Hoe plan je een automatenroute en maak je de vrachtwagen vooraf klaar
Een goede automatenroute plannen komt neer op twee beslissingen die je de dag ervoor neemt: welke automaten een stop waard zijn, en wat er voor elk van hen op de vrachtwagen moet. Exploitanten die beide beslissingen in het magazijn nemen, op basis van cijfers, rijden minder kilometers, vervoeren minder product en besteden het bezoek aan vullen in plaats van aan gokken. Zo kom je daar, met of zonder telemetrie.
Begin met wat elke automaat werkelijk nodig heeft
De standaardroute voor de meeste kleine exploitanten is een vaste ronde: elke dinsdag dezelfde automaten, ongeacht of ze leeg zijn of niet. Dat is eenvoudig, maar het verspilt de twee schaarste middelen die je hebt: de uren van de chauffeur en de ruimte in de vrachtwagen. Een volle automaat die volgens schema wordt bezocht, is een stop die veertig minuten kostte en niets opleverde; een lege automaat die pas volgende week aan de beurt is, is een locatie die stilletjes naar een nieuwe leverancier zoekt.
Het alternatief is een dynamische route: de stops van elke dag worden gekozen uit de automaten die er één nodig hebben. Daarvoor heb je voor elke automaat een schatting nodig van de huidige voorraad per selectie. Die schatting komt uit een van drie bronnen, van betrouwbaar naar minder betrouwbaar:
- Telemetrie van een kaartlezer of telemetrieapparaat dat volgens schema DEX-gegevens ophaalt. Als je dat hebt, ken je de voorraad van vanochtend binnen een of twee verkopen.
- Het laatste DEX-bestand bij het vorige bezoek opgenomen, zonder aftrek, aangezien er sindsdien geen verkopen zijn geweest. Dit laat zien wat er was toen je de deur sloot, en vanaf daar reken je vooruit.
- De laatste telling en een verkoopsnelheid. Als de automaat de afgelopen zes weken gemiddeld 14 stuks per dag verkocht en je hem negen dagen geleden tot 180 hebt gevuld, zijn er ongeveer 54 over. Grof, maar veel beter dan een vaste route, en het wordt beter met elke telling bij elk bezoek.
Hoe je het ook krijgt, reken de schatting per automaat om naar één getal: dagen totdat hij onder je drempel zakt, waarbij de drempel het vulniveau is waaronder de locatie er kaal begint uit te zien. Veel exploitanten gebruiken 30 tot 40 procent. Een automaat met 2 dagen gaat op de route van morgen; een met 9 dagen niet.
Sorteer de stops op reden, niet op kaart
De volgorde op de kaart telt, maar komt op de tweede plaats. Beslis eerst wie een bezoek krijgt en rijd dan de kortste route langs hen. Een praktische rangorde van welke automaten de route halen:
| Prioriteit | Reden | Typische aanleiding |
|---|---|---|
| 1 | Nu onder de drempel | Geschatte vulling onder je minimum, of een uitverkocht-evenement |
| 2 | Melding op de automaat | Biljettenstoring, muntmechanismefout, deur open, temperatuur bij een voedselautomaat |
| 3 | Binnenkort leeg | Zakt onder de drempel vóór de volgende geplande dag in dat gebied |
| 4 | Contant geld op maximum | Geschat geld in de kluis dicht bij het bedrag dat je op straat wilt laten staan |
| 5 | Te lang geleden sinds een bezoek | Geen bezoek in twee weken, wat de cijfers ook zeggen; locaties merken afwezigheid op |
| 6 | Onbekend | Geen schatting; een nieuwe automaat of een kapotte lezer. Bezoek om er een vast te stellen |
Alles wat niet op de lijst staat, blijft van de route af en wordt morgen opnieuw beoordeeld. Houd de weggelaten automaten zichtbaar met een regel uitleg, want een chauffeur die „vol, 11 dagen“ ziet, vertrouwt het systeem veel meer dan een chauffeur die alleen een kortere lijst ziet.
Vooraf samenstellen: bouw de lading op voordat de vrachtwagen vertrekt
Vooraf samenstellen (ook kitting of vooraf picken genoemd) betekent dat je de dag ervoor in het magazijn de vulling voor elke automaat samenstelt op basis van de voorraadschatting, zodat de chauffeur precies laadt wat elke stop nodig heeft en niets meer. Het alternatief, de rollende winkel, waarbij de vrachtwagen een beetje van alles meeneemt en de chauffeur daaruit bij de automaat bijvult, is hoe de meeste routes beginnen en waarom de meeste vrachtwagens overladen zijn met producten die twee keer per jaar omgaan.
Het proces van vooraf samenstellen in zijn eenvoudigste vorm:
- Bereken voor elke automaat op de route van morgen par min geschatte voorraad voor elke selectie. Par is de hoeveelheid die een volle spiraal bevat, of het niveau waarnaar je voor die selectie hebt besloten te vullen.
- Rond elke regel af naar boven tot wat de spiraal kan bevatten en naar beneden tot wat je er daadwerkelijk in wilt stoppen. Een traag verkopend product met nog 2 in de automaat en een par van 10 verdient misschien maar 4.
- Tel de regels van alle automaten op tot een picklijst per product, en reken die dan om naar volledige dozen, omdat het magazijn zo is ingedeeld. De rest van een geopende doos is de eerste pick van morgen.
- Kies per product in bakken of kratten, één per automaat, gelabeld. Elk artikel scannen terwijl het erin gaat, vangt de verkeerde maat of smaak op voordat de vrachtwagen vertrekt.
- Markeer het kit als geladen en haal het uit de magazijnvoorraad op dat moment, niet wanneer de automaat gevuld is. Anders klopt je magazijntelling altijd een dag niet.
De picklijst per automaat is voor de chauffeur; de picklijst per product is voor degene die pickt. Je wilt beide weergaven van dezelfde cijfers.
Het bezoek zelf
Wanneer de planning in het magazijn is afgerond, wordt het bezoek kort en herhaalbaar. De chauffeur opent de automaat met een lijst met per selectie al ingevuld wat er bij moet, bevestigt of corrigeert de aangetroffen telling, vult het kit aan, haalt alles wat over de datum of defect is weg met een reden, haalt het geld eruit en noteert het bedrag, haalt het DEX-bestand op als de automaat die maakt, en sluit de automaat. Een telling is alleen nodig waar de schatting fout was, en die correcties scherpen de volgende schatting aan.
Twee gewoonten maken het verschil tussen een dynamische route die stand houdt en een die uit de hand loopt:
- Leg een overgeslagen stop vast als bezoek met een reden. „Locatie gesloten“, „kon niet parkeren“, „automaat verplaatst“. Een overslag zonder spoor laat de automaat alleen maar bezocht lijken.
- Rond het bezoek op de telefoon af voordat je wegrijdt. Tellingen die aan het eind van de dag uit het hoofd worden ingevoerd, zijn de belangrijkste oorzaak van foute schattingen.
Wat je na een maand moet meten
Vergelijk de maand ervoor met de maand erna. Stops per dag zouden moeten dalen en eenheden per stop moeten stijgen. De vrachtwagenlading aan het eind van de dag zou dicht bij nul moeten liggen. Uitverkochte items die bij aankomst worden aangetroffen, zouden moeten afnemen. Als een van die dingen de verkeerde kant op gaat, staat de drempel te laag, is het verkoopsnelheidsvenster te kort of worden de tellingen niet ingevoerd. Alle drie zijn op te lossen; geen van die is een reden om terug te gaan naar de vaste route.
Zo doet Vending Route dit. Vending Route berekent de vulgraad en het aantal dagen tot de drempel van elke automaat op basis van de beste beschikbare bron (een Nayax-synchronisatie, het laatste DEX-bestand, of de laatste telling en verkoopsnelheid), en stelt de route van de dag samen uit de locaties die een bezoek waard zijn, elk met de reden, vulgraad, bron en geldschatting; volle automaten staan hieronder vermeld met de reden waarom ze zijn overgeslagen. Het Kit-scherm toont de lading per product in hele kratten of per automaat, voor vandaag of morgen, met aanvinken per scan, en „Mark kitted” haalt de voorraad uit het magazijn. Bij het bezoek zijn de aanvulhoeveelheden vooraf ingevuld, moeten tellingen en opnames een reden hebben, wordt het opgenomen geld gecontroleerd tegen de automaat, en alles werkt zonder signaal en synchroniseert later. Chauffeurs gebruiken de Android-app; jij plant in de de webapp. Meer over Vending Route.
Meer gidsen: alle gidsen van Adelyons