Voorraadbeheer automaten: spreadsheet of software?

Een spreadsheet is voor veel exploitanten het juiste voorraadsysteem en voor veel anderen het verkeerde. De scheidslijn is niet hoeveel automaten je hebt, maar of de cijfers die je nodig hebt door een persoon worden ingetikt of door de automaten worden geproduceerd, en of meer dan één persoon ze op dezelfde dag nodig heeft. Hier lees je aan welke kant je staat en wat je in het spreadsheet zet als je het houdt.

Wat een voorraadspreadsheet voor automaten moet bijhouden

Welk hulpmiddel je ook gebruikt, de taak blijft dezelfde. Voor elke automaat moet je weten wat er nu in zit, wat hij verkoopt, tot hoeveel hij moet worden bijgevuld en wanneer hij voor het laatst is aangeraakt. Voor het magazijn moet je weten wat er in het rek ligt en wanneer het vervalt. Voor het geld moet je weten wat er in de kas van elke automaat zou moeten zitten, tegenover wat er is opgehaald. Een werkend spreadsheet voor een kleine route eindigt meestal met deze tabbladen:

De aanvullijst en de voorraadschatting zijn formules, geen gegevens: de geschatte voorraad is de laatste telling min de verkoopsnelheid maal de dagen sinds die telling, waarbij de verkoopsnelheid de toegevoegde aantallen bij de laatste bezoeken is gedeeld door de dagen ertussen. Die formule is de hele reden om het werkblad te bewaren. Als je alleen bezoeken noteert en er nooit mee rekent, heb je een dagboek, geen voorraadsysteem.

Waar een spreadsheet echt genoeg is

• Eén persoon doet alles. Jij vult bij, telt, pickt en stemt af. Er is geen overdracht, dus ook geen versieprobleem.
• Tot ongeveer tien tot vijftien machines op een vaste route. Op die schaal kun je de route uit je hoofd kennen en is het werkblad een geheugensteun en een kasadministratie.
• Geen telemetrie en geen DEX. Als elk getal uit je eigen telling komt, is er voor software niets te automatiseren behalve de rekenwerk, en een spreadsheet kan rekenen.
• Je vindt het prettig. Een exploitant die elke avond echt zijn spreadsheet bijwerkt, is beter dan een die software heeft gekocht en het in maart niet meer opent.

Als dat jij bent, is het enige advies: houd de tabbladen hierboven aan, voer de telling dezelfde dag in, overschrijf nooit een telling (voeg een rij toe) en maak een back-up op een andere plek dan de laptop in de bestelwagen.

Waar het misgaat

Spreadsheets laten verkoopautomaatexploitanten op een voorspelbare manier in de steek.

1. Een tweede persoon. Zodra een chauffeur telt en jij afstemt, wordt het bestand heen en weer gemaild, in twee exemplaren bewerkt of staat het op een gedeeld station met jullie beiden tegelijk in het tabblad Bezoeken. Gedeelde spreadsheets lossen het vergrendelingsprobleem op, niet het eigenlijke probleem: niemand weet welke cel is veranderd, en een chauffeur met een telefoon in een kelder heeft het bestand helemaal niet.
2. Door machines gegenereerde gegevens. Een DEX-bestand of een portaal van een kaartlezer geeft je elke dag per selectie de verkopen van elke machine. Dat met de hand in een spreadsheet invoeren kost elke week uren en gebeurt nooit; importeren vraagt om een parser; en zodra de cijfers van de machine komen, is de enige taak van het werkblad het rekenwerk dat een programma gratis doet.
3. Geschiedenis. Na een jaar telt een tabblad Bezoeken enkele duizenden rijen en worden de verkoopsnelheidsformules traag of worden stilletjes beperkt tot de laatste paar bezoeken. Vragen als "welke selecties verkochten drie weken lang niets op alle machines" of "wat verliep voordat het verkocht was" worden een zoekproject in plaats van een blik.
4. Vertrouwen. Een getal in een cel vertelt niet waar het vandaan komt. Is die voorraad op dinsdag geteld, geschat op basis van een telling in augustus, of door iemand uit het hoofd ingetypt? Software die elk cijfer van een bron voorziet, laat een chauffeur beslissen of er opnieuw geteld moet worden; een spreadsheet kan dat niet.
5. Bewerken offline. Kelders, ondergrondse verdiepingen van ziekenhuizen en fabriekshallen hebben geen bereik. Een spreadsheet op een telefoon opent niet, of maakt een lokale kopie die bij het weer verbinden het werk van iemand anders overschrijft.

Waar je op moet letten als je overstapt

Vending-software varieert van een opgepoetste checklist tot bedrijfssystemen voor honderden voertuigen. Voor een zelfstandige ondernemer die van een spreadsheet overstapt, zijn de nuttige vragen smaller dan een featurelijst:

• Kan het je gegevens inlezen? Je automaten, producten en planogrammen staan in dat bestand. Als de eerste week wordt besteed aan opnieuw intypen, gebeurt het nooit. Hetzelfde geldt voor voorraadexports van een kaartlezerportaal dat je al gebruikt.
• Ondersteunt het DEX-bestanden en telemetrie? Ook als je er nu geen hebt, moet de eerste kaartlezer die je installeert zijn gegevens direct aanleveren.
• Werkt de telefoon van de chauffeur zonder bereik? Tellingen die bij de automaat worden ingevoerd en later worden verzonden, niet een webpagina die niet laadt.
• Vermeldt elk getal waar het vandaan komt? Geteld, uit een DEX-uitlezing, uit telemetrie, geïmporteerd of geschat, en een eerlijk leeg veld als het het niet weet.
• Regelt het ook het magazijn? Een picklijst per kist en een magazijnvoorraad die daalt zodra de voorraad wordt ingeladen, anders beland je voor dat deel van het werk weer in een spreadsheet.
• Kun je je gegevens eruit halen? Een CSV-export van alles, altijd en zonder dat je erom hoeft te vragen. Als het antwoord nee is, stap je niet uit een spreadsheet, maar stap je in een afhankelijkheid.
• Past het bij de omvang die je hebt en die je wilt bereiken? Een gratis versie voor een handvol automaten laat je het testen met echte gegevens voordat er iets op het spel staat.

Een verstandige overgang

Zet niet op maandag alles om. Exporteer de tabbladen met automaten en producten naar CSV en importeer ze; laat de spreadsheet twee weken naast het nieuwe systeem meelopen bij de bezoeken; vergelijk de picklijsten die het genereert met die welke je zelf zou hebben gemaakt; en pensioneer de spreadsheet pas als de schatting van de software minstens zo goed is als die van jou. De spreadsheet blijft voor altijd je back-up-exportformaat, en dat hoort zo.

Meer gidsen: alle gidsen van Adelyons