Como planejar uma rota de vending e pré-carregar o caminhão

Planejar bem uma rota de vending depende de duas decisões tomadas no dia anterior: quais máquinas merecem uma parada e o que vai no caminhão para cada uma delas. Operadores que tomam as duas decisões no depósito, com base em números, percorrem menos quilômetros, levam menos produtos e gastam a visita abastecendo em vez de adivinhar. Veja como chegar lá, com ou sem telemetria.

Comece pelo que cada máquina realmente precisa

A rota padrão para a maioria dos pequenos operadores é um trajeto fixo: as mesmas máquinas toda terça-feira, estejam vazias ou não. É simples, mas desperdiça os dois recursos mais escassos que você tem, as horas do motorista e o espaço no caminhão. Uma máquina cheia visitada conforme o cronograma é uma parada que custou quarenta minutos e não rendeu nada; uma máquina vazia que só será atendida na semana que vem é um local que está discretamente procurando outro fornecedor.

A alternativa é uma rota dinâmica: as paradas de cada dia são escolhidas entre as máquinas que precisam de reposição. Para isso, você precisa, para cada máquina, de uma estimativa do estoque atual por seleção. Essa estimativa vem de uma de três fontes, em ordem decrescente de confiabilidade:

1. Telemetria de um leitor de cartões ou dispositivo de telemetria que coleta leituras DEX em uma programação. Se você tem isso, sabe o estoque desta manhã com margem de uma ou duas vendas.
2. O último arquivo DEX coletada na visita anterior, sem subtrair nada, já que não houve vendas desde então. Isso mostra o que sobrou quando você fechou a porta, e a partir daí você projeta.
3. A última contagem e uma taxa de vendas. Se a máquina vendeu em média 14 unidades por dia nas últimas seis semanas e você a abasteceu até 180 nove dias atrás, restam cerca de 54. Simples, mas muito melhor que uma rota fixa, e melhora a cada contagem em cada visita.

Seja como for que você obtenha, converta a estimativa em um único número por máquina: dias até cair abaixo do seu limite, em que o limite é o nível de abastecimento abaixo do qual o local começa a parecer vazio. Muitos operadores usam de 30 a 40 por cento. Uma máquina com 2 dias vai para a rota de amanhã; uma com 9 dias não.

Ordene as paradas por motivo, não pelo mapa

A ordem no mapa importa, mas vem em segundo lugar. Decida primeiro quem recebe uma visita e depois percorra o caminho mais curto entre eles. Um ranking prático de quais máquinas entram na rota:

Tudo o que não está na lista fica fora da rota e é reavaliado amanhã. Mantenha as máquinas omitidas visíveis com uma linha de motivo, porque um motorista que vê “cheia, 11 dias” confia muito mais no sistema do que um que vê apenas uma lista mais curta.

Pré-separação: monte a carga antes de o caminhão sair

Pré-separação (também chamada de kitting ou pré-picking) significa separar no armazém, um dia antes e a partir da estimativa de estoque, o abastecimento de cada máquina, para que o motorista carregue exatamente o que cada parada precisa e nada mais. A alternativa, a loja rolante, em que o caminhão leva um pouco de tudo e o motorista se serve dali em cada máquina, é como a maioria das rotas começa e por que a maioria dos caminhões vai sobrecarregada com produtos que giram duas vezes por ano.

O processo de pré-separação, na sua forma mais simples:

1. Para cada máquina da rota de amanhã, calcule estoque ideal menos estoque estimado para cada seleção. O estoque ideal é a quantidade que uma espiral cheia comporta, ou o nível até o qual você escolheu abastecer aquela seleção.
2. Arredonde cada linha para cima até o limite que a espiral aguenta e para baixo até o que você realmente quer colocar nela. Um item de venda lenta, com 2 restantes e um par de 10, pode merecer só 4.
3. Some as linhas de todas as máquinas em uma lista de separação por produto, depois converta-a em caixas fechadas, porque é assim que o armazém está organizado. O restante de uma caixa aberta é o primeiro item a separar amanhã.
4. Separe por produto em caixas ou bins, um para cada máquina, identificados. Escanear cada item ao colocá-lo pega o tamanho ou sabor errado antes que o caminhão saia.
5. Marque o kit como carregado e dê baixa no estoque do armazém naquele momento, e não quando a máquina for abastecida. Caso contrário, a contagem do armazém estará sempre um dia errada.

A lista de separação por máquina é para o motorista; a lista por produto é para quem separa. Você precisa das duas visões dos mesmos números.

A visita em si

Quando o planejamento é feito no armazém, a visita fica curta e repetível. O motorista abre a máquina com uma lista do que repor por seleção já preenchida, confirma ou corrige a contagem encontrada, adiciona o kit, retira o que estiver vencido ou parado, anotando o motivo, recolhe o dinheiro e anota o valor, puxa o arquivo DEX se a máquina gerar um, e fecha. A contagem só importa onde a estimativa errou, e essas correções são o que aperfeiçoa a próxima estimativa.

Dois hábitos fazem a diferença entre uma rota dinâmica que se sustenta e uma que vai se desviando:

• Registre uma parada pulada como visita, com o motivo. “Local fechado”, “não consegui estacionar”, “máquina mudou de lugar”. Uma parada pulada sem registro só faz a máquina parecer visitada.
• Finalize a visita no celular antes de sair. Contagens digitadas no fim do dia, de memória, são a principal causa de estimativas erradas.

O que medir após um mês

Compare o mês anterior com o posterior. As paradas por dia devem cair e as unidades por parada devem subir. A carga do caminhão no fim do dia deve ficar perto de zero. Os itens esgotados encontrados na chegada devem diminuir. Se algum desses indicadores piorou, o limite está baixo demais, a janela da taxa de venda está curta demais ou as contagens não estão sendo registradas. Os três são corrigíveis; nenhum é motivo para voltar ao roteiro fixo.

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