書店の在庫を売場エリア別に棚卸しする方法

書店は、棚に何があるかを知るために丸一日閉店する必要はありません。棚卸しは エリアを一つずつ、ローリング式のスケジュールで行えば、年に一度の全店一斉棚卸しと同じ差異を、数か月早く見つけられ、書店員を売場から一、二時間以上離すことがありません。このガイドでは、エリア別棚卸しの設定方法、バーコードスキャナーを使った実施方法、そして差異への対処法を解説します。

一度にすべて数えるのではなくエリア別に数える理由

従来の実地棚卸しは通常年に一度、多くは会計年度末に、店を閉めて全員で数えて行われます。会計士には正確な数字を提供しますが、書店員の役に立つことはほとんどありません。差異に気づく頃には十一か月前のものになっており、どの箱で入荷したのか誰も覚えていないからです。

エリア別棚卸し（他の小売業では循環棚卸しとも呼ばれます）は、店舗の決まった一部を在庫リストと照合し、調整を即座に記録します。その利点は実用的です：

• 数百点の商品があるエリアは、スキャナーを持った一人の担当者が一時間で数え終えられます。
• 最も重要なエリア（新刊、ベストセラー、ギフト、児童書、入口付近の商品など）は、動きの遅いバックリストの棚よりも頻繁に数えることができます。
• 問題は、原因がまだ特定できるうちに表面化します。先週の入荷時のミス、誤った売場に並んだ本、一つの棚で続いた商品の減少などです。
• 在庫リストが一年中信頼できる状態に保たれるので、 出版社への返品 用のリストや発注レポートも信頼できるものになります。

多くの書店は、書籍については今も年末に全体の棚卸しを行っています。ローリング式のエリア別棚卸しはそれに取って代わるものではありません。作業を迅速で単調なものにし、年末の棚卸しが本来そうあるべき姿にするためのものです。

設定：エリア、棚、スケジュール

セクション別の棚卸しは、セクションの定義が正確であってこそ意味があります。最初の棚卸しの前に：

1. システム上のセクションを、店頭のセクションに合わせてください。 在庫リストに「文芸」とあるのに店頭には文芸、ミステリー、SF、スタッフおすすめがある場合、どのセクションでも架空の差異が発生します。書店員がフロアプランにセクションの境界線を描けるようになるまで、分割または統合してください。
2. 複数の場所にある商品の扱いを決めてください。 ベストセラーは、平台、所属セクションの面陳列、ウィンドウに同時に置かれることがあります。すべての場所を一つのセクションとしてまとめて数えるか、冊ごとに棚の位置を記録するかのどちらかにしてください。両方を混ぜると、実際には不足していないのに不足と判定される誤りが起きます。
3. セクションごとに棚卸しの頻度を設定してください。 よくあるパターンは、回転が速いセクションや盗難の多いセクションは毎月、中程度のセクションは四半期ごと、動きの遅い既刊本は年2回です。書面にまとめると、どのセクションも6か月を超えて空かないように、店舗全体をカバーする予定表になります。
4. 時間帯を選んでください。 開店前の早朝、または平日の静かな夜です。混雑した土曜日に行うと中断され、中断された棚卸しは途中で放棄されがちです。

セクション別棚卸しの実施

スマートフォンやハンディスキャナーがあれば、手順は単純です。大切なのは手順を飛ばさないことです。

1. セクションを凍結してください。 棚卸しが終了するまで、そのセクションへの入荷や、バックヤードからの補充は行わないでください。販売は続けられます。優れたシステムは販売を在庫の動きとして記録し、棚卸しは締め切った時点の在庫と比較します。
2. セクションの棚卸しを開始してください。 開始前に、システムがそのセクション内の全タイトルについて予想在庫数を表示するべきです。そうすれば、数えながら差異がわかります。
3. すべての冊数を、左から右、上から下の順にスキャンしてください。 物理的な1冊ごとに1回スキャンします。面陳列の本や、その背後の背表紙の本も含みます。数量を記憶から入力しないでください。棚卸しの目的は、記憶を信用しないことにあります。
4. 迷い本を処理してください。 スキャンはできるが別のセクションに属する本は、棚卸し後に正しい場所に戻し、移動を記録してください。バーコードがない本、またはバーコードが照合できない本（古い在庫、古書、一部の小出版社の本など）は、別に積んでおき、最後に手入力してください。
5. 締める前に確認してください。 数えた数と予想数が一致しないタイトルを確認してください。大きな差異は、認めてしまう前に再度数えてください。多くの大きな差異は、本の紛失ではなく、見落とされた棚が原因です。
6. 棚卸しを締めてください。 システムは差異ごとに調整を作成し、差異レポートを保存します。このセクションは本日時点で確認済みとなります。

差異レポートの読み方

何も見つからない棚卸しは、安心材料としてしか役立ちません。価値があるのは、複数回の棚卸しにわたるパターンです。

差異の履歴を保管してください。3回連続で差異がなかったセクションは、より低い頻度に移行できます。一度も差異がないセクションは、もっと数えるのではなく、プロセスを修正する必要があります。

棚卸し減耗についてはどうでしょうか？

小売業全体の棚卸し減耗は、一般的に売上の約1〜2％とされており、書店も例外ではありません。セクションごとの棚卸しは、小規模な書店がそれを測定する方法です。書籍の原価による損失は明白ですが、見えにくい損失もあります。在庫リスト上の架空の在庫は、発注されるべき補充が行われず、返品候補が引き上げられないことを意味します。在庫リストを修正することは、減耗の数字そのものよりも大きな価値があります。

スキャナー、スマートフォン、それともクリップボード？

クリップボードでの棚卸しも機能しますし、数十年にわたり業界の多くがそうしてきました。しかし、そこに書かれた数字はあとで入力され、入力する人は走り書きされた「3」がどの棚から来たのかわかりません。専用のハンディスキャナーは、スキャンごとに速く、耐久性にも優れています。カメラを使ったスキャン機能のあるスマートフォンは、数百タイトル程度であれば十分で、追加費用もかからず、複数の人が同時に数えることができます。キーボードとして接続するBluetoothバーコードスキャナーは、ハンディスキャナー並みの速さを得つつ、判断はスマートフォンが担います。どの方法を選ぶにしても、スキャナーは入力手段にすぎません。価値は、想定される数量を把握し、棚卸しが締め切られた瞬間に調整を記録するシステムにあります。

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