Come fare l'inventario di una libreria per reparto

Una libreria non ha bisogno di chiudere per un giorno per sapere cosa c'è sugli scaffali. Contare un reparto alla volta, con un calendario a rotazione, individua le stesse discrepanze di un inventario annuale generale, le individua mesi prima e non sottrae mai un libraio alla vendita per più di un'ora o due. Questa guida spiega come impostare i conteggi per reparto, come eseguirne uno con un lettore di codici a barre e cosa fare con le differenze.

Perché contare per reparto invece che tutto insieme

L'inventario fisico tradizionale si svolge una volta l'anno, di solito alla chiusura dell'esercizio, con il negozio chiuso e tutti a contare. Produce un numero preciso per il commercialista e molto poco che aiuti il libraio, perché quando una discrepanza viene notata ha ormai undici mesi e nessuno ricorda più il cartone in cui era arrivata.

Un conteggio per reparto, spesso chiamato conteggio ciclico in altri settori del retail, verifica una porzione definita del negozio rispetto all'elenco delle giacenze e registra subito le rettifiche. I suoi vantaggi sono pratici:

• Un reparto di qualche centinaio di titoli viene contato in un'ora da una persona con lo scanner.
• I reparti più importanti (novità, bestseller, regali, ragazzi, tutto ciò che si trova vicino alla porta) possono essere contati più spesso dei settori di catalogo a lenta rotazione.
• I problemi emergono mentre la causa è ancora rintracciabile: un errore di ricevimento della settimana scorsa, un titolo collocato nel reparto sbagliato, una serie di ammanchi in uno scaffale.
• L'elenco delle giacenze resta affidabile tutto l'anno, il che rende affidabile anche l'elenco per le rese agli editori e il report di riordino.

Molte librerie fanno comunque un inventario annuale completo dei libri. I conteggi a rotazione per reparto non lo sostituiscono; lo rendono rapido e di routine, che è ciò che dovrebbe essere un inventario di fine anno.

Impostazione: reparti, scaffali e calendario

Un conteggio per reparto è affidabile solo quanto la definizione del reparto. Prima del primo conteggio:

1. Fate in modo che i reparti nel sistema corrispondano a quelli nel negozio. Se l'elenco giacenze riporta «Narrativa» e nel negozio ci sono Narrativa, Gialli, Fantascienza e Consigli della libreria, il conteggio produrrà discrepanze fantasma in ognuno. Dividete o unite finché un libraio non riuscirebbe a tracciare i confini dei reparti su una planimetria.
2. Decidete dove stanno i titoli presenti in più posizioni. Un bestseller potrebbe essere sul tavolo d'ingresso, esposto frontalmente nel suo reparto e in vetrina. Si può contare tutte le posizioni insieme come un solo reparto, oppure registrare una posizione di scaffale per ogni copia. Mescolare i due metodi produce falsi ammanchi.
3. Stabilite una frequenza per ogni reparto. Uno schema comune: reparti ad alta rotazione e ad alto rischio furti mensilmente, reparti intermedi trimestralmente, backlist a lenta vendita due volte l'anno. Messo per iscritto, diventa un calendario che copre l'intero negozio senza che nessun reparto superi i sei mesi.
4. Scegliete l'orario. Di prima mattina prima dell'apertura, o in una tranquilla serata infrasettimanale. Un conteggio durante un sabato affollato verrà interrotto, e i conteggi interrotti sono quelli che restano a metà.

Eseguire un conteggio per reparto

Con un telefono o un lettore portatile la procedura è semplice. La difficoltà sta nel non saltare nessun passaggio.

1. Bloccate il reparto. Non ricevete merce nel reparto e non riponete nulla dal magazzino fino alla chiusura del conteggio. Le vendite possono proseguire; un buon sistema registra la vendita come movimento e il conteggio confronta le giacenze al momento della chiusura.
2. Aprite il conteggio per il reparto. Prima di iniziare, il sistema dovrebbe mostrare la giacenza prevista per ogni titolo del reparto, così che la differenza sia visibile man mano che si conta.
3. Scansionate ogni copia, da sinistra a destra e dall'alto in basso. Una scansione per ogni copia fisica, comprese quelle esposte frontalmente e i dorsi dietro di esse. Non inserite quantità a memoria: lo scopo del conteggio è non fidarsi della memoria.
4. Gestite i libri fuori posto. Un libro che viene scansionato ma appartiene a un altro reparto: rimettetelo al suo posto dopo il conteggio e annotate lo spostamento. Un libro senza codice a barre o con un codice non riconosciuto (vecchie giacenze, libri usati, alcune piccole case editrici): mettetelo da parte in una pila e inseritelo a mano alla fine.
5. Verificate prima di chiudere. Esaminate i titoli per cui il conteggio differisce dal previsto. Ricontate ogni scostamento importante prima di accettarlo; la maggior parte delle grandi differenze dipende da uno scaffale non controllato, non da un libro mancante.
6. Chiudete il conteggio. Il sistema genera una rettifica per ogni differenza e conserva un report delle variazioni. Il reparto è ora considerato verificato alla data odierna.

Come leggere il report delle variazioni

Un inventario che non trova nulla è utile solo come rassicurazione. Il valore sta nei pattern emersi tra un inventario e l'altro.

Conservate lo storico delle differenze. Una sezione pulita per tre inventari di fila può passare a una cadenza più lenta; una sezione che non è mai pulita ha bisogno che il processo venga corretto, non di più conteggi.

E il calo?

Nella vendita al dettaglio il calo da inventario è generalmente stimato intorno all'uno-due per cento delle vendite, e le librerie non fanno eccezione. I conteggi per sezione sono il modo in cui una piccola libreria lo misura. La perdita del costo dei libri è quella più ovvia; quella nascosta è che ogni copia fantasma nell'elenco delle giacenze diventa un riordino che non avviene e un candidato al reso che non viene mai ritirato. Correggere l'elenco delle giacenze vale più del numero stesso del calo.

Scanner, telefono o blocco di carta?

Un conteggio su blocco di carta funziona ed è il metodo con cui gran parte del settore ha lavorato per decenni, ma ogni numero viene digitato in seguito, e chi lo digita non sa da quale scaffale provenga un «3» scarabocchiato. Uno scanner portatile dedicato è più veloce per ogni scansione e più resistente. Un telefono con scanner a fotocamera basta per qualche centinaio di titoli, non costa nulla in più e consente a più persone di contare contemporaneamente. Gli scanner di codici a barre Bluetooth che si accoppiano come tastiera offrono la velocità di uno scanner portatile, lasciando al telefono il lavoro di elaborazione. Qualunque strumento usiate, lo scanner è solo l'input: il valore sta in un sistema che conosce la quantità attesa e scrive la rettifica nel momento in cui l'inventario si chiude.

Altre guide: tutte le guide di Adelyons