¿Qué es un archivo DEX? Guía para operadores de máquinas expendedoras

Un archivo DEX es el registro de auditoría que una máquina expendedora genera sobre sí misma: cuántas ventas ha realizado, cuánto dinero ha recibido, qué vendió cada selección y a qué precio, y qué errores ha registrado. El formato es DEX/UCS, con datos escritos según el estándar EVA-DTS, y cuando sabe leerlo ya no tiene que contar una máquina a mano para saber qué hizo desde la última visita.

De dónde viene el nombre

DEX significa Direct Exchange, y UCS for Uniform Communication Standard. The pair was borrowed from the grocery industry in the early 1990s, when the National Automatic Merchandising Association needed a way for route drivers to pull a machine's figures without opening a mechanical counter. The data inside the file follows EVA-DTS, el European Vending Association Data Transfer Standard, por lo que verá ambos nombres usados para lo que en la práctica es lo mismo. La gente dice “archivo DEX”, “lectura DEX”, “auditoría DEX” y “archivo EVA-DTS” indistintamente.

Casi todas las máquinas de snacks, refrescos y comida fabricadas en los últimos veinticinco años pueden generar uno. Las máquinas antiguas lo muestran a través de un puerto DEX en la placa controladora; las más nuevas y la mayoría de lectores de tarjetas y dispositivos de telemetría generan el mismo archivo y lo envían por la red móvil.

Qué contiene un archivo DEX

Ábralo en un editor de texto y verá un archivo de texto plano, con un registro por línea, cada registro un código seguido de campos separados por asteriscos. La envoltura empieza con DXS y termina con DXE, y el contenido real se encuentra entre ST y SE Uno breve tiene este aspecto:

DXS*1234567890*VA*V0/6*1
ST*001*0001
ID1*VMC12345678*MODEL-X*1234
ID4*2*USD
VA1*1842750*31204*49800*842
CA2*1250300*21855*31200*521
PA1*10*125
PA2*412*51500*8*1000
PA1*12*150
PA2*96*14400*2*300
EA1*EGS*20261014*0812
G85*A1F0
SE*12*0001
DXE*1*1

Los tipos de registro que importan a un operador:

Contadores de intervalo y acumulados

La mayoría de los registros de conteo incluyen dos conjuntos de cifras: una cifra desde que se inicializó la máquina y otra desde el último reinicio. Una lectura normalmente reinicia los contadores de intervalo, así que los campos «desde el último reinicio» te dan exactamente lo ocurrido entre dos visitas, y los campos «desde la inicialización» te permiten detectar una lectura omitida. Si tu software solo analiza los contadores acumulados, debería calcular la diferencia entre archivos consecutivos y tratar una diferencia negativa como un reinicio de la placa o un controlador sustituido, nunca como ventas negativas.

Cómo llega un archivo DEX desde la máquina hasta ti

Hay tres vías habituales, y la mayoría de las rutas usan más de una.

1. En la máquina. La forma más antigua es un dispositivo portátil conectado al puerto DEX durante la visita. Un equivalente moderno y más común es un dispositivo de telemetría o un lector de tarjetas que guarda la lectura y la envía a un teléfono por Bluetooth o Wi-Fi, o permite exportarla como archivo. En cualquiera de los casos, acabas con un .dex o .txt archivo por máquina y por visita.
2. Por vía inalámbrica. Los lectores de tarjetas de Nayax, Cantaloupe, PayRange y otros extraen periódicamente una lectura DEX del controlador y la suben. Tu portal de operador muestra entonces el stock por espiral, y algunos proveedores lo exponen mediante una API para que otro software pueda consultarlo.
3. A través de una API propia Si usa una caja de telemetría o un lector con una fuente para desarrolladores, la forma más limpia de organizarlo es un dispositivo que envíe el archivo en bruto a un endpoint en cuanto se descarga, para que nadie tenga que llevar un archivo a ningún sitio.

Qué hacer con él

El valor de un archivo DEX no es el archivo en sí; son las tres preguntas que responde sin necesidad de contar.

• ¿Qué vendió cada espiral? Reste las PA2 ventas desde la última visita al último nivel de llenado y tendrá el stock actual de cada selección, antes de que nadie abra la puerta. Esa es la base de una lista de picking que se prepara en el almacén y no en la máquina.
• ¿Cuánto efectivo debería haber en la caja? CA3 menos CA4, o el campo de efectivo en caja cuando la máquina lo informa, es lo que debe retirar el repartidor. Compárelo con lo que realmente se cuenta y un problema de merma aparecerá en la primera visita, no en la revisión trimestral.
• ¿Por qué se detuvo la máquina? Los EA los eventos llevan marca de tiempo. Una máquina cuyas ventas cayeron a cero tres días antes de la visita, con un atasco del validador de billetes registrado a la misma hora, necesita una reparación, no es una ubicación muerta.

Lo que sale mal

DEX es un estándar con variantes. Espere lo siguiente y prefiera un software que trate estos casos como advertencias y no como errores:

• Algunas controladoras omiten ID4, por lo que el lector debe asumir una moneda y un número de decimales. Otras lo envían con cero decimales en una moneda que claramente tiene céntimos.
• Los fabricantes añaden registros propios o incluyen campos adicionales en los estándar. Un analizador estricto rechaza el archivo completo; uno tolerante conserva los campos estándar y marca el resto.
• Un archivo descargado mientras la máquina estaba en medio de una venta, o una subida por red móvil interrumpida, no supera la G85 suma de comprobación. Descártelo y vuelva a descargarlo en lugar de adivinar.
• Los ID de selección no siempre coinciden con el número impreso en la espiral. Cree la asignación una vez por máquina y guárdela.
• Un cambio de controlador reinicia todos los contadores acumulados. Un software que registra en silencio un gran número negativo de ventas no se ha dado cuenta.

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