Como fazer o inventário de uma livraria por seção
Uma livraria não precisa fechar por um dia para saber o que há nas prateleiras. Contar uma seção por vez, em um cronograma contínuo, encontra as mesmas divergências que um inventário anual completo, encontra-as meses antes e nunca tira um livreiro do salão por mais de uma ou duas horas. Este guia explica como configurar contagens por seção, como fazer uma com leitor de código de barras e o que fazer com as divergências.
Por que contar por seção em vez de tudo de uma vez
O inventário físico tradicional acontece uma vez por ano, geralmente perto do fim do exercício fiscal, com a loja fechada e todos contando. Ele produz um número exato para o contador e muito pouco que ajude o livreiro, porque, quando uma divergência é notada, ela já tem onze meses e ninguém se lembra da caixa em que chegou.
Uma contagem por seção, muitas vezes chamada de contagem cíclica em outros varejos, confere uma parte definida da loja com a lista de estoque e registra os ajustes imediatamente. Suas vantagens são práticas:
- Uma seção com algumas centenas de títulos é contada em uma hora por uma pessoa com leitor.
- As seções mais importantes (lançamentos, mais vendidos, presentes, infantil, tudo perto da porta) podem ser contadas com mais frequência do que as estantes de backlist, de giro lento.
- Os problemas aparecem enquanto a causa ainda pode ser encontrada: um erro de recebimento da semana passada, um título guardado na seção errada, uma sequência de perdas em uma estante.
- A lista de estoque continua confiável o ano todo, o que também torna confiável a lista para devoluções às editoras e o relatório de reposição.
Muitas livrarias ainda fazem um inventário completo anual dos livros. As contagens rotativas por seção não substituem isso; elas tornam o processo rápido e rotineiro, que é como um inventário de fim de ano deveria ser.
Configuração: seções, prateleiras e cronograma
Uma contagem por seção só é confiável se a definição da seção for correta. Antes da primeira contagem:
- Faça com que as seções do sistema correspondam às seções da loja. Se a lista de estoque diz “Ficção” e a loja tem Ficção, Suspense, Ficção científica e Indicações da equipe, a contagem vai gerar divergências fantasmas em todas elas. Divida ou una até que um livreiro consiga desenhar os limites das seções em uma planta da loja.
- Decida onde ficam os títulos que estão em mais de um local. Um best-seller pode estar na mesa de lançamentos, exposto de frente na sua seção e na vitrine. Ou você conta todos os locais juntos como uma só seção, ou registra uma localização na prateleira para cada exemplar. Misturar as duas abordagens gera faltas falsas.
- Defina uma frequência para cada seção. Um padrão comum: seções de alto giro e alto risco de furto mensalmente, seções intermediárias trimestralmente e o backlist de venda lenta duas vezes por ano. Por escrito, isso vira um calendário que cobre a loja inteira, sem nenhuma seção ficando mais de seis meses sem contagem.
- Escolha o horário. De manhã cedo, antes da abertura, ou numa noite tranquila de dia útil. Uma contagem durante um sábado movimentado será interrompida, e contagens interrompidas são as que acabam abandonadas pela metade.
Como fazer uma contagem por seção
Com um celular ou um leitor portátil, a mecânica é simples. A disciplina está em não pular etapas.
- Congele a seção. Não receba nada nela nem repõe nada do depósito até o fechamento da contagem. As vendas podem continuar; um bom sistema registra a venda como movimentação, e a contagem compara com o estoque no momento do fechamento.
- Abra a contagem da seção. O sistema deve mostrar a quantidade esperada em estoque de cada título dessa seção antes de você começar, para que a diferença fique visível durante a contagem.
- Escaneie cada exemplar, da esquerda para a direita e de cima para baixo. Um escaneamento por exemplar físico, incluindo os livros expostos de frente e as lombadas atrás deles. Não digite quantidades de memória; o objetivo da contagem é não confiar na memória.
- Trate os exemplares avulsos. Um livro que é escaneado, mas pertence a outra seção: coloque-o no lugar certo depois da contagem e anote a transferência. Um livro sem código de barras ou com um código que não é reconhecido (estoque antigo, livros usados, algumas editoras pequenas): separe-o em uma pilha e registre-o manualmente no final.
- Revise antes de fechar. Observe os títulos em que a quantidade contada difere da esperada. Reconte qualquer diferença grande antes de aceitá-la; a maioria das grandes variações é uma prateleira esquecida, não um livro desaparecido.
- Feche a contagem. O sistema gera um ajuste para cada diferença e mantém um relatório de variações. A seção agora está confirmada até hoje.
Como ler o relatório de variações
Uma contagem que não encontra nada só serve como tranquilidade. O valor está nos padrões ao longo das contagens.
| Padrão | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Faltas espalhadas em pequenas quantidades por muitos títulos | Vendas registradas com o ISBN errado no caixa, ou uma contagem que deixou de fora uma prateleira | Conte de novo uma vez; depois veja como o PDV trata títulos em vários formatos |
| Sobras em lançamentos | Uma entrega foi colocada na prateleira antes de ser recebida, ou recebida duas vezes | Endureça a regra de que nada vai para a prateleira antes de ser escaneado na entrada |
| Faltas concentradas em títulos pequenos e caros perto da porta | Quebra de estoque | Mude a categoria de lugar, troque o móvel, conte mensalmente |
| Faltam todos os títulos de uma editora | Uma devolução saiu sem ser registrada | Encontre o documento de devolução e lance-o |
| Sobras pequenas e constantes no backlist | Devoluções de clientes ou reposições nunca foram lançadas | Faça de «de volta à prateleira» um escaneamento, não um dar de ombros |
Guarde o histórico de divergências. Uma seção que fica sem divergência em três contagens seguidas pode passar para uma frequência menor; uma seção que nunca fica sem divergência precisa de seu processo corrigido, não de mais contagens.
E a quebra de estoque?
No varejo, a quebra de estoque costuma ser estimada em torno de um a dois por cento das vendas, e as livrarias não são exceção. As contagens por seção são a forma como uma livraria pequena a mede. A perda do custo dos livros é a mais óbvia; a oculta é que cada exemplar fantasma na lista de estoque vira uma reposição que não acontece e um candidato a devolução que nunca é retirado. Corrigir a lista de estoque vale mais do que o próprio número da quebra.
Scanner, celular ou prancheta?
Uma contagem em prancheta funciona e foi como a maior parte do setor fez por décadas, mas cada número é digitado depois, e quem digita não sabe de que prateleira veio um «3» rabiscado. Um scanner portátil dedicado é mais rápido por leitura e mais durável. Um celular com scanner pela câmera serve para algumas centenas de títulos, não custa nada a mais e permite que mais de uma pessoa conte ao mesmo tempo. Leitores de código de barras Bluetooth que se conectam como teclado oferecem a velocidade de um portátil, deixando o celular fazendo o trabalho de pensar. Qualquer que seja o escolhido, o scanner é só a entrada: o valor está em um sistema que conhece a contagem esperada e lança o ajuste assim que a contagem é fechada.
Como o Bookstore Counter ajuda. Bookstore Counter é construído em torno da contagem por seção. Em um celular Android, você escolhe uma seção (ou a loja inteira), escaneia cada exemplar com a câmera ou com um leitor Bluetooth pareado e acompanha o esperado versus o contado conforme avança. Ao encerrar a contagem, os ajustes são registrados como movimentações e um relatório de divergências é mantido para registro. Seções, prateleiras e a lista de estoque são compartilhadas por todos os celulares da loja e pelo aplicativo web de back-office, onde o relatório de divergências da contagem fica ao lado do giro por seção e do estoque parado. Saiba mais sobre o Bookstore Counter →
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