark kitted» descuenta el stock del almacén. En la visita, las cantidades a añadir vienen rellenadas, los recuentos y las retiradas requieren un motivo, el efectivo retirado se verifica con la máquina, y todo funciona sin señal y se sincroniza después. Los conductores usan la app de Android; tú planificas en la la aplicación web. Más sobre Vending Route.
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