Comment faire l'inventaire d'une librairie par rayon

Une librairie n'a pas besoin de fermer une journée pour savoir ce qu'il y a sur ses étagères. Compter un rayon à la fois, selon un planning glissant, révèle les mêmes écarts qu'un inventaire annuel complet, les révèle des mois plus tôt, et ne retire jamais un libraire du magasin plus d'une heure ou deux. Ce guide explique comment mettre en place les comptages par rayon, comment en réaliser un avec un lecteur de codes-barres et quoi faire des écarts.

Pourquoi compter par rayon plutôt que tout d'un coup

L'inventaire physique traditionnel a lieu une fois par an, généralement à la clôture de l'exercice, magasin fermé et tout le monde à compter. Il produit un chiffre exact pour le comptable et très peu d'informations utiles au libraire, car lorsqu'un écart est repéré, il a onze mois et personne ne se souvient du carton dans lequel il est arrivé.

Un comptage par rayon, souvent appelé inventaire tournant dans d'autres commerces de détail, compte une partie définie du magasin par rapport à la liste de stock et enregistre immédiatement les ajustements. Ses avantages sont pratiques :

• Un rayon de quelques centaines de titres se compte en une heure par une personne avec un lecteur.
• Les rayons les plus importants (nouveautés, meilleures ventes, cadeaux, jeunesse, tout ce qui se trouve près de la porte) peuvent être comptés plus souvent que les rayonnages de fonds, à rotation lente.
• Les problèmes apparaissent alors que leur cause est encore retrouvable : une erreur de réception de la semaine dernière, un titre rangé dans le mauvais rayon, une série de pertes dans une travée.
• La liste de stock reste fiable toute l'année, ce qui rend fiable la liste des retours aux éditeurs et le rapport de réassort.

Beaucoup de librairies effectuent tout de même un inventaire complet de fin d'année pour les livres. Les comptages tournants par rayon ne le remplacent pas ; ils le rendent rapide et sans histoire, ce qu'un inventaire de fin d'année devrait être.

Mise en place : rayons, étagères et planning

Un comptage par rayon ne vaut que par la définition du rayon. Avant le premier comptage :

1. Faites correspondre les rayons du système à ceux du magasin. Si la liste de stock indique « Romans » et que le magasin a Romans, Policiers, Science-fiction et Coups de cœur, le comptage fera apparaître des écarts fantômes dans chacun. Divisez ou fusionnez jusqu'à ce qu'un libraire puisse tracer les limites des rayons sur un plan.
2. Décidez où vivent les titres présents à plusieurs emplacements. Un best-seller peut se trouver sur la table d'entrée, en face visible dans son rayon et en vitrine. Soit vous comptez tous les emplacements ensemble comme un seul rayon, soit vous enregistrez un emplacement en rayon par exemplaire. Mélanger les deux crée de faux manques.
3. Définissez une fréquence par rayon. Un schéma courant : rayons à forte rotation et à risque de vol élevé chaque mois, rayons intermédiaires chaque trimestre, fonds lent deux fois par an. Noté par écrit, cela devient un calendrier qui couvre tout le magasin sans qu'aucun rayon ne dépasse six mois.
4. Choisissez le moment. Tôt le matin avant l'ouverture, ou un soir calme en semaine. Un comptage pendant un samedi chargé sera interrompu, et les comptages interrompus sont ceux qu'on abandonne à moitié.

Réaliser un comptage par rayon

Avec un téléphone ou un scanner portable, la méthode est simple. La difficulté est de ne sauter aucune étape.

1. Gelez le rayon. Ne rien réceptionner dans le rayon et ne rien remettre en rayon depuis la réserve jusqu'à la clôture du comptage. Les ventes peuvent continuer ; un bon système enregistre la vente comme un mouvement et le comptage compare le stock à l'instant de la clôture.
2. Ouvrez le comptage du rayon. Le système doit afficher la quantité attendue en stock pour chaque titre du rayon avant de commencer, afin que l'écart soit visible au fil du comptage.
3. Scannez chaque exemplaire, de gauche à droite, de haut en bas. Un scan par exemplaire physique, y compris les livres présentés face visible et les dos derrière eux. Ne saisissez pas de quantités de mémoire ; un comptage sert précisément à ne pas se fier à la mémoire.
4. Traitez les exemplaires égarés. Un livre qui se scanne mais appartient à un autre rayon : remettez-le à sa place après le comptage et notez le déplacement. Un livre sans code-barres ou dont le code ne correspond à rien (anciens stocks, livres d'occasion, certaines petites maisons d'édition) : mettez-le de côté dans une pile et saisissez-le manuellement à la fin.
5. Vérifiez avant de clôturer. Examinez les titres dont la quantité comptée diffère de la quantité attendue. Recomptez tout écart important avant de l'accepter ; la plupart des gros écarts viennent d'une étagère oubliée, pas d'un livre manquant.
6. Clôturez le comptage. Le système crée un ajustement pour chaque différence et conserve un rapport d'écarts. Le rayon est désormais considéré comme fiable à la date d'aujourd'hui.

Lire le rapport d'écarts

Un comptage qui ne trouve rien ne rassure que pour un temps. La valeur réside dans les tendances d'un comptage à l'autre.

Conservez l'historique des écarts. Un rayon propre trois comptages de suite peut passer à une fréquence plus espacée ; un rayon jamais propre a besoin d'un processus corrigé, pas de plus de comptages.

Et la démarque inconnue ?

Dans le commerce de détail, la démarque inconnue est généralement estimée à environ un à deux pour cent du chiffre d'affaires, et les librairies ne font pas exception. Les comptages par rayon sont la façon dont une petite librairie la mesure. La perte due au coût des livres est la plus évidente ; la perte cachée tient au fait que chaque exemplaire fantôme dans le stock est une commande qui ne se fait pas et un candidat au retour qui n'est jamais sorti. Corriger le stock vaut plus que le chiffre de la démarque lui-même.

Scanner, téléphone ou bloc-notes ?

Un comptage au bloc-notes fonctionne et c'est ce qu'a fait la plupart du secteur pendant des décennies, mais chaque chiffre est saisi ensuite, et la personne qui le saisit ne sait pas de quelle étagère vient un « 3 » griffonné. Un scanner portable dédié est plus rapide à chaque scan et plus robuste. Un téléphone avec un scanner par caméra suffit pour quelques centaines de titres, ne coûte rien de plus et permet à plusieurs personnes de compter en même temps. Les scanners code-barres Bluetooth qui se connectent comme un clavier offrent la rapidité d'un scanner portable, le téléphone se chargeant de la réflexion. Quel que soit votre choix, le scanner n'est que l'entrée : la valeur réside dans un système qui connaît le nombre attendu et enregistre l'ajustement dès la clôture du comptage.

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